<<
>>

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Все многообразие документов, используемых в управлении и подлежащих анализу, следует классифицировать по соответствующим признакам (табл. 6.3). Совокупность документов по виду деятельности образуют системы документации, среди которых наиболее применимыми: организационно-распорядительная; конструк-

торская; технологическая; по изобретательству и рационализации; по стандартизации; плановая; отчетно-статистическая; первичноучетная; финансовая и бухгалтерская; расчетно-денежная; по ценообразованию; по материально-техническому обеспечению и сбыту; по социальному обеспечению.

В практике управления, безусловно широко используются и другие системы документации (правовые, учебные и т.п.).

Таблица 6.3

Классификация документов, используемых в управлении про-               изводственно-хозяйственными системами

Признак классификации

Документы

1

2

Сфера деятельности

Политические, экономические, научные, технические, социальные, правовые

Вид деятельности

Организационно-распорядительные, плановые, расчетно-денежные, отчетно-статистические, финансовые, торговые, бухгалтерские, проектно-сметные, конструкторские, технологические и др.

Место составления

Внутренние, внешние

Количество вопросов

Простые, сложные

Стадия создания

Оригиналы, копии

Способ получения отражаемой информации

Первичные, производные

Форма

Индивидуальные, трафаретные, типовые

Срок исполнения

Срочные, среднесрочные, долгосрочные

Срок хранения

Постоянного хранения, долговременного хранения, вечного хранения

Способ фиксации информации

Рукописные, печатные, звуковые и др.

Способ изображения информации

Цифровые, графические, алфавитные

Характер происхождения

Служебные, личные

Периодичность

разработки

Текущие, периодические

Наименование

Устав, положение, приказ, распоряжение, постановление, указание, стандарт, инструкция, отчет, техническое задание, проект и др.

ИСТО ЧНИКИ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Источником сбора, изучения, обобщения и анализа первичной информации, которая при проведении исследований СУ подвергается изучению, обобщению и анализу, служат: данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов; устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации; состав членов правления и их заместителей, состав ревизионной комиссии; приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей; нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты; ОСУ организацией и ее структурных единиц; экологический паспорт; показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов; входящие и исходящие документы; положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы отражающие: цели задачи организации; степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материально-вещественных и информационных потоков; соотнесенность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления; централизацию и распределение полномочий по принятию решений; функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками; существующую технологию выполнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень используемых технических средств управления; используемые методы управления; факторы, обеспечивающие

получение прибыли; исполнительность решений в структурных единицах организации.

Собирать и обрабатывать информацию желательно за последние три — пять лет.

Особое место в управленческой деятельности и исследовательской работе занимает система организационно-распорядительной документации. В нее входят документы организационного (положения, уставы, инструкции, правила), распорядительного (приказы, указания, распоряжения, решения, протоколы, постановления), справочно-информационного (письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, сводки) характера, а также документы о личном составе (штатное расписание, характеристики, личные дела, записки о переводе и т.п.), предложения и заявления граждан.

Изучение первичных документационных и других информационных источников в подавляющем большинстве случаев позволяет получать более объективные результаты исследования. Однако не следует абсолютизировать документальные источники информацию, так как некоторые документы могут отражать реальность в искаженном виде (например, объем сверхурочных работ, численность работающих и т.д.). Все это требует тщательной проверки, а потому проводить анализ следует и другими методами.

При исследовании СУ помимо первичной документации могут быть использованы и другие документальные источники, имеющие вторичный характер: обзоры, статьи и другие информационные сведения, приводимыми органами национальной системы сертификации, правительственными структурами, средствами массовой информации и т.п.; годовые отчеты организации и ее структурных единиц; отчеты о маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации;

При проведении исследования подвергать анализу следует также специальные отчеты или справки, которые составляют работники бухгалтерии, планового отдела, отдела труда и заработной платы и т.д.

Целесообразно также анализировать оформление управленческой документации, обращая внимание на структуру того или иного документа.

Так, в распространенном управленческом документе «Положение о подразделении» регламентируются общие вопросы его деятельности, конкретные задачи, функции, права, обязанности и и.п.

Здесь следует изучить: утверждающие Положение подписи, реквизиты и данные; наименование подразделения; общие положения; задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; имущество и средства; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация; наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

В Положении любое структурное подразделение должно быть четко организационно очерчено, указан его статус (группа, бюро, отдел, управление или департамент и т.п.).

Другой управленческий документ «Должностная инструкция» регламентирует деятельность определенного должностного лица. В этом документе, как правило, должны быть отражены: утверждающие инструкцию подписи и реквизиты и другие данные; наименование должности в соответствии с действующей классификацией должностей; общие положения; функции; права; должностные обязанности; ответственность; взаимоотношения (связи по должности); наименование должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровка подписи, визы.

Для рабочих такой документ обычно не составляется, так как они должности не занимают, а выполняют работы по профессии. Однако в последнее время для рабочих стали составлять рабочие инструкции, где перечисляются выполняемые ими работы и дается их характеристика. Достаточно указывать эти работы согласно квалификационной характеристике рабочего, имеющего определенную профессию (из тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих), в трудовом контракте или оформлять их в виде приложения к нему.

Достоинство рабочих инструкций состоит в том, что в них: перечень выполняемых типовых работ по тарифно-квалификационному справочнику можно дополнить другими, а также

включать положения из различных регламентирующих документов (например, для уборщицы — из технического регламента по эксплуатации и обслуживанию сложного оборудования в части его уборки); появляется возможность указать подчиненность рабочего, определить его права и ответственность.

Рабочие инструкции более предпочтительны для малых предприятий.

Одним из примеров инструмента для анализа должностных инструкций может быть таблица определенной формы, описывающая регламент того или иного исполнителя (табл. 6.4).

Таблица 6.4

Описание персонального регламента и характеристик исполни-

теля-управленца

Испол

нитель

Це

левая

сис

тема

Це

левое

на

зна

чение

Решае

мые

задачи

Функ-

цио-

налъ-

ные

обя

занно

сти

Пра

ва

Ответ

ствен

ность

Сти

мулы

Ко

нечные

резуль

таты

По

треб

итель

Помимо перечисленных выше документов, источниками информации могут быть также сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе опросов и т.п.

<< | >>
Источник: Мишин В.М.. Исследование систем управления: Учебник для вузов. 2003

Еще по теме КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ:

  1. Системы документации
  2. 17.3.2. РАЗРАБОТКА ТЕНДЕРНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  3. 16.13. Аудиторская документация
  4. 2.3.Документация
  5. Содержание проектной документации
  6. Состав проектно-сметной документации
  7. Документация продавца
  8. ГЛАВА 15 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  9. Глава 6 ВИДЫ ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
  10. Глава 36. Документация в перестраховочной деятельности
  11. Разрешительная документация
  12. Рабочая документация
  13. Система документации процесса
  14. Техническая документация
  15. Торги (тендеры) на разработку проектной документации
  16. Документация аудитора
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -