<<
>>

ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ И ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Оценка и контроль — часть работы каждого управляющего проектом. Контроль через «не участие» и/или «участие» может преодолеть самые сложные проблемы в малых проектах. Однако в крупных проектах неформальный контроль трудноосуществим, и формальный официальный контроль становится настоятельной необходимостью.

Оценка проекта и контроль делают необходимой единую систему измерения хода работы над проектом по сравнению с планом проекта, предусматривающим разработку продукта или услуги вовремя, в соответствии со сметой и в виде, нужном для заказчика.

Система должна побудить менеджмент видеть и быстро реагировать на возможные проблемы, когда их еще можно успеть исправить. В главе дано краткое описание этапов, необходимых для разработки системы оценки и контроля. За описанием этапов следует описание деталей информационной системы интегрированного проекта, используемой управляющими проектами на практике.

КОНТРОЛЬ ПРОЦЕССА

За исключением контроля бухучета, в большинстве организаций контроль проекта осуществляется недостаточно. В управлении проектом контролем пренебрегают больше всего. Контроль заставляет работников отчитываться, дает возможность проследить ход выполнения работ, концентрирует внимание. В слове «контроль» для многих заложен отрицательный смысл, и поэтому ему часто сопротивляются. Часто произносимые фразы «система душит гибкость», «отбирает слишком много сил», «данные слишком устарели» являются проявлением сопротивлению контролю. Любимые отговорки управляющих проектами производственных организаций — «бухгалтеры не заинтересованы в управлении проектом как таковым» и

«программы проекта несовместимы с системой бухучета, поэтому контроль можно почти полностью игнорировать». Строительство является, как правило, исключением; здесь системы бухучета приспособлены для расчета затрат на выполнение работ, на труд и расход материалов.

Их формат похож на формат программного обеспечения управления проектом, и может потребоваться очень простая система кодирования, интегрирующая программы управления проектами с программами бухучета многих строительных фирм.

Многие, работающие там, где система контроля эффективна, не мо- iyr представить, как управлять процессом в отсутствие такой системы. Они понимают, какие плюсы эта система дает им, а также организации в целом. По сути, те, кто принижает важность контроля, упускают возможность стать эффективными управляющими и, возможно, не позволяют организации получить преимущества в конкуренции с другими организациями.

В основном измерение и оценка хода выполнения проекта делают необходимым процесс контроля, состоящий из четырех этапов: Разработка основного плана. Измерение хода работы. Сравнение плана и фактических результатов. Принятие мер.

Каждый этап описан ниже.

Этап 1: Разработка основного плана. Основной план дает нам элементы измерения хода работ. Он разрабатывается на основе данных о распределении работ по этапам проекта. Распределение работ по этапам проекта определяет работу, как дискретные пакеты работ, связанные с промежуточными результатами и организационными подразделениями.

Этап 2: Измерение хода работы. Время и сметы являются количественными измерителями хода выполнения работы, которые легко интегрируются в общую информационную систему. Качественные показатели, такие, как соблюдение технических требований заказчика или функционирование продукта, наиболее часто контролируются в процессе специальных инспекций или уже в процессе фактического использования. Данная глава посвящена количественным измерениям времени и сметы. Очевидно, что измерить время выполнения работ относительно легко. То есть относительно легко установить, опережает ли ход выполнения проекта критический путь, совпадает с ним или отстает от графика; уменьшается ли отставание около критических путей? Анализ хода работ относительно сметы провести труднее, нельзя просто сравнить факт со сметой.

Необходимо определить «приведенную стоимость», чтобы получить реальные цифры хода работ по сравнению со сметой, разбитой по периодам времени. Приведенная стоимость получит определение «сметная стоимость выполненной работы».

Этап 3: Сравнение плана с фактом. Так как планы редко претворяются в жизнь так, как это было задумано, крайне важно измерять расхождение с задуманным и определять, нужно ли прибегать к каким-либо действиям. Периодический мониторинг и измерение статуса проекта позволяют сравнить ожидания с фактом. Необходимо, чтобы отчеты по текущей работе над проектом были достаточно частыми и регулярными, что позволит быстро заметить отступления от запланированного и сразу внести кор

рективы. Обычно отчеты о статусе заслушиваются каждые 1—4 недели, в этом случае они эффективны и позволяют исправлять отклонения.

Этап 4: Принятие мер. Если расхождения с планом значительны, потребуется корректировка, котрая вернет проект в соответствие с оригинальным или пересмотренным планом. В некоторых случаях могут измениться условия или масштаб, что, в свою очередь, потребует внесения изменений в основной план с учетом новой информации.

Остальная часть главы будет посвящена системам выполнения работ и мониторинга для контроля времени и стоимости выполнения работ. Сначала обсуждается время выполнения и его мониторинг, а затем — интегрированная система затраты/план.

МОНИТОРИНГ ВРЕМЕНИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

Основная цель отслеживания хода работ состоит в том, чтобы как можно раньше заметить отрицательное отклонение от плана и определить, нужны ли корректирующие действия. К счастью, мониторинг соблюдения расписания относительно прост. Основой для сравнения плана с фактическим ходом работ служит сетевой график. Типичными инструментами контроля являются графики Ганта. Как уже говорилось в главе 4, график Ганта наиболее понятный и предпочитаемый.

Рис. 12-1 показывает график Ганта с указанием последней информации по проекту на 7 периоде. Прямоугольная таблица под графиком выполнения плана обозначает фактическое время начала и окончания для выполненных операций или любую часть выполненной операции (см.

операции A,B,C,D и Е). Например, фактическое время начала для операции С — период 2, фактическое время окончания — период 6, фактическая продолжительность — 4 единицы времени, а не 5 периодов, как по первоначальному графику. Незавершенные еще операции показывают фактическое время начала до настоящего момента, продолжающая линия показывает оставшееся по графику время (см. операции D и Е). Оставшееся прогноизруемое время для операций D и Е обозначено заш ¦ трихованной ливиеи Операция F, которая еще не выполнялась, обозначает параллельш 1ми линиями пересмотренное время фактического начала (10) и окончания (14).

Обратите внимание, как обозначается продолжительность, отличная от первоначального графика, как в случае операций D и Е. Либо операция завершена, и этот факт известен, либо новая информация говорит о необходимости пересмотра оценки затрат времени и отражении их в отчете о статусе. Для операции D пересмотренная продолжительность по прогнозам составит 4 единицы времени, что на один период времени дольше первоначального графика. Хотя иногда график Ганта не отражает зависимость операций, если его использовать вместе с сетью, то зависимости легко выявить, если это (отслеживание) необходимо.

График контроля расписания — еще один инструмент мониторинга хода выполненных работ и оценки тенденций На рис 12 2 представлен график контроля проекта. График используется для тою чтобы представить расхождения между запланированным по графику временем на критическом пути в каждый конкретный день с фактической точкой на критическом пути. Хотя из рис. 12-2 видно, что проект начал отставать от гра-

Условные

обозначения

ММШтЖт

запланированная продолжительность

alt="" />

фика практически сразу, вычерченная схема показывает, что благодаря корректировке проект удалось вернуть к намеченному графику.

Но если тенденция сохранится, то проект начнет опережать график. Так как намеченное графиком время операций представляет собой средние показатели продолжительности операций, четыре результата наблюдений, откло-

Отчетный период . Рис. 12-2. Схема контроля графика проекта

шлющиеся в одном направлении, показывают, чл о существует большая вероятность того, что это есть явная тенденция. Тенденцию нужно остановить, а в случае необходимости принять соответствующие меры. Графики контроля часто используются для отслеживания хода работ по контрольным точкам.

СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ

Отчеты о ходе выполнения проектов в Microsoft

В Microsoft каждому программному продукту соответствует отчет о ходе выполнения проекта. Каждый месяц проектные команды направляют эти отчеты Биллу Гейтсу и другим руководителям верхнего звена, а также управляющим сложных проектов. Отчеты о статусе краткие и имеют стандартный формат. Большинство отчетов Гейтс читает быстро, но при этом всегда может заметить потенциальное отставание от графика, сокращение слишком большого числа особенностей продукта или необходимость внести изменение в спецификацию. Обычно Г ейтс сразу связывается с соответствующими управляющими или разработчиками по электронной почте. Отчеты о ходе выполнения проекта — важный механизм для обмена информацией между руководителями компании и управляющими проектами. Как говорит Гейтс: «Я получаю все отчеты о ходе выполнения проекта. В настоящее время разрабатывается сотня проектов... [Отчеты о ходе выполнения проекта] включают график, в том числе и сроки выполнения отдельных этапов проекта, любые изменения в спецификации, любые комментарии типа «мы не можем найти и нанять нужный персонал» или «боже, если этот OLE не выполнить, то мы в общем отстанем на ...». Они знают, что их отчет идет к тем менеджерам, которые управляют всеми другими группами, от которых они зависят. Поэтому, если они не поднимут этот вопрос в своем отчете, а через два месяца что-нибудь скажут, то это будет нарушение в обмене информацией ... Внутренняя группа полностью следует этим вещам, поэтому это определенный консенсус в группе. 

<< | >>
Источник: Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами: Практическое руководство/ Пер. с англ — М.: Издательство «Дело и Сервис». — 528 с.. 2003

Еще по теме ИЗМЕРЕНИЕ И ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ И ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ:

  1. Оценка способности группык выполнению работ
  2. Список показателей, предложенных финансовым директором в ходе обсуждения способов измерения хода процесса
  3. Список показателей, предложенных финансовым директором в ходе обсуждения способов измерения хода процесса
  4. Васильева Т.В.. Оценка финансового состояния кредитной организации (на примере ОАО «Сбербанк» России. Бакалаврская работа, 2013
  5. Контроль за выполнением работ
  6. 18.4.2. ОТСЛЕЖИВАНИЕ ФАКТИЧЕСКОГО ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ
  7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
  8.   ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
  9. МЕТОДИКА ВЫПОЛНЕНИЯ КУРСОВОЙ (КОНТРОЛЬНОЙ) РАБОТЫ
  10. ТРЕБОВАНИЯ К ВЫПОЛНЕНИЮ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
  11. ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЫПОЛНЕНИЮ КУРСОВОЙ (КОНТРОЛЬНОЙ) РАБОТЫ
  12. Методические рекомендации к выполнению контрольной работы
  13. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
  14. Показатели и методы измерения состояния безработицы
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -