17.3. Организация деловых переговоров

Переговоры — основной элемент делового общения. В отличие от деловых бесед они имеют более конкретную цель и направлены на то, чтобы совместно с партнером обсудить проблемы, принять взаимовыгодное решение, заключить сделку, оформить контракт.

Основные цели переговоров: •

заключение международных контрактов; •

заключение договоров с посредниками, другими организациями, способствующих осуществлению внешнеэкономических операций; •

согласование и подписание протоколов о сотрудничестве; •

рассмотрение и урегулирование претензий.

Переговоры выполняют ряд функций. Среди них: •

информационная — характерна для переговоров, носящих предварительный характер. Стороны еще не готовы к совместным решениям, важен обмен взглядами, информацией, точками зрения. Цель реализации этой функции — новые связи; •

достижение договоренностей — реализуется в ситуации, когда позиции сторон известны и необходимо на основе преодоления разногласий, поиска компромиссов достичь решения и заключить договор. Главная задача этой функции — преодолеть разногласия сторон, сблизить позиции; •

регулирование, контроль, координация действий. Нередко в ходе выполнения договоренностей возникают отклонения, выявляется разное понимание ранее достигнутых договоренностей. В таких ситуациях необходимы новые переговоры для того, чтобы отрегулировать возникшие разногласия, скорректировать совместные действия для повышения эффективности деятельности.

Планирование и подготовка переговоров состоит в том, чтобы: •

уточнить место и время проведения переговоров; •

подготовить базы договорных цен; •

подготовить проекты протоколов, соглашений и контрактов; •

изучить всю предшествующую переписку с партнером; •

согласовать возможные пути разрешения противоречий; •

изучить досье на фирму и ее представителей, участвующих в переговорах; •

подготовить программу пребывания делегации фирмы; •

уточнить состав участников переговоров.

Если делегацию партнера возглавляет руководитель фирмы, в переговорах с другой стороны должен также участвовать руководитель. Если он участвует в переговорах с самого начала, покидать их до окончания не принято, так как это может быть расценено партнером как знак неуважения.

Состав участников переговоров должен быть оптимальным. Желательно, чтобы участники переговоров владели иностранным языком, но при сложных переговорах, особенно когда обсуждаются технические и технологические детали, лучше приглашать переводчиков.

Необходимо подготовиться к записям сути договоренностей, достигнутых в процессе переговоров, но ведение стенограммы или магнитофонной записи переговоров не принято и может быть расценено как акт недоверия.

Программа подготовки должна предусматривать несколько вариантов предложений и решений. Очень часто в процессе подготовки переговоров возникает необходимость в предварительных консультациях и личных встречах экспертов, специалистов, руководителей, в ходе которых уточняются позиции сторон.

Этапы переговоров: 1)

уточнение точек зрения и позиций сторон; 2)

обоснование и обсуждение позиций; 3)

согласование позиций и выработка договоренностей.

На первом этапе очень важно знать все детали позиции партнера, произвести взаимосверку однородности толкования сторонами основных терминов. Это особенно важно, когда переговоры идут на разных языках и уловить языковые нюансы не всегда удается. На этой стадии переговоров уместен обмен письменными документами, содержащими четкое изложение позиций сторон.

Второй (основной) этап переговоров включает всестороннее обсуждение проблем, аргументации и контраргументации по ним. Аргументы и контраргументы должны основываться на логических выводах, конкретных данных. На этой стадии нередко возникают большие трудности, переговоры могут зайти в тупик, поэтому целесообразно идти от решения простых задач к более сложным.

Договорившись по очевидно взаимовыгодным пунктам переговоров, можно создать хорошую базу для поиска выхода из тупика. Развязка противоречий может быть облегчена и при неформальном общении, консультациях, не носящих официального характера.

Третий этап — согласование проблем и выработка договоренностей. Здесь важно согласовать общие принципы проблемы, а затем уже обсуждать детали. С психологической точки зрения, это облегчает принятие согласованных решений.

В процессе переговоров возможны разные подходы, но несмотря на наличие особенностей, их можно разделить на два противоположных по своей сути стиля: партнерский и конфронтационный.

Для партнерского стиля характерен поиск взаимовыгодных решений. Переговоры рассматриваются сторонами как средство совместного анализа проблемы с целью ее решения. Победа при таком подходе рассматривается как разрешение противоречий и удовлетворение интересов обеих сторон.

Конфронтационный стиль.

Партнер исходит из позиций: переговоры — борьба, а собственная победа в борьбе — главная цель переговоров. Иными словами, победа рассматривается как максимальное достижение собственных целей, а уже отсюда — завышенные требования, торги и т.д. Указанным стилям соответствуют различные тактические приемы ведения переговоров. Они позволяют четко определить позиции сторон: •

открытие позиции — стороны не скрывают своих задач и интересов, дают партнеру четкое представление о своих подходах к делу; •

закрытие позиции означает, что стороны скрывают свои позиции и дают ограниченную, а нередко и искаженную информацию в целях получения односторонних преимуществ; •

подчеркивание общности позиций демонстрирует желание найти согласованное решение; •

подчеркивание различий усиливает конфронтацию, подчеркивает различия в подходах и концентрирует внимание на узких местах; •

уход — уйти в обсуждение частностей и мелочей (дело идет к принятию решения, сторона не смогла проанализировать ситуацию, предлагается сделать перерыв, перейти к обсуждению других вопросов или затянуть обсуждение); • выжидание — выяснить мнение партнера, не открывая своей позиции; •

метод салями — медленное, малыми порциями открытие своей позиции; •

завышение собственных первоначальных требований (этот прием дает эффект при общении с малоквалифицированными партнерами); •

пакетирование — в один блок увязываются как выгодные, так и невыгодные для партнера предложения; •

выдвижение требований в последнюю минуту. Такая позиция предполагает, что партнер, желая сохранить уже достигнутые соглашения, примет без обсуждения вновь выдвинутые; •

блеф — подача заведомо ложной и преувеличенной информации, способной повлиять на позицию оппонента; •

отмалчивание (под видом коммерческой тайны уход от открытия позиции).

Переговоры в определенном смысле — это борьба, соревнование за выгоду, прибыль. Их результаты во многом зависят от умения, способностей и опыта вести их. Они могут быть более выгодными для одной из с-торон и менее выгодными для другой. Но всегда надо стремиться, чтобы они были полезными для всех партнеров по переговорам. В этом плане в процессе переговоров заслуживают внимания следующие правила ведения переговоров: •

целеустремленность на решении главной задачи, не позволить себе отвлекаться на ненужные детали; •

инициативность — инициатива в предложении условий договора позволяет создать предпосылки в получении определенных коммерческих выгод; •

рациональность. Необходимость вести себя сдержанно, даже если другая сторона «проявляет характер». Неконтролируемые эмоции мешают принятию решения; •

понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности принятия взаимоприемлемого решения; •

достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, отрицательно влияет на репутацию. Если партнер прибегает к ложной информации, не следует ему отвечать тем же; •

точность. «Точность — вежливость королей» — гласит известная пословица. Никогда нельзя опаздывать на переговоры. Задержка делового разговора приводит к сокращению времени на обсуждение интересующих вопросов, а потому снижает эффект переговоров; •

способность идти на компромиссы. В ходе переговоров надо рассматривать другую сторону не как противника, у которого можно выиграть, а как будущего партнера по деловому сотрудничеству. Главным противником в переговорах должны быть не их участники, а ситуации, возникающие при обсуждении. Для победы над таким противником необходим компромиссный подход с обеих сторон.

По итогам переговоров заключаются договоры, составляются протоколы о намерениях. Что касается последних, то в них следует избегать таких записей, как стороны обязуются (предпримут действия, поставят товар). Это объясняется тем, что законодательство ряда стран рассматривает такие записи как договорные обязательства партнеров, участвующих в переговорах.

При оформлении договорных документов необходимо указать, с какого времени они действуют, ибо без такого указания суд может признать документы действующими с момента подписания.

Четкое, деловое ведение переговоров, связанных с экспортноимпортными операциями и другими видами внешнеэкономической деятельности, в значительной степени способствует повышению ее эффективности.

Контрольные вопросы 1.

Каковы цели и задачи делового общения? 2.

Назовите основные формы делового общения. 3.

Охарактеризуйте содержание делового протокола. 4.

Каковы цели и функции переговоров? 5.

Стили ведения переговоров. 6.

Назовите основные правила ведения переговоров.

<< |
Источник: Соркин, С. Л.. Внешнеэкономическая деятельность предприятия: эконо- С65 мика и управление: учеб. пособие. - Минск : Соврем. шк. — 283 с.. 2006

Еще по теме 17.3. Организация деловых переговоров:

  1. Раздел II ПЕРЕГОВОРЫ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ, ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА И ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ
  2. § 4. Деловые переговоры с иностранными партнерами
  3. Глава 4. Деловые переговоры с зарубежными партнерами
  4. § 1. Цель и задачи деловых переговоров с зарубежными партнерами
  5. 40.4.4. ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА ПРОВЕДЕНИЯ СОБРАНИЙ И ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
  6. Классификация деловых организаций с точки зрения их общественных функций
  7. Изменения в организации бизнеса и деловой практике
  8. ТЕМА 4.1. ТЕХНОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО КОНСУЛЬТИРОВАНИЯ В ОБЛАСТИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОРГАНИЗАЦИИ И РЫНКА ДЕЛОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
  9. 21.8. ПЕРЕГОВОРЫ
  10. Торговые переговоры
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика сельского хозяйства - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -