Деловой протокол
При проведении переговоров с зарубежными партнерами возникают вопросы не только коммерческого, но и организационно-протокольного характера. Решить такие вопросы помогает знание основ делового протокола и грамотное планирование переговоров.
Планирование переговоров является важнейшим элементом их подготовки.
План должен с максимальной полнотой охватывать интересующие вопросы. Разработка плана переговоров проводится индивидуально в зависимости от того, кто проводит переговоры и какие темы предполагается обсудить. Как правило, план переговоров содержит следующие данные: дату, время и место переговоров; состав участников; основные вопросы для обсуждения с собеседниками; лиц, ответственных за протокольные вопросы, характер приема после переговоров.Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. Поэтому до переговоров надо выяснить организационную структуру фирмы, положение и компетенцию прибывающих на переговоры представителей иностранной фирмы. В зависимости от уровня (положения) участников переговоров определяется и круг обсуждаемых вопросов.
Другая сторона заблаговременно извещается о вопросах, которые планируется обсудить на переговорах.
Любые переговоры должны быть ограничены по продолжительности,
о чем своевременно уведомляется вторая сторона. Нелимитированные переговоры могут свидетельствовать о неподготовленности и профессиональной слабости коммерсанта, о неуважении инициатора переговоров к своему партнеру.
Назначая время переговоров, следует иметь в виду весьма распространенное правило: если завершение переговоров планируется в середине дня, то иностранный партнер может предполагать, что его пригласят на завтрак (ленч), если позже 18 ч — то на обед.
Деловые переговоры проводят, как правило, руководители фирм или подразделений.
В отдельных случаях это могут делать оперативные работники организации. Должностной уровень работников, ведущих пере-В ходе переговоров участники делают собственные пометки, фиксирующие поступающие предложения, их изменения и обсуждаемые вопросы. Кроме того, обычно принимающая сторона назначает одного из своих коллег для ведения подробной записи переговоров. Использование технических средств записи на переговорах принято не всюду, и партнер может воспринять это как недоверие к нему.
Завершение переговоров, даже если они не оправдали всех ваших надежд. желательно проводить в положительных тонах.
Рабочие записи по ходу переговоров должны строго соответствовать содержанию беседы. В то же время официальная запись беседы помимо фактов, относящихся к обсуждаемым вопросам, может содержать некоторые психологические детали проведенных переговоров: жесты, реплики, обмен мнениями между собой и т. п., а также вашу опенку этого.
Запись беседы является очень важным документом и должна быть сделана тщательно. На основании этих документов не только принимаются решения по оперативным вопросам, но и могут разрабатываться и утверждаться перспективные планы, связанные со значительными затратами.
Такие же требования должны предъявляться к записям переговоров по телефону.
В записях бесед должны отражаться все факты и информация, относящиеся к характеристике рыночной конъюнктуры и торгово-политических условий соответствующей страны.
Наряду с записью беседы после завершения переговоров участники обычно пополняют досье на фирму-партнера, составив справку о сведениях, полученных в ходе беседы. Целесообразно отметить степень заинтересованности фирмы в стабильных экономических связях, цели такого сотрудничества и ожидаемые фирмой перспективы, личное отношение представителей фирмы к сотрудничеству с вашей организацией. Следует отметь манеру ведения переговоров: твердость при обсуждении условий контракта, уровень предоставляемых скидок, склонность к компромиссам, позицию при рассмотрении и урегулировании претензий и спорных вопросов. Изучения и фиксации заслуживают и личные характеристики представителей фирмы, их психологические и профессиональные особенности.
Хорошо налаженная протокольная работа является одним из факторов, способствующих повышению эффективности деятельности фирмы на виешпих рынках.
Еще по теме Деловой протокол:
- Раздел II ПЕРЕГОВОРЫ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ, ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА И ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ
- 17.2. Деловой протокол
- Глава 9 ОСНОВЫ ДЕЛОВОГО ПРОТОКОЛА
- Завершение делового совещания и составление его протокола
- Протокол
- ПРОТОКОЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ПРАВОНАРУШЕНИИ
- Составление протокола
- 4-3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОТОКОЛОВ
- Киотский протокол
- Межсетевой протокол (IP)
- Протоколы безопасной передачи данных