<<
>>

Управление проектами подключения

Формализованная среда управления проектами

Переход к унифицированному выполнению проектов возможен только на основе создания корпоративного стандарта управления проектами, включающего такие элементы, как политика управления проектами (в том числе принципы учета трудозатрат и мотивации), процедуры выполнения проектов, ролевые инструкции персонала проекта, шаблоны управленческих документов (см.

рис. 3.13).

Подробную информацию о принципах создания корпоративного стандарта управления проектами можно найти в работе [6]. В главе 4 эти принципы подробно рассмотрены на примерах строительных и инжиниринговых компаний.

Ключевым элементом формализованной среды проектов подключения является описание бизнес-процесса подключения, которое используется в качестве скелета процедуры управления проектами этого типа. В таблице 3.1 приведены структура и возможное содержание стандарта управления проектами подключения клиентов, а в таблице 3.2 — дополнительные разделы стандарта, определяющие порядок взаимодействия проектных групп с постоянными подразделениями компании.

Процедуры управления проектами

В данном разделе приведен пример построения сквозной процедуры, охватывающей весь проект. В дополнение к ней могут разрабатываться рабочие инструкции, детализирующие отдельные положения процедуры. Соответствующий пример приведен ниже.

Процедура управления проектом цифрового подключения клиента Описок сокращений

МП — менеджер проекта;

МПр — менеджер по продажам;

КП — координатор проекта;

ПГ — проектная группа;

РМ — ресурсный менеджер. Схема реализации проекта подключения

Необходимым условием начала проекта подключения клиентов является появление Запроса на подключение. Запрос на подключение формируется МПр со статусом «предварительный запрос» по результатам предварительных переговоров с клиентом и утверждается РМ.

Запрос на подключение должен содержать предварительные данные о клиенте, его требования и желаемые даты подключения.

Результатом стадии оценки возможности подключения и условием начала работ по стадии установки является Технический отчет о возможности подключения и Договор на оказание телекоммуникационных услуг. Описание деятельности на стадии оценки возможности подключения Открытие работ по оценке возможности подключения

Начальный этап работ стадии оценки возможности подключения (и проекта подключения в целом) предусматривает последовательное выполнение следующих действий (шагов).

о

да

Раздел стандарта

Документы раздела

Содержание документов

Шаблоны документов

Управленческие документы

Запрос на подключение

План проекта подключения

Оперативный календарный план

Заявка на проведение сверхурочных работ

Наряд на выполнение работ по подключению

Отчет о статусе проекта

Отчет об испол ьзовании ресурсов

Претензия клиента

План проекта по устранению неисправностей

Наряд на выполнение работ по устранению неисправностей

Отчет об устранении неисправностей

Коммерческие документы

Договор

Соглашение об уровне качества обслуживания

Счет

Технические документы

Схема подключения Спецификации оборудования

Таблица 3.2. Дополнительные разделы стандарта управления проектами

Раздел стандарта

Документы раздела

Содержание документов

Регламенты

взаимодействия

Взаимодействие со службой продаж

Получение заказов и специальных условий (скидки, сроки исполнения)

Формирование по запросу отчетов о статусе проекта Формирование отчета о возможности подключения Формирование отчета о подключении

Взаимодействие с юридической службой

Экспертиза и согласование соглашения об уровне обслуживания

Взаимодействие с финансовой службой

Формирование запросов и получение отчетов по кредитной истории клиента

Экспертиза и согласование договоров

Передача счетов

Взаимодействие со службой

материально-технического

обеспечения

Передача заказов на материалы и оборудование

Формирование запросов и получение отчетов по статусу поставки

Дополнения в должностные инструкции

Директор

инженерно-технической

службы

Дополнения, которые описывают обязанности и права должностных лиц, появляющиеся в связи с внедрением проектного подхода (например, порядок выделения сотрудников в проекты и их отзыва из проектов)

Директор службы продаж

Шаг 1.

Регистрация проекта по подключению

РМ на основании Запроса на подключение открывает проект по подключению клиента и присваивает ему регистрационный номер, после чего по согласованию с директором отдела эксплуатации назначает МП/КП. Соответствующая информация фиксируется в Запросе на подключение.

Регистрация проекта подключения должна быть осуществлена в день получения Запроса на подключение.

Шаг 2. Формирование плана проекта

МП формирует техническое решение. Решение о способе подключения принимается на основании данных Заказчика и имеющейся в компании информации о технической возможности подключения по адресу клиента. В случае необходимости для формирования технического решения может собираться технический совет.

МП совместно с МПр формируют План проекта подключения, определяющий следующие компоненты проекта: возможные технические решения; коммерческое предложение; предполагаемый состав работ проекта; предполагаемые закупки оборудования и материалов; предложения по срокам исполнения.

РМ согласует План проекта.

Формирование Плана проекта должно быть осуществлено в течение одного дня с момента открытия проекта.

Шаг 3. Согласование технического решения с Заказчиком

МПр проводит презентацию технического решения у Заказчика. По результатам презентации с учетом замечаний Заказчика МПр и МП корректируют План проекта и дополняют его следующими разделами: требования к персоналу; риски проекта; план коммуникаций внутри и вне компании с указанием контактных лиц.

На основании уточненного Плана проекта дополняется Запрос на подключение, после чего ему присваивается статус «запрос на оценку технической возможности подключения».

Шаг 4. Формирование ключевых показателей деятельности по проекту (КПД)

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: оценка перспективности клиента (ответственный — МПр); прогноз затрат по проекту (ответственный — МП); прогноз времени реализации проекта (ответственный — МП); прогноз использования рабочего времени персонала (ответственный — МП).

Планирование работ по оценке возможности подключения

Этап планирования работ на стадии оценки возможности подключения предусматривает последовательное выполнение следующих действий (шагов).

Шаг 1. Формирование проектной группы

РМ с использованием вновь поступивших (или скорректированных в части ресурсных требований) Планов проектов формирует персональный состав ПГ, исходя из потребностей в ресурсах всего портфеля заказов и предусматривая возможность использования одной и той же команды проекта для выполнения нескольких проектов подключения. Состав ПГ фиксируется в Плане проекта.

Формирование проектной группы осуществляется в день получения Плана проекта.

Шаг 2. Решение ресурсных проблем

В случае возникновения ресурсных проблем (отсутствие необходимого количества квалифицированного персонала, появление незапланированных работ и т. д.) РМ готовит Заявку на проведение сверхурочных работ, в которой обосновывает необходимость их проведения, численность персонала и объем работ. Заявка согласовывается руководством компании и становится после этого неотъемлемой частью Плана проекта.

Шаг 3. Формирование оперативного календарного плана

РМ, исходя из сформированных составов команд проекта и территориального расположения заказчиков, формирует (корректирует) ежедневный почасовой Оперативный календарный план на неделю. При формировании плана должны быть оптимизированы маршруты передвижения ПГ.

Шаг 4. Формирование КПД

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: уточненный прогноз затрат по проекту (ответственный — МП); уточненный прогноз времени реализации проекта (ответственный — РМ); уточненный прогноз утилизации персонала (ответственный — РМ). Выполнение работ по оценке возможности подключения

Этап выполнения работ стадии оценки возможности подключения осуществляется на основании Оперативного календарного плана и предусматривает последовательное выполнение следующих действий (шагов).

Шаг 1.

Организация выезда ПГ к Заказчику

МП согласует с Заказчиком время работы ПГ и передает ответственному исполнителю ПГ Запрос на подключение не позднее даты, предшествующей дню проведения работ.

Шаг 2. Оценка возможности подключения на месте

ПГ на территории Заказчика проводит необходимые работы по оценке возможности цифрового подключения, подключения по медному кабелю и/или радиодоступа.

В случае невозможности проведения работ (отсутствие доступа на территорию, отсутствие контактных лиц и т. д.) ответственный исполнитель ПГ обязан немедленно связаться с МП. Последний должен обеспечить возможность проведения работ либо сообщить о невозможности проведения работ РМ с целью немедленного внесения изменений в Оперативный календарный план.

Шаг 3. Согласования и бронирования

По результатам оценки возможности подключения на месте специалисты ПГ осуществляют необходимые согласования и бронирования:

» согласование наличия, бронирование и тестирование медных пар; согласование возможности прокладки оптоволоконного кабеля по существующим трассам; оформление заказа и получение технических условий; оформление запроса о предоставлении линейной емкости, бронирование номеров телефонов и комплектов абонентского доступа.

Шаг 4. Оформление результатов оценки

По результатам оценки, согласований и бронирований специалисты ПГ готовят Заключения о возможности подключения с указанием сроков и стоимости проведения работ. В случае необходимости дооборудования готовятся соответствующие спецификации. Заключения передаются МП.

МП формирует согласованный пакет документов, содержащий окончательное техническое решение.

Шаг 5. Подготовка Договора

МПр совместно с МП готовят проект Договора. Проект Договора согласуется и утверждается в соответствии с инструкцией процедуры согласования и оформления договоров на предоставление телекоммуникационных услуг.

МПр осуществляет контроль прохождения Договора у заказчика и внесение необходимых изменений.

Шаг 6. Формирование КПД

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: уточненная оценка перспективности клиента (ответственный — МПр); уточненный прогноз затрат по проекту (ответственный — МП); уточненный прогноз времени реализации проекта (ответственный — РМ); уточненный прогноз использования рабочего времени персонала (ответственный — РМ). Контроль работ по оценке возможности подключения

В ходе выполнения работ по оценке возможности подключения контролируются три основных параметра.

Время исполнения

МП ежедневно фиксирует и оценивает отставание по времени исполнения работ: отставание 0% — оценка 5; отставание 0-10% — оценка 4; отставание 10-30% — оценка 3; отставание более 30% — оценка 2.

Ресурсы проекта

МП ежедневно фиксирует и оценивает превышение расхода рабочего времени: превышение 0% — оценка 5; превышение 0-10% — оценка 4; превышение 10-30% — оценка 3; превышение более 30% — оценка 2.

Коммуникации

МП ежедневно оценивает возникающие проблемы коммуникаций внутри команды проекта, со смежными организациями, с заказчиком; нет проблем — оценка 5; отсутствие связи в пределах одного часа — оценка 4; отсутствие связи в пределах одного дня — оценка 3; отсутствие связи более одного дня — оценка 2.

По результатам оценки основных параметров проекта МП готовит Отчет о статусе проекта и подает его в Отдел качества. Завершение работ по оценке возможности подключения

Этап завершения работ стадии оценки возможности подключения предусматривает последовательное выполнение следующих действий (шагов).

Шаг 1. Оформление управленческой документации

РМ готовит Отчет об использовании ресурсов на стадии оценки технической возможности подключения.

Шаг 2. Формирование КПД

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: затраты на стадии оценки технической возможности подключения (ответственный — МП); время реализации стадии оценки технической возможности подключения (ответственный — РМ); использование рабочего времени персонала на стадии оценки технической возможности подключения (ответственный — РМ).

Значения КПД включаются в План проекта и помещаются в хранилище данных. Описание деятельности на стадии установки Открытие работ по установке

Начальный этап работ стадии установки предусматривает последовательное выполнение следующих действий (шагов).

Шаг 1. Формирование обновленного Плана проекта

На основании Технического отчета о возможности подключения МП формирует обновленный План проекта, определяющий следующие компоненты проекта: состав работ проекта; требования к персоналу; план коммуникаций внутри и вне компании с указанием контактных лиц; необходимые закупки оборудования и материалов; предложения по срокам исполнения и составу ПГ для стадии установки.

РМ согласует План проекта. Формирование обновленного Плана проекта должно быть осуществлено в день подписания Договора.

Шаг 2. Формирование КПД

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: прогноз затрат по проекту (ответственный — МП); прогноз времени реализации проекта (ответственный — РМ); прогноз использования рабочего времени персонала (ответственный — РМ). Планирование работ по установке

Этап планирования работ стадии установки совпадает с соответствующим этапом стадии оценки возможности подключения. Выполнение работ по установке

Этап выполнения работ стадии оценки возможности подключения осуществляется на основании Оперативного календарного плана и предусматривает последовательное выполнение следующих действий (шагов).

Шаг 1. Организация выезда ПГ к Заказчику

МП согласует с Заказчиком время работы ПГ и выписывает наряд на выполнение работ, который передается ответственному исполнителю ПГ не позднее даты, предшествующей дню проведения работ.

Шаг 2. Выполнение работ

ПГ на территории Заказчика проводит необходимые работы по установке. Ответственный исполнитель ПГ закрывает наряд у представителя Заказчика,

В случае невозможности проведения работ (отсутствие доступа на территорию, отсутствие контактных лиц и т. д.) бригадир ПГ обязан немедленно свя

заться с МП. Последний должен обеспечить возможность проведения работ либо сообщить о невозможности проведения работ РМ с целью немедленного внесения изменений в Оперативный календарный план.

Шаг 3. Формирование КПД

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: уточненный прогноз затрат по проекту (ответственный — МП); уточненный прогноз времени реализации проекта (ответственный — РМ); уточненный прогноз использования рабочего времени персонала (ответственный — РМ). Контроль работ по установке

Контроль работ стадии установки совпадает с соответствующим этапом стадии оценки возможности подключения. Завершение проекта

Этап завершения работ стадии установки (и всего проекта) предусматривает выполнение следующих действий.

Шаг 1. Согласование и утверждение технической документации

МП организует согласование с Заказчиком и утверждение Технического отчета об установке.

Шаг 2. Оформление управленческой документации

РМ готовит Отчет об использовании ресурсов на стадии установки.

Шаг 3. Формирование КПД

Формируются значения следующих КПД или их составляющих: затраты на стадии установки (ответственный — МП); время реализации стадии установки (ответственный — РМ); использование рабочего времени персонала на стадии установки (ответственный — РМ).

Инструкция по взаимодействию менеджера проектов с руководителями ресурсных подразделений в ходе выполнения проектов подключения Цели взаимодействия

Целями взаимодействия являются: выделение в проект подключения специалистов, адекватных задачам проекта, на требуемый для решения этих задач период; учет времени, затраченного специалистами в проектах подключения. Список сокращений

МП — менеджер проекта;

РРП — руководитель ресурсного подразделения. Порядок выделения специалистов в проект

Основанием для выделения специалистов в проект является запрос МП (составная часть Плана проекта подключения), содержащий следующую информацию: специализация сотрудника; требования к квалификации;

требуемое количество сотрудников данной специализации и квалификации; время занятости (с указанием планируемого календарного периода с точностью до часов).

На основании этой заявки РРП обязан: выделить конкретных специалистов требуемой квалификации на указанный период; если существуют ресурсные проблемы, предложить альтернативные периоды выделения специалистов (в пределах одного-двух рабочих дней); если это невозможно, дать мотивированный отказ в выделении персонала.

МП и РРП обязаны в максимальной степени содействовать разрешению возникающих ресурсных проблем на своем уровне. Если это оказывается невозможным, МП передает проблему на рассмотрение руководству компании.

Специалист, выделяемый в проект, переходит в подчинение МП. По согласованию с МП специалисту могут быть поручены задачи из других проектов, если их выполнение совместимо (территориально и по требуемому времени) с выполнением задач пилотного проекта.

О              работе, выполненной в рамках пилотного проекта, специалист отчитывается непосредственно перед МП.

Согласованное время занятости специалиста в проекте не может быть изменено МП или ППР в одностороннем порядке. Также не могут быть осуществлены в одностороннем порядке замена или отзыв специалиста. Все эти вопросы должны решаться по взаимному согласию РРП и МП. Порядок учета рабочего времени

После завершения проекта подключения (стадии проекта подключения) МП обязан заполнить Отчет об использовании ресурсов, в котором указывается время, затраченное на выполнение проекта каждым специалистом.

Объем затраченного времени должен соответствовать фактически отработанному времени и не превышать запланированного времени (с учетом последующих согласованных изменений). Должен осуществляться раздельный учет по проектам, выполняемым одновременно.

Некачественное или неполное исполнение работ специалистами может явиться основанием для незачета или неполного зачета потраченного времени. В этом случае МП должен согласовать Отчет об использовании ресурсов с РРП.

Шаблоны управленческих документов

Важнейшей особенностью применения проектного подхода в телекоммуникационной компании является необходимость исполнения большого количества однотипных небольших проектов. В этих случаях особенно целесообразно создание типовых шаблонов управленческих документов, ориентированных на максимальную экономию усилий менеджеров по их заполнению. В данном разделе приведены примеры двух таких специализированных шаблонов — План управления проектом подключения клиентов телекоммуникационных компаний (см. табл. 3.3) и Отчет об использовании ресурсов в проектах подключения (см. табл. 3.4).

Таблица 3.3. План управления проектом цифрового подключения клиента телекоммуникационной компании

Дата составления

Ф.И.О

I Редакция Должность Подпись

Дата

Утвердил

Ресурсный менеджер

Составил

Менеджер проекта

Согласовал

Менеджер по продажам

Сведения о клиенте

Наименование клиента

Категория клиента

Крайне значимый

Весьма значимый

Стандартный клиент

Предложение по срокам подключения

от« » 200 г. до« » 200 г.

Адрес подключения

Организация

. Должность

Ф.И.О.

Телефон

Параметры заказа

Параметры заказа

Услуги

1

2

3

4

5

Подключение по прямому проводу

Подключение через радиодоступ

Подключение через PCM/PGS

Подключение до точки местной сети

Номера {компании} по данному адресу

№ т/ф-линий, предоставленных для уплотнения

За счет переключения номера

Организация новой серийной группы

Заведение в серийную группу

Возможные технические решения

Содержание коммерческого предложения

Предполагаемый состав работ

Предполагаемые закупки материалов и оборудования

Наименование

Количество

Поставщик

Требования к персоналу проекта              Персональный              гое              ив

Специалист по организации установок

Квалифи

кация

СО 7 РУДНИКОВ

Специалист по развитию абонентской сети

Специалист по бронированию

Специалист по организации радиодоступа

Специалист по подготовке линейных данных

Специалист по станционным сооружениям

Специалист по линейным сооружениям

Риски проекта

Название риска

Вероятность риска

Недостаточная информированность о технических условиях клиента

Слабая заинтересованность клиента

Противодействие со стороны смежных организаций

Недостаток рабочей силы

Запаздывание в поставках

Таблица 3.4. Отчет об использовании ресурсов

Per. № проекта

Тип проекта

Подключение

Устранение неисправности

Расследование

Дата открытия проекта

« » 200 г.

Дата начала работ

« » 200 г.

Наименование клиента

Управленческий персонал

Должность

Ф.И.О.

Количество затраченных часов

Всего

1-я стадия

2-я стадия

Менеджер по продажам

Менеджер проекта

Координатор проекта

Технический персонал

Должность

Ф.И.О.

Количество затраченных часов

Всего

1-я стадия

2-я стадия

Специалист по организации установок

Специалист по развитию абонентской сети

Специалист по бронированию

Специалист по организации радиодоступа

Специалист по подготовке линейных данных

Специалист по станционным сооружениям

Специалист по линейным сооружениям

Ф.И.О.

Должность

Подпись

Дата

Утвердил

Ресурсный менеджер

Согласовал

Менеджер проекта

<< | >>
Источник: Ципес Г. Л., Товб А. С.. Менеджмент проектов в практике современной компании. 2006

Еще по теме Управление проектами подключения:

  1. Особенности организации проектов подключения
  2. Глава 6 Проекты и деньги. Бюджетирование и финансирование проектов в органах государственного управления
  3. 2.7. КОЛЛЕКТИВНОЕ ПОДКЛЮЧЕНИЕ К SWIFT
  4. Критерии оптимизации процессов подключения
  5. Глава 5 Проекты и стандарты. Стандарт управления проектами строительной компании
  6. Россия в мировом хозяйстве. Процессы подключения РФ к системе международных экономических отношений.
  7. Глава 2 Проекты и стратегия. Проекты, программы и портфели проектов на предприятиях топливно-энергетического комплекса
  8. ВАЖНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
  9. Реальные процессы управления проектами
  10. 18.3. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ
  11. 20.2 УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА
  12. 4.1. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
  13. 19.6.1. СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ПРОЕКТА
  14. 2.3.2. СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ИНВЕСТИЦИОННЫМИ ПРОЕКТАМИ
  15. 11.4. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ В РЕГИОНЕ
  16. Подход к управлению качеством проекта
  17. Управление проектами сегодня
  18. 3.2. Организация управления проектом
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -