29.2. ПОНЯТИЕ СИСТЕМЫ ИНТЕГРИРОВАННОГО ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССОВ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ
В целях получения необходимых для управления сведений исходная экономическая информация подвергается арифметической и логической обработке, передается, хранится, регистрируется, т.
е. преобразуется. Можно считать, что управленческий труд есть прежде всего труд по преобразованию информации и принятию решений на оснований результатных данных. В процессе преобразования меняются форма представления информации, количество производных показателей, осуществляются отбор нужной в данный момент информации, передача ее в места непосредственного использования и т. д.Следовательно, процесс преобразования информации представляет собой совокупность различных операций по количественному и качественному изменению характеристик информации во времени и в пространстве. Наиболее характерными моментами процесса преобразования информации являются: сбор и регистрация исходных данных, обработка, передача, хранение. Кроме того, могут выполняться такие сопутствующие операции, как размножение, кодирование, перекодирование, декодирование и др. При этом перечень элементов процесса преобразования и порядок их выполнения могут быть различными для разных видов экономической информации. Так, например, исходная учетная информация подлежит прежде всего измерению и регистрации в соответствующих носителях по месту совершения хозяйственных операций, а исходная плановая информация (директивные плановые показатели) возникает на базе анализа результатной информации за предыдущие периоды и поступает от вышестоящих органов в готовом виде.
Особые требования к преобразованию информации, к рациональному построению его процессов предъявляются в условиях внедрения автоматизированных систем управления. Функционирование автоматизированных систем основано на использовании большой номенклатуры технических средств, осуществляющих своевременную и качественную регистрацию, сбор, обработку, а также выдачу результатов данных соответствующим органам управления и образующих в совокупности так называемый комплекс технических средств (KTC) любой АСУ.
В этих условиях крайне необходим системный подход к вопросам разработки методик машинного преобразования информации и к выбору комплекса технических средств с учетом круга решаемых задач и их сложности. В результате должны обеспечиваться взаимная связь, взаимозависимость, преемственность и строгая согласованность структуры информационного обеспечения всех функциональных подсистем объекта управления.
He менее важный аспект процесса преобразования информации в условиях АСУ — обеспечение принципа интеграции данных. Интеграция показателей, используемых на разных уровнях и звеньях управления, — это главное направление совершенствования всей системы экономической информации, и не только экономической, но и других видов информации, используемых для управления (например, зоотехнической, агрономической, технической и т. д.). Принцип интеграции не означает какого-либо объединения данных. Его суть в том, что обеспечивается возможность многоцелевого, многократного использования показателей, однократно введенных в систему. Интеграция позволяет получать максимум полезной информации из ограниченного числа исходных данных. При этом полностью исключается дублирование показателей, достигается сжатие информации при переходе от низших к высшим уровням управления, а также полная информационная совместимость между функциональными подсистемами объекта управления.
Большие особенности технология преобразования информации имеет в условиях функционирования автоматизированных банков данных. В этом случае процесс преобразования информации подразделяется на два функционально обособленных цикла, каждый из которых имеет как аппаратное, так и программное обеспечение., Первый цикл — сбор й регистрация исходных данных, включая их отражение на машинных носителях, а второй — последующее преобразование рабочих массивов, созданных на первом этапе. Преобразование упорядоченных массивов осуществляется в соответствии с требованиями решения конкретных задач, предусматривает их многократное и многоцелевое использование, выполняется с помощью соответствующих пакетов прикладных программ.
Одна из самых трудоемких стадий процесса преобразования — сбор и регистрация исходных данных (это особенно относится к учетной информации). Операции по измерению, сбору исходных данных и их регистрации известны под названием первичного учета, на долю которого падает до 60% рабочего времени, затрачиваемого на учет и планирование. Из общего времени, расходуемого на первичный учет, 30-35% приходится на получение количественных данных о хозяйственных операциях (сбор информации) и 65-70% — на их регистрацию в соответствующих носителях. В операциях записи исходной информации принимают участие многие работники предприятий (учетчики, бригадиры, экономисты, инженеры, зоотехники, агрономы и др.), расходующие на эту работу до 20% фонда рабочего времени.
Поэтому применение технических средств для механизации и автоматизации указанных операций относится к числу важнейших задач совершенствования управленческого труда. Без всесторонней автоматизации первичного учета не может быть решена проблема механизации управленческого труда в целом. От полноты, качества, точности первичного учета зависит возможность получения разносторонней, оперативной и объективной информации для всех звеньев управления народным хозяйством.
К числу технических средств, с помощью которых могут выполняться операции съема информации, относятся: импульсные датчики, мерная тара, весы, счетчики, рулетки, часы и др. Эти средства различаются по степени автоматизации выполнения операций (с участием человека или автоматически), по возможности записи подсчитанных данных и их передаче и другим признакам.
Сбор исходных данных, как правило, сопровождается их представлением (регистрацией) на определенных носителях. В настоящее время основным носителем исходной информации выступает документ. Записи (фиксации) подлежат как количественные данные (основания показателей), так и необходимые признаки, характеризующие место и время совершения хозяйственных операций. Операции по регистрации информации относятся к числу наиболее трудоемких, что вызывает необходимость их всесторонней автоматизации.
К числу технических средств, с помощью которых обеспечивается регистрация информации, относятся саморегистрирующие приборы, счетчики- регистраторы, буквопечатающие устройства, номенклатурно-адресовальные и типографские машины, множительные аппараты и др. Te или иные средства регистрации обеспечивают фиксацию информации в соответствующих материальных носителях.В сельскохозяйственных предприятиях получение исходной информации и ее регистрация почти не механизируются, за исключением использования для этих целей мерной тары по подсчету выхода продукции растениеводства и частично животноводства (надой молока).
Возможность механизации и автоматизации сбора исходной информации в значительной степени зависит от уровня механизации производственных процессов. Так, механизация, а тем более автоматизация, первичного учета в сельскохозяйственных предприятиях до некоторой степени затрудняется условиями сельскохозяйственного производства. Работа в открытом поле, территориальная разобщенность производственных участков, применение ручного труда (уборка фруктов, ягод, овощей и т. д.) исключают возможность автоматического фиксирования объема выполненных работ, как это происходит на поточных линиях в промышленности. Количество готовой продукции, сошедшей с конвейера на промышленном предприятии, может автоматически регистрироваться счетным устройством и дистанционно передаваться на пульт управления ЭВМ.
Более благоприятные условия для механизации сбора исходных данных создаются в связи с переводом отдельных отраслей животноводства на промышленную основу. Организация крупных птицекомбинатов, работающих на промышленной базе, позволяет, в частности, автоматизировать процесс сбора яиц, а следовательно, и их учет.
В процессе регистрации исходной информации может происходить ее размножение, что вызывается следующими причинами: необходимостью направления информации в несколько адресов, обеспечением большей надежности информации при передаче и длительном хранении за счет использования (при необходимости) других копий.
Размножение информации может выполняться вручную и с помощью различных технических средств (копировально- множительные машины, специальные множительные аппараты и др.). Процесс размножения информации может осуществляться и после ее регистрации, а также после передачи и обработки.Организация процесса сбора и регистрации исходной информации претерпевает значительные изменения по мере дальнейшего совершенствования средств вычислительной техники, средств связи, создания автоматизированных банков данных. В этих условиях средства сбора исходных данных используются как периферийные устройства ЭВМ. Процесс сбора совмещается с передачей и обработкой информации. Исходная производственная информация может фиксироваться датчиками и одновременно восприниматься и обрабатываться ЭВМ. Исходные данные могут предварительно накапливаться, фиксироваться терминальными устройствами и дистанционно (в форме сигналов) передаваться для обработки на ЭВМ (телеобработка).
Передача информации производится как до обработки, так и после нее. Необходимость передачи информации обусловливается тем, что исходные данные обрабатываются, как правило, не в местах их возникновения, а результаты обработки (результатная информация) используются различными органами управления, также не находящимися по месту обработки информации. От скорости передачи информации в значительной степени зависит и оперативность получения сводной учетной, и плановой информации и, следовательно, возможность оперативного анализа и принятия необходимых решений. Информация передается как с помощью различных транспортных средств, так и по каналам связи.
Для сельскохозяйственных предприятий вопросы передачи информации приобретают первостепенное значение. Это обусловливается территориальной разобщенностью совхозов (колхозов) и их структурных подразделений, а также недостаточным развитием транспортных связей. В результате возникает большой разрыв между временем возникновения (регистрации) информации и получением результатных данных, необходимых для управления.
Исключается также возможность получения оперативной информации, и резко снижается эффективность использования технических средств на других стадиях преобразования и в том числе эффективность применения для обработки высокопроизводительных ЭВМ. Вместе с тем не обеспечивается достаточный уровень функционирования автоматизированных систем управления.В связи с этим в последние годы интенсивно ведутся работы по совершенствованию технической оснащенности таких стадий процесса преобразования, как получение и регистрация исходных данных, их передача для обработки.
Следует отметить, что в литературе перечисленные стадии преобразования информации иногда называют одним общим термином — сбор информации, включая в это понятие не только операции по съему и регистрации исходных данных, но и создание машинных носителей, их контроль, а также передачу информации по каналам связи, т. е. весь подготовительный цикл для последующей обработки информации на ЭВМ.
Стадия обработки данных занимает особое место в процессе преобразования. Именно на этой стадии осуществляются содержательная обработка данных и получение результатной информации, передаваемой потребителю.
Перечень операций обработки, их структура и последовательность выполнения предопределяются, с одной стороны, характером решаемых задач, а с другой — применяемыми комплексами технических средств.
Удельный вес арифметических и логических операций неодинаков при обработке разных видов экономической информации и при выполнении разных видов экономических расчетов. Так, например, при обработке учетной информации удельный вес арифметических операций составляет примерно 48-50% (в том числе сложение и вычитание 34-35%, умножение и деление 14-15%), а логических — 48%; в расчетах по оперативно-календарному планированию логические операции составляют более 50%, а в расчетах по материально-техническому снабжению — свыше 90%. Исследование структуры операций обработки позволяет сделать правильный выбор технических средств, необходимых для обработки.
В условиях функционирования автоматизированных систем управления происходит как бы слияние всех стадий процесса преобразования в единый технологический процесс. Так, обработка информации находится в непосредственной связи с ее передачей и представлением исходных данных на машинных носителях, а также с операциями хранения и поиска. Некоторая часть операций обработки (первичная обработка) может выполняться на стадии съема и регистрации при использовании агрегатного комплекса технических средств сбора, регистрации и первичной обработки данных, обеспечивающих не только регистрацию в документах переменной и условно-постоянной информации, но и одновременно арифметическую обработку, включая накопление цифровых Данных, а также осуществление приема-передачи информации по выделенному каналу в режиме реального времени.
В этих условиях обработка информации выступает органической составной частью всего процесса преобразования.
Целесообразность взаимосвязи и взаимной согласованности между всеми стадиями процесса преобразования информации приобретает особую актуальность в условиях создания централизованных информационных фондов объектов управления и особенно при функционировании автоматизированных банков данных.
Как форма организации данных и средств их обработки автоматизированный банк данных характеризуется объединением не только всего информационного фонда, но и программных средств его корректировки, пополнения и выдачи пользователям. Вопросы обработки данных оказываются тесно увязанными с хранением информации. Например, получение на ЭВМ ответов по запросам пользователей предполагает обращение к хранящимся на машинных носителях массивам, поиск нужной информации, ее обработку в соответствии с содержанием запроса и выдачу результатов пользователю.
В этих условиях связь между операциями сбора информации, ее обработки, хранения, поиска устанавливается не только в пределах отдельных функциональных задач, но и между всеми задачами управления (задачи учета, планирования, анализа и др.). Достигается это путем установления между ними информационного, организационного и программного единства.
Поиск информации занимает важное место в процессе ее преобразования. Необходимость поиска обусловливается тем, что время обработки информации не совпадает со временем ее возникновения, а использоваться результатная информация может по частям, по мере анализа тех или иных сторон производственно-хозяйственной деятельности предприятий или их подразделений, и другими причинами. В связи с этим из общего массива поступившей информации следует отобрать ту ее часть, которая подлежит обработке в данный момент, или ту, которая требуется для нужд управления.
Поиск информации может производиться разными способами как вручную, так и автоматически. Ручной способ поиска сводится к нахождению соответствующими работниками нужной информации, например, выборочное нахождение первичных документов, перфокарт, отчетных сводок, содержащих необходимую информацию для использования или обработки. Операции поиска информации могут быть частично или полностью автоматизированы.
В условиях функционирования автоматизированных банков создаются целые системы прикладных программ, обеспечивающих поиск и выдачу необходимой пользователю информации.
Хранение информации — составной элемент процесса преобразования. Оно необходимо почти на всех стадиях преобразования информации: после регистрации, перед передачей, до обработки в процессе выполнения отдельных операций обработки, в процессе использования и т. д. Одни виды информации требуют кратковременного хранения (исходная переменная информация и промежуточная информация), другие — длительного хранения (постоянная информация и значительная часть результатной).
Хранение информации обеспечивается разными способами: например, путем регистрации информации в материальных носителях той или иной формы, которые служат одновременно памятью информации. Кратковременное хранение информации обеспечивается также в регистрах клавишных машин и оперативно запоминающих устройствах ЭВМ. В качестве долговременной памяти используются документы, книги, фильмы, магнитные и лазерные носители.
Необходимость хранения информации предъявляет определенные требования к организации архивного хозяйства на вычислительных установках. Должны организовываться текущие картотеки, предназначенные для хранения исходной информации в течение срока обработки, а также картотеки длительного хранения, в том числе картотеки постоянной справочной и нормативно-расценочной информации, итоговых данных для подсчета нарастающих итогов с начала года (особенно на вычислительных установках, обслуживающих сельскохозяйственные предприятия).
В вычислительных центрах, кроме того, создаются и хранятся библиотеки стандартных программ и подпрограмм.
Особенно большие требования к хранению информации предъявляются в условиях создания автоматизированных банков данных. Хранение информации в связи с этим должно обеспечивать быстрый поиск и выдачу данных по запросам пользователей, возможность своевременной корректировки хранимой информации (особенно условно-постоянной), включая ее пополнение, замену, изъятие отдельных реквизитов и показателей. Операции по выбору нужной информации (по запросу или при корректировке) осуществляются с помощью информационно-поисковых систем. Информационно-поисковые языки позволяют описать с помощью специальных терминов (близких к естественному языку) структуру единиц хранимой информации в информационной системе. Содержание запросов, поступающих от пользователей, также описывается в терминах информационно-поискового языка, что и обеспечивает нахождение в информационных массивах данных в соответствии с содержанием конкретного запроса по соответствующим программам.
Таким образом, хранение информации при создании автоматизированных банков данных находится в непосредственной связи с операциями поиска. Все операции поиска заранее программируются, за исключением произвольных по содержанию времени запросов, которые реализуются путем дополнительных программ, создаваемых системными программистами. Системы программ, обеспечивающих доступ к информации банков данных и извлечение необходимых данных, а также описания единиц хранимой информации (с помощью информационно-поисковых языков) и единиц запросов образуют так называемые информационно-поисковые системы. Автоматизированный банк данных — это одна из разновидностей информационно-поисковых систем, высшая форма этих систем, имеющая свое программное обеспечение и язык описания данных. Отличительной особенностью банка данных является возможность не только нахождения нужной информации, но и при необходимости — ее обработки.
Еще по теме 29.2. ПОНЯТИЕ СИСТЕМЫ ИНТЕГРИРОВАННОГО ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССОВ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ:
- 14.1. Экономические преобразования и налоговая система
- Управление процессом реализации преобразований
- Тема X. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ АГРАРНЫХ ОТНОШЕНИЙ В ПРОЦЕССЕ РЫНОЧНОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ
- Вовлекать в процесс преобразований персонал, работающий в операционной сфере
- Экономический критерий преобразований собственности
- Основные направления преобразований. Формирование рыночной системы
- Преобразования нравственных основ экономического строя
- 1. СОЦИАЛЬНАЯ БАЗА ЭКОНОМИЧЕСКИХ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ
- 10.2. Преобразование отношений земельной собственности и становление новых форм хозяйствования в процессе рыночной трансформации
- ИНСТИТУЦИОНАЛЬНЫЕ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ПРИ ПЕРЕХОДЕ К РЫНОЧНОЙ СИСТЕМЕ
- ОСОБЕННОСТИ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВ С РАДИКАЛЬНЫМ ТИПОМ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ
- Путь руководителя: размышления о преобразованиях на основе сбалансированной системы показателей
- 2.2. ОСОБЕННОСТИ ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ ГОСУДАРСТВ С ГРАДУАЛИСТСКИМ ТИПОМ ПРЕОБРАЗОВАНИЙ