<<
>>

5.1. Применение персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютеров, а также современных средств связи и коммуникаций. Неоценимую помощь в этом оказывают системы автоматизированного учета, позволяющие сократить время обработки учетных данных, ликвидировать разрыв во времени между хозяйственными процессами, получением первичной учетной информации, ее обработкой и выдачей результатной учетной информации, предоставить учетным работникам компьютерный сервис при осуществлении их профессиональной деятельности и т.д.

Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организа ционного и технологического характера.

Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом случае важно определить пути рационального использования компьютеров или их сетей для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него, как правило, и начинается автоматизация управления. Предпосылками для этого являются: •

наличие большого объема трудоемких и рутинных работ; •

решение задач бухгалтерского учета по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций; •

то, что бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия; •

сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия; •

требование внешних пользователей, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), предоставлять их в электронной форме на машиночитаемых носителях; •

создание необходимого кадрового потенциала для компьютеризации бухгалтерского учета; •

систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете.

К бухгалтерским расчетам можно отнести решение задач по преобразованию исходных данных в результатные по относительно несложным алгоритмам вычислений.

Результатами таких вычислений являются создание периодических отчетов в регламентном режиме и получение ответов на текущие запросы в запросном режиме (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных

В этой группе расчетов находятся все информационные задачи бухгалтерского учета. Их особенности, влияющие на технологию обработки данных: 1)

законодательно предписаное каждой фирме отражение в учете хозяйственных операций. Это необходимо для контроля, анализа принимаемых решений, т.е. создана информационная система бухгалтерского учета и существующая информационная технология; 2)

решение только хорошо структурированных задач, где четко определяются входные и выходные данные, относительно простые алгоритмы решения; 3)

выполнение основного объем работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека; 4)

наличие очень детальных данных, которые подлежат обобщению и систематизации; 5)

акцент на хронологию событий, т.е. их систематизация по мере совершения операций.

Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого-либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и выдача. Для сбора фактической информации на предприятии производится фактический подсчет материальных объектов (дета лей, товаров и т.д.), получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, предшествует регистрации на материальном носителе (бумаге или диске). Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: курьером, с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано в основном накоплением сообщений до их обработки.

Обработка ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машино- и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляются в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п. В зависимости от видов и порядка их заполнения образуются формы бухгалтерского учета. Это процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязи и последовательность записей в них.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

На практике используются различные формы счетоводства: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная (упрощенная форма), автоматизированная (или таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т.д.).

Не нарушая основных принципов ведения учета при журнально-ордерной форме счетоводства, на компьютерах можно получить привычные для бухгалтера регистры аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, создаются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных — совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются: •

децентрализованная обработка учетных данных на АРМ; •

использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группиро- вочных регистров; •

сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями.

По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с работниками, готовой продукции, учету движения материалов) вначале разрабатываются вспомогательные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем из подсчитанных и взаимопроверен- ных файлов данных формируются сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам не массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т.д.) можно не разрабатывать вспомогательные регистры, периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 5.2).

При децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач в полном объеме.

Наиболее рациональная форма общения бухгалтера с ПЭВМ — ведение диалога с помощью меню, т.е. пакет программных средств включает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных данных и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной инфор мацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее «подсказки» в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

Переменные данные, документы, заполненные вручную

Печать первичных документов на компьютере

Кассовая

книга

Накопительные и группировочные ведомости по шифрам аналитического учета

? ? Вспомогательные регистры или ведомости Листки-расшифровки

? < ?

г ? Журналы-ордера

Главная книга

Баланс и другие формы отчетности

I

Движение информации Контрольная сверка

Анализ информации и принятие решений

Рис.

5.2. Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ

Создаются предпосылки для использования ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщении информации, а также ее анализе и использовании. При использовании ПЭВМ появляется возможность выписывать документы на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

При применении мемориально-ордерной или упрощенной («Журнал-главная») форм в условиях применения ПЭВМ предусматривается изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, журнала регистрации хронологических записей, главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства.

При применении упрощенной формы учета записи ведутся в регистре «Журнал-главная», левая часть которого предназначена для хронологических записей, а правая — для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств «Проводки — главная книга — баланс» (ПГиБ).

Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены. Они создаются для реализации прежде всего функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность.

В основном эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они главным образом «глубиной» ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПГиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно- материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно-, иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является ограниченность программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиций регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: «Начислена заработная плата в сумме.». За ней стоит множество трудоемких расчетов, которые при наличии компьютера нецелесообразно делать вручную.

Автоматизации бухгалтерского учета. При внедрении на предприятии автоматизированной системы учета бухгалтер должен активно участвовать в процессе установки системы. От каждого бухгалтера, принимаемого на работу, требуется владение компьютерными программами. При автоматизации работы бухгалтерии основная доля ответственности возлагается на главного бухгалтера. При его желании и заинтересованности такое внедрение происходит быстро и безболезненно.

Проектирование системы автоматизации бухгалтерского учета — процесс создания и внедрения проекта автоматизированного решения учетных задач по новой технологии. Сюда включается детальная разработка отдельных и проектных решений, их анализ, апробация и внедрение.

Качественное проектирование и внедрение являются основной предпосылкой эффективного функционирования системы при постоянном совершенствовании ее обеспечивающих и функциональных составляющих. Цель всех этих работ состоит не только в компьютеризации информационных потоков, но и в совершенствовании самого учета и организации основной деятельности экономического объекта. Поэтому главный бухгалтер должен иметь преставление об имеющихся на рынке технических и программных средствах, тенденциях их развития, основных принципах проектирования.

Внедрение автоматизированной системы носит скорее эволюционный характер, т.е. ориентируется на существующую структуру бухгалтерии, при этом модернизируются элементы метода бухгалтерии (двойная запись, документация и пр.), так что затраты и степень риска минимальны. К тому же бухгалтер получает возможность систематически работать с нормативно-правовыми документами, хранящимися в базах знаний «КонсультантПлюс», «Гарант» и других.

Переход к новой информационной технологии в учете может осуществляться одним из трех путей: •

выполнением этой работы собственными силами; •

изготовлением проектных решений силами специалистов из сторонней организации; •

покупкой готовых пакетов прикладных программ.

Первый путь достаточно сложен. Он требует решения нескольких проблем: 1)

бухгалтер должен приобрести квалификацию пользователя персонального компьютера; 2)

необходимо построить модель информационной системы и ее функционирования на экономическом объекте; 3)

необходимо реализовать построенную модель (или ее часть) средствами, доступными квалифицированному пользователю.

Достоинством такого подхода являются приобретение пользователем некоторых навыков и выработка собственных критериев оценки используемых программ. Однако он трудоемок, а главное — не гарантирует качественной работы по созданному пользователем сценарию.

Разработка собственных инструментальных средств с привлечением консультантов в области компьютеризации экономических задач — дело также весьма трудоемкое и дорогостоящее, и только мощная компьютерная фирма с большим научным и практическим заделом может помочь в решении этой проблемы.

По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав из них наиболее подходящий для условий конкретного объекта.

Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-либо фирмой, но в принципе мало пригодные для специфических условий работы на конкретном объекте. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразна покупка дорогостоящего мощного программного продукта для объекта, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу.

Поиск рациональных путей проектирования ведется по следующим направлениям: использование типовых проектных решений совместно с пакетами прикладных программ (ППП) с последующей привязкой их к конкретным условиям внедрения и функционирования, разработка автоматизированных систем проектирования (АСП). В последнее время все больше организаций предпочитают покупать готовые программные средства, пакеты и техноло гии, при необходимости прибавляя к ним свое программное обеспечение.

При использовании тиражной бухгалтерской программы необходима помощь бухгалтеру при ее внедрении, иначе он может не понять, как использовать приобретенную программу.

Бухгалтер должен уметь выполнять следующие работы. 1.

Составить рабочий план счетов с выделением субсчетов и аналитических счетов. 2.

Составить локальные классификаторы массивов справочной информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей, поставщиков и покупателей и т.д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. 3.

Осуществить кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатуры по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентификационный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый — номер государственной налоговой инспекции, остальные — номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработки по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (товарно-материальные ценности, сотрудники, поставщики и покупатели и т.д.). Без правильной классификации и кодирования с массивами возможны повторный ввод и нарушение аналитического учета. 4.

Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому АРМ: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учетом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придется формировать и вводить дополнительно.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную, сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр до кумента (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и другие первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

5. Автоматизировать ввод в компьютер многих однотипных бухгалтерских корреспонденций, предусмотрев возможность и ручного ввода любой корреспонденции.

Выходные документы (регистры и отчетные формы) формируются автоматически в результате систематизации и обобщения данных в ЭВМ. Чаще всего отчетные данные выводятся на бумагу, на дисплей, на машинные носители. На бумажные носители и дисплей данные выводятся в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм.

Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.

Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются содержание и формы всех выходных документов. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке.

Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчеты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для бо- лее эффективной автоматизации бухгалтерского учета следует провести все перечисленные работы, что облегчит дальнейшее внесение изменений, а также комплексную автоматизацию по всем участкам.

<< | >>
Источник: Ясенев В.Н.. Информационные системы и технологии в экономике Юнити-Дана. - 560 с.. 2008

Еще по теме 5.1. Применение персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства:

  1. Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства
  2. КАРМАННЫЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР (КПК)
  3. З.10.С VP-модель, персональный компьютер, анализ ситуаций
  4. О формах безналичных расчетов и порядке их применения
  5. 4.5. Особенности применения традиционных показателей эффективности ИИП
  6. Дискуссионные вопросы о формах кредита
  7. Сборка компьютеров
  8. Конкретная ситуация Народный компьютер «Амата»
  9. 3. Компьютеры
  10. Компьютер и оргтехника
  11. ФОРМЫ СЧЕТОВОДСТВА
  12. В КАКИХ ФОРМАХ ОСУЩЕСТВЛЯЮТСЯ О РЕАЛЬНЫЕ ИНВЕСТИЦИИ?
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Системы технологий - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Философия экономики - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика природопользования - Экономика сельского хозяйства - Экономика таможенного дел - Экономика транспорта - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -