<<
>>

Беседа XIII ПЯТЬ «ПОЧЕМУ?» В УПРАВЛЕНИИ

В борьбе за лучшую организацию управления мы, к сожалению, недооцениваем скрытого и опасного противника. Имеются в виду пассивность и равнодушие, которые обычно прикрываются формулой: «У нас так принято».
Никаких «почему?» для любителей этой формулы не существует. На любой вопрос у них готов стандартный ответ: «Так всегда делалось», «так заведено». Ссылкой на традиции оправдывают нежелание думать, анализировать свою работу, беспрерывно искать новые и лучшие методы решения поставленных задач. Наука об организации и управлении начинается с вопроса «почему?» Ставя перед собой последовательно ряд таких вопросов и отыскивая ответы, можно обнаружить лишнее, ненужное, отживающее. Первое «почему?» — это почему и зачем это делается? Известно, что наибольшее количество энергии человека уходит на бесполезные движения. Человек к ним привык и не задумывается над тем, зачем он их делает. Нечто подобное происходит иногда и в процессе управления. В первый раз что-то сделали по собственной инициативе, по приказу руководителей или совету. После того как действие повторится много раз, оно превращается в привычку, в неписаное правило. Приходят новые люди и нередко продолжают копировать своих Предшественников. С чего все это началось — забывается. Вырабатывается как бы закономерность: не делать тогог чего раньше не делали другие. Постепенно начинается своеобразное управленческое отложение солей. Когда отложение солей происходит у пожилых людей, врачи их успокаивают: это, дескать, не болезнь, а защитная реакция стареющего организма. От такого успокоения боли не проходят, но человек вынужден смириться со своей участью. Больной кряхтит, жалуется, но, когда ему дают советы переменить диету, заниматься спортом, он даже сердится, потому что всякое новшество — ломка его привычного образа жизни. С аналогичным явлением мы сталкиваемся и в управлении. Когда откладываются «управленческие соли», человек уже не задумывается о необходимости всего того, что делает сам и что делается вокруг него другими.
Заполняются какой-то бланк, какая-то форма, а нужны ли они-вообще? Составляется какой-то отчет, а зачем? Требуется поставить печать, а действительно ли она нужна? Собирается традиционное совещание, но принесет ли оно пользу? В комнате стоит сейф, а нужен ли он? Данное учреждение выполняет такие-то функции, но, может быть, их выполнение лишь дань вчерашнему дню и остались они только потому, что учреждение забыли вовремя ликвидировать? Значдт, прежде всего нужно знать: «Почему и зачем это делается?» Получив, ответ на первый вопрос, мы должны спросить себя: почему делается именно там, а не в ином месте? Тут неизбежно потребуется анализ распределения функций между отдельными звеньями управления народным хозяйством — министерствами, комитетами, главками. У нас некоторые учреждения иногда выполняют совершенно чуждые им функции или дублируют других. О необходимости уточнения функций говорил тов. JI. И. Брежнев в Отчетном докладе ЦК КПСС на XXIV съезде партии и еще ранее — в выступлении на Пленуме ЦК КПСС 30 октября 1968 г. Отсутствие четкого разграничения функций привело, например, к тому, что производство мелиоративной техники рассредоточено у нас по различным министерствам и ведомствам, возникают трудности в связи с большой разбросанностью по различным министерствам и ведомствам производства^машин и механизмов для села и т. д. Второе «почему?» требует анализа каждой структурной единицы с точки зрения нормативного положения, определяющего ее компетенцию. Общие фразы и отсутствие яс- ности в таких положениях чреваты отрицательными послед- . ствиями. Они вызывают споры, кто и чем должен заниматься, кто кому подчиняется, приводят к многоначалию и невозможности установить персональную ответственность, вносят путаницу в поток информации, документации и корреспонденции. Распределение новых предприятий по экономическим зонам страны, размещение оборудования, изучение сложившихся форм кооперации в-народном хозяйстве, маршрутные и пооперационные карты производственного процесса — все это нуждается в научном анализе: почему делается именно там, где это принято делать? Третье «почему?» — почему делает именно тот, а не другой? Ответ на предыдущий вопрос был связан с уточнением функций организаций.
Теперь надо разобраться в распределении полномочий между должностными лицами, руководителями разных рангов, между руководителями и подчиненными и т. д. Отсутствиеv или плохое качество и некомпетентность должностных инструкций всегда ведут к неразберихе. Многие руководители плохо владеют искусством использования своих прав и обязанностей и делают сами то, что могли бы выполнять самостоятельно их подчиненные, а многие подчиненные стремятся переложить на своих начальников ответственность за дела и решения, котррые обязаны выполнять сами. На наш взгляд, тут большую роль играют устарелость и ненаучность отдельных штатных расписаний. Правильная х мысль — необходимо ^сокращать расходы на управленческий аппарат. Разумность этого требования очевидна. Но как это выполняется на практике? Иной раз под сокращение попадают явно не те, кого надо бы сократить. С точки зрения третьего «почему?» это означает следующее: часть работы выполняется совсем не теми, кем должна делаться. Мы привыкли делить работников народного хозяйства на управленческий и производственный персонал. При этом нередко упускается из виду, что в итоге развития современной техники и научных методов труда неизбежно растет группа работников, не принадлежащих ни к первой, ни ко второй категориям. Это группа вспомогательного и обслуживающего персонала. Именно этот персонал позволяет реально добиваться сокращения дорогостоящего управленческого персонала, так как дает последнему возможность сосредоточиваться на работе по управлению. Если такой возможности нет и людям управленческого труда приходится организовывать свою работу по принципу самообслуживания и выполнять чужие функции, то, естественно, кадры управленческого персонала увеличиваются: ведь штаты-то сокращать можно, а функции — нет. Вот почему совершенствование управления иногда может требовать увеличения расходов на служащих секретарского типа. «Управленческий аппарат» и «управленческий персонал» — разные понятия. И в то же время, как это ни • странно, у нас вообще не существует официально утвержденного определения «управленческий персонал».
Вместо этого просто перечисляют должности, именуемые управленческими. Отсюда появляется возможность экономии расходов на управление не за счет сокращения количества управленческих должностей, что было бы логично, а просто уменьшением числа машинисток, секретарей, посыльных и т. д. Но когда люди получают управленческие оклады за неквалифицированную работу, которую им приходится выполнять вместо уволенных канцелярских работников, то фактически это означает не уменьшение, а увеличение расходов на управление. , Думается, что такой подход к численности обслуживающего персонала иллюстрирует слабое знание современной науки об организации и управлении. Четвертое «почему?» — почему делается именно в такое время? Синхронизация различных действий и своевременность принятия решений являются неотъемлемой частью научного управления. Наиболее частая ошибка людей управленческого труда — несвоевременность принятия решений: либо вообще пропускается момент, когда требуется действие, либо что- то делается, но слишком поздно, или что-то решают сделать, но слишком рано. Ошибки такого рода иногда объясняются неопытностью и неумением. Но чаще они уходят "корнями в недостатки само^ системы управления. Решения принимаются не вовремя из-за плохой системы информации и обратной связи, плохо поставленного ^ учета, ничем не обоснованного откладывания, приверженности к письменным распоряжениям и, самое главное, из- за многоступенчатости управленческого аппарата и просчета в планировании. Между прочим, такое явление, как штурмовщина, убедительно демонстрирует, какие неиспользованные резервы времени имеются, если люди ухитряются в последние дни месяца или года нагнать упущенное. И, наконец, пятое «почему?» — почему делается именно так, а не иным образом? Это уже вопрос о методах работы. Анализ проблем, связанных с этим «почему?», направлен на отыскивание ненужных элементов в технологии производства, ненужных операций в методах управления, на упрощение всевозможных процедур, их удешевление, ускорение и повышение качества выполнения.
Такого рода анализ открывает новые возможности проявления инициативы и творческих способностей лиц любого ранга, любого вида труда. Человек, относящийся к своей работе сознательно, всегда может найти способы ее улучшения. Всего, разумеется, знать никто не может. Если человек, которого спрашиваешь, в состоянии дать обоснование своим действиям, это хорошо. Если он говорит, что не/знает, но постарается узнать,— это уже надежда. Но плохо, если человек и не знает, и не пытается узнать. К таким управляющим принадлежат те, кто руководствуется правилом: «Не делай ничего, что не предписано сверху». Не нарушая формально предписанного, они в то же время не используют всех возможностей. Кто же конкретно должен заниматься соответствующим анализом? Важным инструментом здесь, как нам кажется, могут служить лаборатории научной организации труда. Многие из них отлично работают. Но не следует закрывать глаза и на то, что значительная часть лабораторий НОТ до сих цор не знает, чем заниматься, или разменивается на частности, занимается тем, что можно и должно делать и без всяких дополнительных штатных единиц. Таким лабораториям хочется посоветовать: займитесь пятью «почему?» — и вы получите программу своей работы, нужной и важной SB равной степени для любого завода, учреждения, министерства. После того как на XXIV съезде КПСС прозвучали слова о необходимости повышения роли и расширения самостоятельности министерств и ведомств, работу многих из них было бы весьма целесообразно, как нам кажется, проанализировать соответствующим лабораториям НОТ с позиций перечисленных «почему?». Такого рода анализ позволит. уточнить функции различных учреждений, установить более четкую их иерархию, устранить двойственность подчинений, усовершенствовать взаимосвязь и технику обратной связи с нижестоящими органами, сократить лишние звенья, удешевить управленческий аппарат. Совершенствование системы управления требует строгой дисциплины. Укрепление ее предполагает не только большую политико-воспитательную работу, соответствующую подготовку управленческих кадров и профилактику правонарушений, цо и наличие определенных санкций за невыполнение правовых норм.
Отдельные лица иногда слишком легко и удобно прикрывают свою личную безответственность щитом ответственности коллектива, а коллектив, спасая честь мундира, нередко просто покрывает (во избежание неприятностей) неверные действия подобных лиц. Последних, к счастью, не так уж много, но они представляют собой те капли дегтя, которые портят бочки меда нашего управленческого аппарата. За безответственностью стоит безнаказанность, а сама безнаказанность порождает и культивирует безответственность. Нам необходимо повышать правовую культуру в процессе управления, учиться управлять по-новому. Те, кто упорно руководствуется формулой «у нас так принято», должны всерьез задуматься: ведь совершенствование системы управления не мода, а государственная необходимость. Без знания основ научной организации труда и производства теперь невозможно правильно вести народное хозяйство страны. Вот почему проблемам организации производства и управления столько внимания уделил XXIV съезд КПСС. Как ни широк круг этих проблем, их все же можно свести к трем основным разделам: к теории и практике организации, созданию оптимальных условий труда и инженерно-экономическим проблемам. К центральным вопросам теории и практики управления должны быть отнесены: оптимальность размеров предприятия, степень его централизации или децентрализации, общая организационная структура, правильное определение штатов и обязанностей, контроль и учет труда. От того, насколько правильно и успешно будут решены названные задачи, в значительной мере зависит технический прогресс страны, развитие ее экономики. В самом деле, разве не уп- равленческий фактор определяет размещение предприятий, их оптимальный размер, эффективное использование сырья, оборудования? Практика показывает, что только теория управления может подсказать правильные организационные и технические меры, максимальное использование человеческих ресурсов, в частности высококвалифицированного персонала* К сожалению, у нас еще можно нередко наблюдать недопустимое расточительство этих сил. Люди с большим опы-, том и знаниями, могущие многое сделать для прогресса техники, часто тратят драгоценное время на второстепенные вопросы, которые мог бы решить хороший секретарь. Правило «делай все сам», как показывает практика, приводит обычно к тому, что работники выполняют лишь часть того, что они могли бы сделать при правильном функциональном распределении обязанностей и рациональной специализации. Не меньшее значение имеет и второй раздел науки, определяющий оптимальные условия труда. Диапазон проблем, входящих в это понятие, весьма широк: от правовых норм и психофизиологии трудовой деятельности человека до материальной среды, которая влияет на физическую, интеллектуальную и психическую его работоспособность. Сложность и высокая производительность современных машин потребовали изучения общей реакции работника на различные факторы производственного и управленческого процесса. Не случайно уже в 40-х годах текущего века на Западе стала развиваться эргономика — наука, имеющая своей целью установление оптимальной системы «человек — машина», используя современные достижения биологии, физиологии, функциональной анатомии, психологии и кибернетики, в частности бионики. Не менее важное значение имеет и среда, в которой человек трудится, его психологическая реакция на окружающую обстановку, например на температуру воздуха, влажность, свет, шум. Исследования показали, что все это приобретает большое экономическое значение. Рассказывают, что на одном заводе, выпускающем мелкие части электронных приборов, процент брака значительно увеличивался через час после начала работы. Оказалось, что стены цехов и станки были окрашены в красно-оранжевый цвет, который раздражающе действовал на рабочих. Стоило по совету специалистов перекрасить помещение в голубовато-зе- леный цвет, как брак резко уменьшился. Дело в том, что при красно-оранжевом цвете снижалась способность человека правильно воспринимать вес и размер мелких предметов, при зелено-голубоватом же она сохранялась. Рационально организованное рабочее место, например, машинистки значительно повышает производительность ее труда. Подогнанный под рост стол и стулья, правильно падающий свет, удобное расположение бумаги, копировки, резинки может увеличить эффективность ее работы на 30—40 проц. Нельзя не сказать несколько слов о режиме и гигиене труда и отдыха. Мы часто отмечаем факты трудового самопожертвования, но не всегда понимаем, что они оправданы лишь в том случае, если вызваны рациональной необходимостью. Если же самопожертвование вызывается плохой организацией производства, то оно — плод преступления. Только научный подход к трудовому процессу может принести эффективные результаты. Коммунистическая партия и Советское правительство придают чрезвычайно важное значение -быту трудящихся,, их культурному обслуживанию. Ведь от этого в значительной мере зависит настроение людей, их производительная способность. Наука об организации и управлении отводит и этим факторам большое м^есто. Она изучает и чисто психологические моменты, и вопросы техники, и роль поощрений и взысканий, явления текучести рабочей силы. Не зря, например, американские фирмы призывают служащих делать дело с улыбкой на лице. Это не ханжество. Если плохое настроение человека обычно вызывает хмурое выражение лица, то естественна и обратная связь: удерживаемая на лице улыбка по своего рода условному рефлексу уже через 15—20 минут улучшает настроение человека 6is всякой объективной к тому причины. Недавно мне довелось встретиться с неким горе-руководителем предприятия, которому было рассказано о такой реакции. Подумав немного, он ответил: «Человеку улыбаться нечего, когда он занят серьезным делом»... Можно было бы назвать немало и других примеров, свидетельствующих о недооценке психологических факторов, которые могут повысить производительность труда, существенно поднять его эффективность. Наконец, третья группа проблем, рассматриваемых наукой юб организации и управлении, охватывает инженерноэкономические вопросы. Трудно переоценить их важность для народного хозяйства. Чтобы представить последствия, к которым может привести игнорирование этих проблем, сошлюсь на факты, приведенные в предыдущих беседах. Подсчитано, что если аппарат Госплана будет работать старыми методами и не пользоваться современной вычислительной техникой, ему уже к 1980 г. для сбора и переработки необходимой информации потребуется в качестве сотрудников все население Советского Союза! Вот почему новая межотраслевая наука должна в самом широком смысле решать инженерно-экономические задачи автоматизации управленческого труда. Неправильно думать, например, что для налаживания конвейерного производства автомобилей нужен организатор. Для этого нужен просто хороший инженер-специалист. Необходимость в применении науки об организации и управлении появляется в тот момент, когда возникают проблемы координации и увязки большого ряда процессов, разнородных по своему технологическому характеру, ставятся задачи создания новых предприятий, транспортных коммуникаций, средств контроля и управления, то есть того, что выходит за рамки чисто инженерного труДа. Расчленение функций отраслевых инженеров и организаторов порождается именно процессом современной специализации: чем глубже идет специализация, тем важнее делается увязка в одно целое разнородных процессов. И чем больше музыкантов, играющих на разных инструментах в таком хозяйственном оркестре, тем более необходимым делается дирижер. Между тем научная организация до недавнего времени почти исключительно касалась только промышленного производства; сельское хозяйство затрагивалось мало, а в таких отраслях экономики, как коммунальное и бытовое обслуживание, научные методы управления начали применяться совсем недавно. Какие же меры следовало бы осуществить в ближайшее время для того, чтобы решить комплекс проблем, стоящих перед молодой наукой управления? Прежде всего необходимы органы, целью, которых должно стать исключительно научное изучение и совершенствование организации и управленческих процессов. Такие учреждения, как нам представляется, целесообразно создать в виде оргбюро на каждом заводе, в каждом учреждении и сельскохозяйственном предприятии. Их надо укомплектовывать хотя бы небольшим числом специалистов, которые имели бы возможность посвятить свое время исключительно этим проблемам. И здесь многое может сделать наша научно-техническая общественность: разрабатывать конкретные предложения и рекомендации по широкому привлечению Масс трудящихся к внедрению научных методов труда, улучшению стиля работы, поднятию культуры труда и беспощадному искоренению всех архаических приемов, которые органически чужды нашему строю. Что греха таить, у нас есть еще немало людей, которые упорно цепляются за отжившие приемы, сопротивляются научным методам организации и управления. К важным мероприятиям следует отнести прежде всего издание ряда руководств по вопросам организации и управления. Необходимо разработать справочник по терминологии новой науки, ибо без него у нас может повториться нечто напоминающее легенду о Вавилонской башне и смешении языков, если каждый начнет изобретать и вкладывать в различные организационно-управленческие термины свои собственные толкования, как это уже и начинает происходить. Далее, срочной задачей является разработка мероприятий по созданию педагогических кадров и программы для обучения организаторов производства. Хотя бы элементарный курс межотраслевой науки об организации и управлении должен быть введен в программу всех высших учебных заведений и техникумов. Следует также принять меры к более ускоренному переводу лучшей зарубежной литературы по вопросам организации и управления, критически, с марксистских позиций осмысливая идеи авторов. Видную роль в координации усилий по созданию нашей собственней социалистической науки об организации и управлении должна, безусловно, сыграть Академия наук СССР и научно-техническая общественность. Именно за ними должно быть решающее слово. Штурм новой науки должен стать общественным делом, ибо сейчас нет задачи „ более важной, чем борьба за лучшую организацию и управление всем нашим народным хозяйством. Эта борьба должна вырасти в могучее народное движение. Наука об организации и управлении — это прежде всего наука о том, как правильно, быстро и эффективно работать, - как правильно использовать в трудовых процессах фактор времени. Научная организация труда должна энергично проявляться всюду и вездег она не терпит разгильдяйства, проволочек, недисциплинированности, бесцельной траты времени. Вопросы организации и управления касаются всех. В условиях капитализма организация и управление не могут быть совершенными. Примеры отдельных организационных достижений в экономической жизни США не означают, что у них все хорошо и гладко. В США можно найти сколько угодно организационной неразберихи и управленческой неграмотности. Там очень много плохо организованных и плохо управляемых предприятий. Их владельцы разоряются в процессе безжалостной капиталистической конкуренции, и слабые предприятия поедаются более сильными. Авторы литературы по вопросам организации и управления на Западе часто выступают апологетами капитализма. Поэтому американские теории управления требуют критического отношения, ибо, как бы внешне эффективно ни были организованы отдельные американские предприятия и учреждения, достижение совершенства в организации и управлении в условиях капитализма невозможно даже теоретически. За внешней гармонией таких предприятий всегда скрываются противоречия между трудом и капиталом. Организационно-управленческие возможности капитализма в конечном итоге ограниченны. А у нас таких ограничений нет. ' ’ . Система социалистического планового хозяйства открывает необозримые горизонты и создает такие колоссальные возможности претворения в жизнь научных основ организации и управления/которые не могут и сниться в капиталистическом мире. Это особенно подчеркивает исключительную важность развития этой науки для нас.
<< | >>
Источник: В. М. ГЛУШНОВ, Г. М. ДОБРОВ, В. И. ТЕРЕЩЕННО. БЕСЕДЫ ОБ УПРАВЛЕНИИ. 1974

Еще по теме Беседа XIII ПЯТЬ «ПОЧЕМУ?» В УПРАВЛЕНИИ:

  1. Пять причин, почему люди не покупают
  2. Глава XIII. Управление научно-технологическим развитием: новые аспекты проблемы (опыт США и Японии)
  3. В. М. ГЛУШНОВ, Г. М. ДОБРОВ, В. И. ТЕРЕЩЕННО. БЕСЕДЫ ОБ УПРАВЛЕНИИ, 1974
  4. Беседа II КИБЕРНЕТИКА — ФУНДАМЕНТ НАУК ОБ УПРАВЛЕНИИ
  5. Беседа VI СИСТЕМА ЦЕЛЕЙ И СРЕДСТВ УПРАВЛЕНИЯ НАУКОЙ
  6. Часть I Почему важна культура результативного управления
  7. Глава 16 Почему попкорн в кинотеатрах стоит дороже, и почему неверен очевидный ответ
  8. Глава XIII ТРАНСФОРМАЦИЯРОССИЙСКОЙ ЭКОНОМИКИВ КОНТЕКСТЕГЛОБАЛИЗАЦИИ
  9. Глава XIII. Проблема создания более устойчивой покупательной силы денег
  10. ГЛАВА XIII. ОТКРЫТАЯ ЭКОНОМИКА
  11. Глава XIII ТЕОРИЯ ОБЩЕСТВЕННОГО БЛАГОСОСТОЯНИЯ
  12. XIII. Долгий спад и «вековой тренд»
  13. 2| Пять ЭТАПОВ CRM
  14. Глава 46 Пять составляющих успеха
  15. ПЯТЬ ФУНДАМЕНТАЛЬНЫХ ВОПРОСОВ
  16. Общинный раздаток (конец IX- начало XIII века)
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -