<<
>>

Организационные принципы внутреннего аудита системы менеджмента

  В основу организации внутреннего аудита системы менеджмента должны быть положены следующие семь принципов [25]:

1. Принцип единообразия: каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством предприятия процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость; Принцип системности: планирование и проведение конкретных аудитов по различным процессам (функциям, работам) системы менеджмента должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи; Принцип документироеанности: проведение каждого аудита определенным образом документируется, с тем чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта; Принцип предупредительности: каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита, с тем чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных; Принцип регулярности: аудиты проводятся с определенной периодичностью, с тем чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения предприятия были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства предприятия; Принцип независимости: проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, чтобы исключить возможность необъективных результатов аудита; Принцип открытости: результаты каждого аудита должны носить открытый характер.

Проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества и/или системы экологического менеджмента

Рассмотрим типовую процедуру [25] проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества, которая представлена в виде поточной диаграммы (блок-схемы) на рис.

1.4.

Представленный на рис. 1.4 в виде блока 2 процесс «осуществление аудита», в свою очередь, может быть изображен в виде блок-схемы (поточной диаграммы), представленной на рис. 1.5. Рекомендации аудиторам по организации и технике беседы при опросе

При проведении опроса аудитор должен получить первичную информацию об объекте аудита в виде ответов на вопросы. Опрос может проводиться посредством анкетирования или в ходе беседы (интервью) с сотрудниками аудитируемого подразделения. При этом аудитору рекомендуется использовать следующие тринадцать рекомендаций по организации и технике беседы [25]:

1. Выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет аудитируемую деятельность.

Рис. 1.4. Поточная диаграмма (блок-схема) внутреннего аудита [25].

При планировании беседы необходимо, чтобы она касалась: одного сотрудника (его обязанности и полномочия, уровень образования и профессиональная подготовка); выполняемой сотрудником деятельности (ее документированность, соответствие практике работы); средств труда сотрудника (оборудование, оргтехника, их соответствие требованиям документированных процедур или рабочих инструкций); материалов, используемых в работе сотрудника (их соответствие техническим требованиям, приемлемость статуса контроля и испытаний).

Рис. 1.5. Поточная диаграмма (блок-схема) процесса проведения аудита на месте (в организации, службе, цехе, отделе).

Тема и порядок беседы должны быть сообщены сотруднику заранее. На проведение беседы следует отвести достаточно времени, и в ходе ее аудитор и собеседник должны быть по возможности ограждены от помех извне. В ходе беседы аудитор может остановить собеседника, но только в том случае, если он явно отвлекся от темы.

Однако делать это надо таким образом, чтобы у него не сложилось впечатление о малозначительности даваемой им информации. Если беседа ведется сразу двумя (или более) аудиторами, то вопросы должен задавать преимущественно один из них, а другой — делать записи (именно в ходе беседы, а не после нее).

Для техники беседы большое значение имеет правильный выбор способа формулирования вопроса. В табл. 1.4 приводятся типы вопросов, которые могут возникнуть в практике аудитора, и примеры их формулирования (выбор того или иного типа вопроса зависит от конкретной цели беседы и ситуации, в которой она ведется);

Таблица 1.4

Основные типы вопросов, которые могут возникать в практике внутреннего аудита [25]

Тип вопроса

Определение и примеры

Закрытый

Вопрос, ответ на который предполагает только в виде «да» или «нет» («В вашей работе вы используете этот документ (метод)?»)

Открытый

Вопрос, ответ на который предполагает не только односложные «да» или «нет» («Какие, кроме этого, методы (контрольные средства) вы используете в своей работе?»)

Разъясняющий

Вопрос, требующий разъяснения, подтверждения («Не могли бы вы пояснить, что вы имеете в виду?»)

Наводящий

(возвратный)

Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ («Не думаете ли вы, что это так? Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли?»)

Альтернативный

Вопрос, ответом на который может быть один из двух противоположных вариантов («Причина данного несоответствия в том или в этом?»)

Утверждающий

Вопрос, содержащий утверждение («Разве в этом случае могло быть иначе?»)

Затрудняющий

общение

Вопрос, создающий барьер в общении («Разве вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве я вам не говорил, что именно это и будет здесь обнаружено?»)

Персонифицирующий

Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей (персон) («Кто виноват, на ваш взгляд, в этом несоответствии?»)

Внимание!

Предпочтительными типами вопросов для аудитора являются открытый и разъясняющий.

Не рекомендуются вопросы: закрытый, наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицирующий тип вопроса.

Внимание!

Пример неправильного вопроса: «Имеется ли в подразделении необходимая контрольно-измерительная аппаратура?»

Пример правильных вопросов: «Каким образом определяется потребность в контрольноизмерительной аппаратуре? Каков порядок определения требуемой точности аппаратуры? Кто несет ответственность за соблюдение порядка своевременной калибровки (поверки) аппаратуры?»
В ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельства собеседника могут рассматриваться как объективные, если их подтверждают соответствующие факты. В противном случае они носят субъективный характер и поэтому не могут быть использованы аудитором для анализа и оценивания. В ходе беседы следует задавать прямые вопросы, начинающиеся со слов «что», «кто», «где», «когда», «как» и «почему». Для получения доказательства соответствия аудитор может также спросить: «Не могли бы вы мне показать ...?»

В ходе беседы не следует применять терминологию, непонятную собеседнику.

Ю. Беседа, проводимая на рабочем месте («в поле»), не должна быть слишком продолжительной, чтобы не вызвать нервозность собеседника. Более подробные беседы целесообразно проводить в местах (кабинетах), где ничто не отвлекало бы внимания от предмета беседы.

П. Выявленные в ходе беседы несоответствия должны фиксироваться аудитором в аудиторском листе или записной книжке с непременной ссылкой на несоблюдаемый пункт (раздел) нормативного документа. По завершении беседы аудитор должен подытожить полученную информацию, сформулировать главные (позитивные и негативные) впечатления и опорные моменты. Допустимо позволить собеседнику прочесть сделанные аудитором замечания в аудиторском листе. Информация, полученная в процессе беседы, должна анализироваться путем ее сопоставления с информацией на данную тему, полученной из бесед с другими сотрудниками, и личными наблюдениями аудитора.

<< | >>
Источник: С. В. Пономарев, С. В. Мищенко, Я. Белобрагин, В. А. Самородов, Б. И. Герасимов, А. В. Трофимов, А. Пахомова, О. С. Пономарева.. Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества: учебное пособие. 2005

Еще по теме Организационные принципы внутреннего аудита системы менеджмента:

  1. Особенности внутреннего аудита систем менеджмента
  2. 11. Система финансового контроля и внутренний аудит
  3. 2.7. Организационно-правовые формы аудиторских организаций. Особенности организации внешнего и внутреннего аудита
  4. 13. Внутренний аудит в системе управления организацией
  5. ГЛАВА 3. ВНУТРЕННИЙ АУДИТ - ЭЛЕМЕНТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
  6. 3.3. Организация службы внутреннего аудита в системе корпоративного управления
  7. Аудит системы менеджмента качества на предприятии
  8. 5.4. Изучение и оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита
  9. Достоинства и недостатки внутреннего аудита в сравнении с внешним аудитом
  10. 28.5. ОСНОВНЫЕ МЕТОДЫ АУДИТА. ВНУТРЕННИЙ И ВНЕШНИЙ АУДИТ КРИЗИСНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
  11. 3.1. Концепция развития системы внутреннего контроля и аудита в Федеральном казначействе в 2006 – 2008 годах.
  12. 10. Принципы системы внутреннего контроля
  13. Виды аудита. Внутренний и внешний аудит
  14. 11.2. Цели и принципы организации системы внутреннего контроля
  15. 5.2. Принципы построения и система показателей счетов внутренней экономики
  16. 3.5 ВНИМАНИЕ ВСЕМ ПОСТАМ! COMMUNITY-МЕНЕДЖМЕНТ, внутренний И ВНЕШНИЙ Внутреннее комьюнити и интернет-команда — улучшаем бизнес-процессы через общение в интранете
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -