<<
>>

Приоритетное планирование

  Когда время отпущено скупой мерой и каждое слово на счету, человек не станет ни празднословить, ни отвлекаться от главного.

Р. Роллан

Как отсеять неважные дела и сконцентрироваться на важных? Нужно «поставить на место» те дела, которые кажутся важными, но на самом деле таковыми не являются.

Это легко сделать с помощью матрицы, предложенной президентом США Д. Эйзенхауэром. Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности (рис. 4.3).

А. Важные и срочные. Нужно сделать их немедленно, если уж они у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

Б. Важные и несрочные. Это самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением и т. п.

В. Неважные и срочные. Именно эти дела «прикидываются» важными», маскируясь под дела «А». Именно дела «В» создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф. У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится.

Г. Неважные и несрочные, или корзина для мусора. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая ими лучшие рабочие часы.


Для достижения цели нужно: все дела одного из прошлых дней разбросать по «матрице Эйзенхауэра»; выделить ярким цветом неважные дела, которыми вы занимались в этот день; вспомнить, какие важные и несрочные дела пришлось ради них отложить (опять не успел почитать профессиональную литературу; так и не доходят руки обучить сотрудников грамотно отвечать клиентам и т.

д.); подумать, какие последствия могут быть от этого откладывания (отстану от жизни и не получу повышения; фирма начнет терять клиентов); подумать, что бы вы потеряли, если бы не стали делать тогдашних срочных, но неважных дел; сравнить убытки в п. 4 и п. 5; сделать выводы; запланировать на будущие дни соответствующие действия.

Тот же принцип проповедует один из гуру тайм-менеджмента, Стивен Р. Кови, автор мирового бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей». Его квадрант имеет следующий вид.

Дела:

Срочные

Несрочные

Важные

1

Критические ситуации Неотложные проблемы Проекты с «горящим» сроком исполнения

2

Профилактические действия, поддержание PC (ресурсов и средств)

Создание связей Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил

3

4

Отвлечение, некоторые

Мелочи, отнимающие время

0)

телефонные звонки

Корреспонденция

3

I

Какая-то корреспонденция, какие-

Звонки

*

CD

то сообщения

Пустая потеря времени

Ф

X

Некоторые заседания Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятельности

Праздное времяпрепровождение

Вы можете заполнить квадрант Кови собственными данными (диск Самоучитель, Тема 4).

Следуя принципу «чем больше, тем лучше», мы всегда стараемся уместить во временном пространстве, которым обладаем, как можно большее количество дел. Но какая разница, сколько мы успеваем сделать, если то, что мы делаем — не то, что сделать действительно важно.

Рис. 4.4

Наши цели из Второго Квадранта — как большие камни. Если мы вначале поместим в банку другие, более мелкие дела (цели) — мелкие камешки, песок, воду, а потом попробуем вместить в нее большие камни, то они не поместятся. К тому же мы наделаем большой беспорядок в процессе попыток вместить их туда (рис. 4.4, б).

Если же мы точно знаем, каковы наши большие камни (дела, цели), то, уложив их первыми в банку, мы будем удивлены тем, насколько много мелких камешков, песка и воды вместится в пустое пространство между ними. Таким образом, ключевым моментом в вопросе о том, чем заполнить банку, является тот факт, что большие камни (наши цели из Второго Квадранта) следует укладывать в первую очередь (рис. 4.4, а).

При составлении своего недельного списка дел сначала поместите в него дела из Второго Квадранта (важные, но несрочные). Вы отметите, что существуют две разновидности недельных работ, выполняемых каждый день. Одна представляет собой конкретные занятия в определенные часы, другая предоставляет пространство для расположения остальных приоритетных дел конкретного дня.

Между обязательными делами всегда нужно определять время для занятия важными, но несрочными делами, которые продвигают вас к достижению вашей цели (дела из Второго Квадранта).

Иногда более эффективно не определять конкретного места во времени для некоторых приоритетных дел, а просто ставить их во главу списка приоритетов и ожидать подходящего момента для их совершения, и при его наступлении откладывать все остальные дела.

Простой способ классифицировать дела по важности следует из закона, открытого известным экономистом Вильфредо Парето. Согласно этому закону, 20% всех клиентов приносят 80% всей прибыли; 20% всех деталей дают 80% всех неполадок и т. д. В приложении к тайм- менеджменту: 20% всех дел дают 80% результатов; остальные 80% дел дают 20% результатов.

Знание этого факта позволяет при рассмотрении списка дел выделить те 20%, которые дают максимальный результат и поэтому требуют особого внимания. Разъяснению данного принципа посвящена книга Р. Коха «Принцип 80/20» (рис. 4.5).

Менее точный, но не менее полезный способ отделения важного от неважного дает различение качественного скачка и количественных улучшений. Питер Друкер, говоря о расстановке приоритетов, предлагает ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить ситуацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие достичь решительного конкурентного преимущества.

Выделите в вашей деятельности 20% задач, являющихся наиболее важными.


Для достижения цели нужно проанализировать один из прошлых дней и попытаться для каждого дела ответить на вопросы: 1. «Вопрос Парето»: «Относится ли это дело к тем, которые дают 80% результатов?» 2. «Вопросы Друкера»: «Дает ли эта задача серьезный качественный скачок или только частные, малозначительные улучшения?» и «Является ли эта задача дерзкой, бросающей вызов, дающей вам сильные конкурентные преимущества?»

Ответив на эти вопросы, определите, какие дела попали в число наиболее приоритетных. Что вы на основе этой информации измените в вашем плане на завтра? Все будет идти по-прежнему или вы придумали способ сильнее сконцентрироваться на важных делах, уделить им больше времени? 

<< | >>
Источник: Васильченко Ю. Л., Таранченко 3. В., Черныш М. Н.. Самоучитель по тайм-менеджменту. 2007

Еще по теме Приоритетное планирование:

  1. Упражнение № 3. Приоритетное планирование по квадранту Кови
  2. 2| Выбор приоритетных товаров
  3. Приоритетный национальный проект «Здоровье». 
  4. Приоритетные направления научно-образовательной подготовки
  5. 1| Выбор приоритетных рынков сбыта
  6. Приоритетное управление рынком инновационных проектов
  7. Приоритетный национальный проект «Образование». 
  8. Изменение приоритетной роли маркетинга
  9. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТНОСТИ ПРОБЛЕМ И ИХ ПРИЧИН
  10. Приоритетные направления НИОКР
  11. Приоритетная роль жилищной политики
  12. 6.7.2. Выявление приоритетных конкурентов и определение силы их позиции
  13. 5.1 Выявление приоритетных конкурентов и силы их позиции
  14. § 3. Приоритетные направления и этапы разработки финансовой стратегии ТНК
  15. РЕШЕНИЕ ПРИОРИТЕТНЫХ ЗАДАЧ В ОБЛАСТИ НАДЗОРА
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -