<<
>>

Эффективная работа с документами

При работе с документами дают о себе знать кое-какие вредные привычки, которым вы поддаетесь машинально, например, просматриваете каждую присланную вам бумагу перед тем, как с ней разобраться.

Это значит, что каждую бумажку вы прочтете или пробежите глазами по крайней мере дважды.

Другие вредные привычки при работе с документами: класть бумаги на полку с пометкой "В работе", где они пылятся в течение многих дней, если не недель; хранить каждый листок, выбрасывая минимум; отвечать на письма и инструкции, не требующие ответа; хранить копии внутренних инструкций и отчетов; заваливать свой рабочий стол всеми бумагами сразу; посылать напечатанные в одну строку ответы на внутренние инструкции; перекладывать бумаги с одной полки на другую и обратно; откладывать в одну сторону материалы, за которые вы не знаете, как взяться, и перед тем как сложить в папку, просматривать их по нескольку раз;

ничего не выбрасывать; иметь больше одного места хранения текущей бумажной работы, например, на столе, в выдвижном ящике, на полке "В работе", на полке "Входящие", на полке "Текущие", из-за чего не знать, где искать документ, когда он понадобится; посылать инструкции, когда вполне достаточно позвонить.

С бумагами проблема такова, что чем больше мы их производим, тем "продуктивнее" или "эффективнее в работе" мы сами себе кажемся. Это не так, и в целом производимое нами количество бумажной работы обратно пропорционально степени нашей эффективности.

Если вы менеджер, то ваша основная забота — управлять людьми и стимулировать их к работе в рамках группы. Вы управляете не через бумажки — вы управляете, разговаривая с людьми, подходя к ним, даже если их рабочие места расположены в двух шагах от вашего стола. Если вы погрязнете в бумажной работе, то не сможете управлять своей группой.

Для того чтобы руководить эффективно, вам нужно уменьшить количество бумажной работы и проводить больше времени в общении с людьми.

ПОЧТА Найдите время в течение дня, которое будет наиболее подходящим для разбора почты. Корреспонденцию не обязательно вскрывать сразу по ее поступлении. Конечно, в отправлении может быть что-то важное. Однако, как показывает опыт, даже важные письма могут подождать несколько часов. Действительно не терпящую промедления информацию вам бы прислали по факсу. Вскрывайте почту в одно и то же время дня. Вскрыв, сразу же приступите к ее обработке. Не просматривайте почту. Это пустая трата драгоценного времени, и вместо того, чтобы уделить время информации,

требующей немедленного реагирования, вы будете отвлекаться на вещи, которые могут подождать. Если у вас в руках документ, требующий сравнительно оперативного действия (например, продиктовать ответ или позвонить), сделайте это сразу же. Если такой возможности нет, поместите его в систему "переноса вперед", чтобы заняться позже (система "переноса вперед" рассматривается в этой главе ниже). Если по какому-то вопросу вы можете предпринять действие, но оно будет неполным — осуществите первую его часть, после чего поместите документ в систему "переноса вперед" или отметьте в своем списке отсроченных дел, когда вы сможете решить данную проблему окончательно. Если бумага предназначена только для ознакомления и не превышает по объему одного листа формата А4, прочтите ее сразу и затем ВЫБРОСИТЕ. Если объем материала больше одного листа А4, выделите в ежедневнике или в списке отсроченных дел время на его прочтение. Но не обманывайте самих себя. Сможете ли вы его прочесть вообще, даже если вам это нужно и вы рассчитывате вернуться к этому документу позже? Полки "В работе" и картотеки завалены бумагами (десятилетней давности — обычное дело!), которые, как мы думали, однажды сможем сесть и прочесть. Если в глубине вы чувствуете, что вряд ли это когда-нибудь произойдет, — выбросите или передайте эти материалы кому-то, кто найдет время ознакомиться с ними. Если это "мусор" — не мешкая отправляйте его в корзину. Не храните никаких бумаг, кроме тех, которые вам абсолютно необходимы.

Если это внутренняя инструкция, требующая ответа, — не диктуйте его и не печатайте. Напишите от руки (разборчиво) внизу инструкции и отошлите оригинал отправителю. Как правило, копию сохранять необязательно, но если она вам нужна, воспользуйтесь ксероксом.

ПРИМЕР

ПАМЯТКА

Кому:              Джнннн Тgt;ткlt;у#у

От:              Джона

Дата:              18 ноября

Предмет: Ожидаемая церемония проводов на пенсию Джинни,

Ты уже знаешь, что Майк Харрис в конце этого месяца уходит на пенсию. Я бы хотел выделить из бюджета деньги на организацию достойной церемонии проводов на 100 человек в Спортивно-общественном клубе. Майк работал безупречно, и я думаю, что это стоит как-то отметить. К тому же мне кажется, что это поможет ободрить членов группы и весь коллектив компании.

Общие расходы составят около 2000 фунтов (включая напитки и закуски). Что скажешь?

Джон, действуй. Обязательно приыасите шефа. 2000 фунтов — все-таки “круто”. Выясни, во сколько обойдется шипучее вино или обычное шампанское на “один раунд”, и мы заплатим. Кроме того, в баре каждый сам сможет купить себе напитки. В любом случае это дотируется.

ВЫДВИЖНАЯ СИСТЕМАХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ

Это папка в виде "гармошки" или выдвижной ящик с поперечными отделениями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые должны появиться на вашем столе в означенный день. К приме

ру, 12-го числа вы написали клиенту письмо и 20-го хотите получить ответ. Вложите копию письма или записку в отсек за номером 20. Каждый день вы берете документы из отсеков, помеченных по порядку числами месяца. 20-го числа вы убираете копию письма и проверяете, получен ли ответ.

Основное преимущество такой системы заключается в том, что при ее использовании необходимость в полке с пометкой "В работе" отпадает. Все документы, с которыми вы в данный момент не работаете, отправляются либо в обычную систему регистрации, либо в выдвижную систему хранения информации.

Если документ понадобится вам за день до срока, просмотрите содержимое тонких папок за те дни месяца, где, как вам кажется, может находиться искомый материал.

Вы можете использовать выдвижную систему хранения информации для: писем, требующих ответа; памяток об установленных сроках; докладов и документов; пунктов повесток дня; звонков, которые необходимо сделать; памяток о контроле за исполнением действий; памяток о встречах/днях рождения; контроля за поручениями; памяток о встречах 1-1 с членами вашей группы. ПОЛКИ

На столе должно быть только две полки: для входящих и исходящих документов. При правильном использовании выдвижной системы хранения информации другие полки не понадобятся.

Входящие документы необходимо забирать хотя бы дважды в день. Если полка "Входящие" у вас всегда переполнена, то люди будут вынуждены класть документы на середину вашего стола, чтобы вы наверняка их увидели. Люди будут класть документы на полку, если она опустошается регулярно. Вам не нужно сразу приниматься за разбор бумаг. Документы можно поместить в выдвижную систему хранения информации и заняться ими позже. Если

з

люди знают, что вы взяли бумаги с полки и просмотрели, то они будут уверены, что вы ими займетесь и что вам не нужно об этом напоминать.

ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ

Если вы занимаетесь этим сами или для этого есть человек старайтесь соблюдать единственное правило: ДЕЛАТЬ ЭТО КАЖДЫЙ ДЕНЬ; тогда за один раз подшивать придется всего несколько бумаг. Если вы будете их копить, то очень скоро вырастет бумажная гора, на разбор которой уйдут часы, и тогда уж вы точно не будете этим заниматься.

К подшивке документов нужно относиться как к рутинной работе (что-то вроде разбора почты), и заниматься ею лучше с утра. Так это быстрее войдет в привычку.

ЛИСТЫ ПЕРЕДВИЖЕНИЙ

Если вы или ваша группа проводите какое-то время вне офиса, заготовьте недельные листы передвижений. В таком листе подробно указано местонахождение человека в указанный день и в указанное время — как правило с контактным телефоном.

Каждый лист передвижений используется в течение одной недели, и к нему обращаются все заинтересованные лица.

Листы передвижений экономят массу времени, когда в поисках какого-то человека в офис звонят клиенты или другие лица. Гораздо легче заглянуть в лист передвижений и быстро и профессионально сообщить звонящему о местонахождении того или иного человека, указав ожидаемое время его прибытия.

КНИГА "ДЛЯ ВСЕГО"

Книга "Для всего" представляет собой книжку в твердой обложке формата А4, которая всегда находится при вас. Все, что вам приходится записывать — от протоколов собраний до телефонных номеров, — записывается в эту книгу. Вам никогда не придется искать заветный клочок бумаги, на котором вы записали переданную по телефону важную информацию; кроме того, окру-

ПРИМЕР

Па. 18

Вт. 19

lt;*.20

4t. 21

Пт; 22

Марк

Офис

я              полов, дня - Визит: Дж. Джонс и Ко (тел. ...); я              полов, дня — офис я              полов, дня — собр. группы; я              полов, дня — офис

1-я полов, дня — 1              Джин; я              полов, дня — визит ABC и Ко (тел. ...)

1 полов, дня — офис;

2-я полов, дня — полдня — отгул

Джин

Офис

Офис

1-я полов, дня — собрание группы

1-я полов, дня — 1-1 Марк

Собрание в Лидсе — весь день в офисе

Майкл

Курсы маркетинга — Манчестер весь день (тел. ...)

Офис

я              полов, дня — собр. группы; я              полов, дня — Офис type="1"> я              полов, дня — визит Т Максим (тел. ...);

12.30 - 14.00 - обед; Том Майке; я              полов, дня — офис

Собрание в Лвдсе — весь день в офисе

Элизабет

Отп.

Отп.

Отп.

Отп.

Отп.

«

жающие, видя, что вы делаете пометки, подумают, что вы занимаетесь порученным делом, и не будут беспокоить вас ненужными напоминаниями.

Если у вас есть секретарь — см. главу 9 "Работа с секретарем", где даются советы по использованию помощи секретаря при работе с бумагами.

Памятка Разбирайте бумаги сразу. Применяйте выдвижную систему хранения информации. Выбрасывайте ненужные бумаги. Заведите только две полки: для входящих и исходящих документов. Подшивайте документы каждый день. Пользуйтесь листами передвижений. Пользуйтесь книгой "Для всего".

<< | >>
Источник: Дебра Олкок. Управление временем и рабочей нагрузкой. 1998

Еще по теме Эффективная работа с документами:

  1. Автоматизация работы с документами
  2. Работа с документами
  3. ГЛАВА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
  4. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
  5. Организация работы с документами
  6. 9.1. СИСТЕМЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
  7. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  8. Использование ЭВМ в работе с документами
  9. 3.2 Рекомендации по повышению эффективности работы с пластиковыми картами  в  ОАО  «АК БАРС» БАНК. Расчет экономической эффективности предлагаемых мероприятий
  10. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЗАЩИТЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
  11. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ОТНОСЯЩИМИСЯ К ГОСУДАРСТВЕННОЙ, КОММЕРЧЕСКОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ТАЙНЕ
  12. Нормативные документы по расчету экономической эффективности информационных систем
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -