6.5. Документирование аудита. Постоянные и текущие файлы рабочих документов
Рабочая документация должна обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена качественно, раскрывать методы аудита, полноту и качественность аудиторского заключения. Все существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, подлежат отражению в рабочей документации.
Примерный перечень документов, включаемых в рабочую документацию, приведен в Федеральном правиле (стандарте) «Документирование аудита».
Необходимость документирования обусловлена рядом факторов. Во-первых, наличие таких документов является неоспоримым подтверждением факта проведения проверки, во-вторых, позволяет оптимизировать процесс проведения проверки, увеличивает производительность труда аудиторов, в-третьих, является средством контроля за работой аудиторов. Рабочие документы также подтверждают методы аудиторской проверки, объем проверенных документов и позволяют аудитору, возглавляющему проверку, руководству аудиторской организации оценить работу как всей группы, проводящей проверку, в целом, так и каждого аудитора в отдельности и определить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в последующие периоды.
Состав, количество, содержание документов, входящих в рабочую документацию, определяются в соответствии с характером проводимой работы, сложностью деятельности предприятия, состоянием бухгалтерского учета, надежностью системы внутреннего контроля, а также исходя из уровня руководства и контроля за работой персонала аудиторской организации при выполнении отдельных процедур.
К рабочей документации аудита относятся: •
планы и программы проведения аудита; •
описания использованных аудиторской организацией процедур и их результатов; •
объяснения, пояснения и заявления предприятия; •
копии, в том числе фотокопии документов; •
описания системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета; •
аналитические документы аудиторской организации; •
другие документы.
Рабочая документация является собственностью аудиторской организации, проводившей аудит.
Аудиторская организация вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике, а также не нарушающие права и охраняемые законом интересы предприятия, в отношении которого проводился аудит, и других лиц. Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению аудиторской организацией.Рабочая документация должна содержать: •
записи о планировании аудита; •
записи о характере, времени проведения и объеме выполнения аудиторских процедур; •
выводы, сделанные на основе полученных в ходе аудита сведений.
Рабочую документацию аудиторской фирмы можно разделить на четыре основных типа:
1. Документы сверки: •
входящее сальдо по счетам от предшествующего периода; •
сальдо и обороты по счетам за текущий период; •
соответствие сальдо и оборотов по каждому счету главной книги; •
корректировочные исправления, внесенные в ходе аудита; •
корректировочные исправления, внесение которых требуется по результатам аудита; •
окончательное сальдо по счетам за текущий период в тех случаях, когда его определение возможно.
2. Документы проверки — изучение расхождений в остатке
на счете, определявшемся по разным источникам, т. е. соответствие данных первичных документов данным главной книги.
К нот комплект входят все документы (таблицы и т. п.), составляемые в ходе аудита правильности, правомерности и достоверности совершенных операций и их соответствия законодательным и нормативным документам Российской Федерации. 3.
Анализ сальдо на конец периода — в этом комплекте документов подытоживаются компоненты сальдо на конец периода и проверяется его достоверность, например, в аналитическом учете соответствие отдельных покупателей и поставщиков по отношению к дебиторской и кредиторской задолженностям. 11 пи водятся данные по сверкам, запросам, результатам инвентаризаций и т.
п., с выводами о достоверности аналитических компонентов, формирующих сальдо в синтетическом учете. 4.Комплект документов по анализу финансового состояния предприятия — в этом комплекте документов должны быть собраны в виде таблиц и расчетов все аналитические показатели, необходимые и связанные с проведением экспресс-анализа и детального анализа финансового состояния и баланса предприятия.
Рабочая документация аудита должна иметь следующие обязательные реквизиты: •
наименование документа; •
наименование предприятия, в отношении которого проводится аудит; •
период, за который проводится аудит; •
дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа; •
содержание документа; •
личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого ища; •
дату проверки документа; •
личную подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.
Для пояснения выполненных процедур в рабочих документах возможно использование специальных символов. При этом необходимо все использованные символы подробно разъяснить. Объяснения могут находиться на той же странице, на которой выполнена работа, или на отдельном стандартном листе с перекрестными ссылками на комплект рабочих документов.
По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации, где она хранится не менее пяти лет. Вся документация хранится скомплектованной в папки (файлы), заведенные для каждого аудита, проводимого аудиторской организацией, отдельно. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством
Российской Федерации. Порядок работы архива и ответственное лицо, отвечающее за сохранность документов, могут быть определены приказом руководителя аудиторской организации.
Архивные документы можно разделить на 2 типа: 1)документы постоянного архива (файла); 2)
документы текущего архива (файла).
Аудиторская организация документирует и систематизирует знания о деятельности предприятия в виде постоянных файлов. В состав постоянного файла могут входить: •
история развития предприятия (структура, источники начального капитала, тенденции реализации и прибылей, географическое развитие, приобретение других предприятий, слияния и прочее); •
перечень осуществляемых видов деятельности (организационная структура — отделы, персонал; уровень централизации; методы реализации и распределения — положение на рынке; финансовая политика и прочее); •
положения учетной политики и ее последовательные изменения (приказ по учетной политике и все изменения к нему); •
другая информация, имеющая значение для последующего аудита проверяемого в настоящий момент предприятия. •
Постоянный файл может формироваться по следующим разделам: •
данные об организации; •
протоколы и материалы общих собраний и заседаний совета директоров, правления; •
юридические документы постоянного характера; •
заключения по аудиту; •
материалы по организации учета и внутреннему контролю; •
отчеты по ценным бумагам; •
анализы; •
разное (например, переписка, имеющая длительный или перспективный характер).
Материалы, хранящиеся в папке постоянного файла, используются руководителем группы при подготовке к аудиту.
При комплектации постоянного файла аудиторская организация должна следить за его периодическим пополнением и обновлением по итогам аудиторских проверок данного предприятия.
В соответствии с вышеуказанными разделами в постоянном файле хранятся следующие документы: •
учредительные документы, свидетельства о регистрации, изменения к ним; •
внутренние правила деятельности предприятия; •
копии имеющихся лицензий; •
образцы облигаций и сертификатов на акции; •
допуски акций к официальной торговле на фондовой бирже; •
договоры об управлении или руководстве; •
планы развития предприятия (бизнес-планы); •
документы по долгосрочному инвестированию; •
перечень основных акционеров с указанием числа принадлежащих им акций; •
сводки результатов основной деятельности и статистических данных, финансовая (бухгалтерская) отчетность; •
приказы по учетной политике; •
характеристики и оценка процедур внутреннего контроля, включая перечень ключевого персонала и лиц, ответственных за документирование по каждой области; •
служебные записки, связанные с важными или постоянными проблемами бухгалтерского учета; •
исследования клиента, касающиеся эффективности, процедур " т.
д.; •
информация об использованных компьютерных программах по учету и анализу; •
рекомендательные письма; •
план счетов, утвержденный предприятием.
Текущий файл включает в себя все текущие документы: планы, программы, текущие договора и т.
п., разрабатываемые в ходе аудита. В текущий архив включаются документы по разделам: •план проведения аудита; •
проверяемая финансовая (бухгалтерская) отчетность; •
все рабочие документы, подшиваемые по счетам, в соответствии с программой аудита.
Документы предприятия, которые включают подтверждения выполненных процедур или являются основой для этих процедур, целесообразно копировать для включения в рабочие документы текущего года, если существует вероятность, что они могут быть изменены в последующем.
Система расположения документов в файлах устанавливается самостоятельно аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде.
Еще по теме 6.5. Документирование аудита. Постоянные и текущие файлы рабочих документов:
- 10. Документирование аудита
- 4.4. Пересчет показателя ВВП и его компонентов из текущих в постоянные цены.
- 13.7. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 14.6. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 23.10. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 12.9. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 25.8. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора •
- 15.6. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 21.10. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора.
- 19.13. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 22.9. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 20.7. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора •
- 17.6. Обобщениерезультатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 18.6. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- 26.7. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- Планирование концепции и разработка рабочих документов
- 16.6. Обобщение результатов проверки. Рабочие документы аудитора
- Документы по учету рабочего времени и расчетовс персоналом по оплате труда