17.1. Цели, задачи и формы делового общения

Все направления внешнеэкономической деятельности реализуются на основе активного делового общения партнеров, выступающих в качестве основных субъектов сделок, а также организаций, обеспечивающих транспортно-экспедиционные, страховые, валютно-финансовые и другие виды обслуживания внешнеэкономических сделок.

Успех делового общения играет далеко не последнюю роль в эффективности внешнеэкономической деятельности предприятия. От того, насколько участники ВЭД владеют наукой и искусством делового общения, знают его общепринятые правила и нормы, умеют вести беседы, переговоры, в значительной степени зависят результаты деятельности. Стратегическая цель делового общения состоит в поиске перспективных и надежных партнеров для установления с ними долговременных взаимовыгодных деловых контактов. Достижение этой цели требует решения многочисленных тактических задач. Прежде всего, необходимо заработать, а затем поддерживать репутацию своей фирмы и себя как специалиста. Чем выше репутация фирмы, тем легче принятие выгодного для фирмы решения. Репутация нарабатывается годами в результате многочисленных контактов партнеров. Поэтому в процессе делового общения очень важно не допускать ошибок, не делать ложных шагов, ибо восстановить репутацию еще сложнее, чем ее сформировать.

Другая задача общения, решаемая в процессе достижения цели, состоит в умении правильно оценить ситуацию, деловых партнеров, их финансовое положение.

Достижение задачи взаимовыгодной долговременной деятельности партнеров требует решения и такой проблемы, как преодоление противоречий исходных позиций партнеров, что неизбежно в начале делового общения. Основной механизм решения этой тактической задачи — переговоры. Еще одна задача, которую необходимо решать в ходе делового общения, — обеспечение высокого уровня профессионализма специалистов в области управления. Без этого деловое общение становится весьма затруднительным, и, как следствие, падает деловая репутация фирмы.

17.1. Цели, задачи и формы делового общения

Формы делового общения весьма разнообразны и осуществляются в различных сочетаниях, например, телефонные контакты, переписка, беседы, переговоры, конференции, выставки, ярмарки, приемы, совещания и другие формы общения, включая и различные формы неформального общения.

Общение по телефону. Современное деловое общение нельзя представить без телефонной связи. Такая форма общения сокращает расстояние и позволяет ускорить принятие решения. Основные требования телефонного общения — краткость, лаконичность, четкость и ясность. Звоня своему партнеру за рубеж, необходимо продумать предстоящий разговор, четко уяснить, что следует сказать партнеру и что нужно узнать от него. Четкость необходима не только при осмыслении предстоящего разговора, но и в изложении. Телефонные переговоры дороги, а потому должны быть ограничены по времени. Разговор следует начинать с представления себя и своей фирмы, нужно поинтересоваться, с кем ведется разговор, если собеседник сам не представился. В практике делового общения выработались определенные правила: •

если прекратилась связь, перезванивает тот, кто звонил; •

инициатива завершения разговора принадлежит старшему из разговаривающих или тому, кто позвонил; •

следует выслушать собеседника, не перебивая его, но долго нельзя молчать, необходимо подтвердить свое участие в беседе; •

после окончания телефонного разговора в случае достижения договоренности следует послать собеседнику телекс, факс, письмо, в котором подтвердить договоренность.

Деловая переписка. Переписка как форма делового общения делится на собственно-деловую и частно-официальную. Деловое письмо — это корреспонденция от имени одной фирмы другой. Она может быть направлена коллективному или одному адресату, если он выступает не как частное, а как юридическое лицо. Частным официальным письмом является деловое послание, адресуемое от имени частного лица фирме или от фирмы частному лицу. К деловой корреспонденции предъявляется ряд требований: •

она должна вызвать интерес у адресата; •

показать адресату выгодность установления (сохранения) партнерских отношений или выгодность их разрыва; •

содержание ее должно быть точным и лаконичным, она не должна содержать второстепенных деталей и частностей; •

должна быть доступной, логичной и последовательной; •

должна быть уважительной и корректной, даже если назревает конфликтная ситуация; •

должна носить нацеленный характер и посвящаться одному вопросу, содержание которого следует подчинять его решению (например, заключению сделки).

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы, где указываются ее реквизиты.

Бланк должен быть хорошо оформлен, он представляет собой своего рода визитную карточку фирмы.

Деловые беседы как форма делового общения предполагает обмен информацией и мнениями по определенным проблемам. Как правило, деловые беседы предваряют переговоры, принятие решений в процессе деловых бесед не обязательно. Результативность основных бесед в значительной степени зависит от тщательности их подготовки. Основными условиями тщательности подготовки беседы являются: •

четкое определение предмета беседы. Важно не только определить проблему, но и досконально ее изучить. При этом наряду со своими интересами необходимо уяснить и интересы партнеров. Неумение и нежелание учитывать интересы партнеров отрицательно сказывается на эффективности деловых бесед; •

разработка плана и программы деловой беседы. При этом целесообразно предусмотреть различные варианты позиций собеседника и на эти случаи разработать разновариантные планы и программы беседы; •

выбор места и даты проведения беседы. Следует иметь в виду, что посещение офиса партнера и проведение беседы на его территории — проявление уважения к нему. Нельзя забывать, что дома и «стены помогают», а потому выгодно вести беседу у себя. Время для беседы следует выбирать таким образом, чтобы ее участники могли не торопиться и не отрываться от процесса беседы. Продолжительность беседы должна способствовать ее эффективности. Нельзя решать серьезные вопросы за 20—30 минут, но затягивать беседу тоже нельзя; •

внимательность, аккуратность и вежливость должны быть стилем поведения во время деловой беседы. Хорошие манеры, психологическая уравновешенность оставляют самое лучшее впечатление; •

умение выслушать собеседника, стремление понять его. Крайне важно понять его точку зрения, выслушать его аргументы. Уважительное отношение к мнению партнера и его замечаниям укрепляет контакт с ним, а компромиссы позволяют заключать взаимовыгодные сделки; •

этическая сторона делового общения — немаловажное условие его эффективности. Одно и то же слово можно сказать с различной интонацией, и каждый раз это слово может нести иной смысл. Бытует точка зрения, что отношение людей к нам только на 30 % определяется тем, что мы говорим, и на 70 % зависит от того, как мы говорим.

В процессе беседы следует держать в поле зрения и технологическую, и психологическую, и этико-эстетическую стороны делового общения. Беседа должна быть оформлена соответствующей записью, в которой подробно излагаются ход переговоров, достигнутый результат, переменные вопросы, тактика собеседника. Запись не является стенограммой, она должна носить лаконичный, но содержательный характер.

Запись беседы следует рассматривать как необходимость, она формирует историю деловых отношений с фирмой-партнером.

Проведение конференций — одна из форм делового общения, требующая тщательной подготовки. С разрывом в несколько месяцев фирма-организатор рассылает два информационных письма. Первое — сообщение о примерной тематике, сроках проведения конференции, предполагаемом представительстве, стоимости пребывания на конференции. Во втором письме содержится подробная информация о программе конференции, включая ее деловую, культурную и неофициальную части. Для проведения конференции создается оргкомитет.

Проведение выставок позволяет расширить деловые контакты партнеров, и хотя их проведение требует значительных затрат, они создают условия для расширения круга делового общения. Проводятся они в основном как элемент (составная часть) конференции. Организация их требует подбора выставочного зала и экспонатов, их размещения.

Участники выставки должны располагать помещением для размещения основных экспонатов, приема посетителей, отдыха участников. К выставке должно быть подготовлено большое количество материалов как информационного, так и рекламного характера.

Представителями фирмы на выставках следует назначать высококвалифицированных и хорошо информированных специалистов, ибо им приходится давать пояснения, а неквалифицированный ответ отрицательно повлияет и на имидж фирмы, и на имидж выставочной продукции.

<< | >>
Источник: Соркин, С. Л.. Внешнеэкономическая деятельность предприятия: эконо- С65 мика и управление: учеб. пособие. - Минск : Соврем. шк. — 283 с.. 2006

Еще по теме 17.1. Цели, задачи и формы делового общения:

  1. Измайлова М. А.. Деловое общение: Учебное пособие, 2008
  2. Глава 17. ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
  3. ГЛАВА 16 ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ
  4. Значение делового общения
  5. КузинФ. А.. Культура делового общения: Практическое пособие. — 6-е изд., перераб. и доп, 2002
  6. 6.3. Деловое общение как элемент коммуникации
  7. 1.1. Сущность государственного финансового контроля, его цели, задачи, принципы и формы.
  8. Цели, задачи и процесс разработки стратегии в условиях рецессии и подъема Цели и задачи компании в период рецессии
  9. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ФОРМЫ ДЕЛОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ
  10. Деловая ситуация «Организационно-правовые формы предприятий»
  11. § 1. Цель и задачи деловых переговоров с зарубежными партнерами
  12. 1.2. Цели и задачи курса
  13. 1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ
  14. Раздел II ПЕРЕГОВОРЫ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ, ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА И ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика сельского хозяйства - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -