<<
>>

Личное дело

  Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф.
№ Т-2).

Администрация предприятия вправе сама решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела входят следующие документы: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография или резюме; копии документов об образовании; копии документов об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; трудовой контракт (договор); копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

«Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» личного листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

Для заполнения графы «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), разведен(а), «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын»,

«дочь»). При этом указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Как уже отмечалось, при приеме на работу часто используется «Анкета» - документ аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за работу с персоналом предприятия (менеджером по подбору персонала).

При формировании личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др.). копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении в должности помещаются в личные дела руководителей предприятия. Это может быть копия протокола заседания совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

Если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые контракты (договоры), заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещается полностью оформленный, подписанный директором и работником, заверенный печатью экземпляр контракта.

«Дополнение к личному листку по учету кадров» - документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров (или анкеты).

Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу.

заносятся сведения об изменениях в личной жизни работника (например, изменение места жительства, образования, повышение иностранных языков). При этом все вносимые быть подтверждены соответствующими

В личное дело могут быть включены списки изобретений, научных трудов и др. нельзя забывать, что в соответствии со ст. 19 КЗоТ РФ при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются фамилия, имя, отчество сотрудника (полностью).

Личные дела сотрудников предприятия хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Итог работы с документами по личному составу

В этом разделе нами полностью рассмотрена процедура работы с документами по личному составу (персоналу), которая регулируется Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и переводов сотрудников.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по схеме 3:

Схема 3

Должностная инструкция

Руководителю предприятия и менеджеру по персоналу, особенно на первых порах, приходиться самому решать, кто на каких условиях будет выполнять ту или иную работу, либо отвечать за определенный участок хозяйственной деятельности.

Функции, права и обязанности сотрудника предприятия определяются в должностной инструкции. В закрепленные трудовым законодательством обязанности любого работника входит соблюдение правил, предусмотренных должностной инструкцией.

На основании должностной инструкции и составляется трудовой договор (контракт) с работником. В тексте трудового договора сложно указать все должностные обязанности работника, а между тем может возникнуть ситуация, когда работника нужно наказать или уволить за неисполнение обязанностей, которые не были оговорены в трудовом договоре. Если при этом работнику не выдавалась должностная инструкция в письменном виде либо он не расписывался под ней, то любое дисциплинарное взыскание, особенно увольнение, может повлечь за собой судебное разбирательство. И работодатель может проиграть дело в суде. Таким образом, должностная инструкция незаменима в случае возникновения в трудовых правоотношениях конфликтных ситуациях или споров.

Разработанная              должностная              инструкция согласовывается с

юрисконсультом предприятия              и утверждается руководителем

предприятия. Все существенные изменения в этот документ вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

В разделе 1 (общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещение во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в процессе осуществления своей деятельности.

В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе 3 (должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел устанавливает круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

<< | >>
Источник: Ольга Васильевна Викулина. Теория и практика психологии управления настольная книга менеджера по персоналу. 2008

Еще по теме Личное дело:

  1. Личное дело сотрудника
  2. ЛИЧНОЕ ДЕЛО
  3. 2.3.6. Личное дело работника
  4. ЛИЧНОЕ СТРАХОВАНИЕ
  5. Глава 26 ЛИЧНОЕ ПОТРЕБЛЕНИЕ
  6. Личное страхование туристов
  7. Урок 1 ДЕЛО НЕ В ТОМ, СКОЛЬКО ЭТО СТОИТ. ДЕЛО В ТОМ, СКОЛЬКО ЗА ЭТО ГОТОВЫ ЗАПЛАТИТЬ
  8. ЛИЧНОЕ ВРЕМЯ
  9. Личное страхование
  10. Личное страхование
  11. ЛИЧНОЕ СТРАХОВАНИЕ И ЕГО МЕСТО В СИСТЕМЕ СТРАХОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
  12. Личное страхование туристов (путешественников)
  13. Государственное имущественное и личное страхование
  14. Личное страхование граждан
  15. Власть и личное влияние
  16. Личное общение с клиентами
  17. Личное общение с конкурентами
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -