<<
>>

Оформление первичных документов

Система ведения документации обеспечивает поступление нужной информации из записей в составляемые отчеты. Хорошая система отчетов основана на эффективной системе ведения документации, вот почему для формирования информативных управленческих отчетов любая хозяйственная операция должна сопровождаться должным образом оформленным первичным документом.

Прежде чем проводить работу по организации хозяйственных операций со всеми надлежащими аналитиками, следует выполнить такие действия: 1.

Организовать проведение любой операции только на основании предварительно оформленного первичного документа. В первую очередь имеется в виду внутренний первичный документ, так как во внешнем документе, например, в счет-фактуре на оплату компьютера, не будет указана цель данного приобретения. 2.

Сгруппировать внутренние первичные документы по типу операций: •

документы для совершения платежей или на выдачу денег; •

документы для списаний ТМЦ; •

документы для начисления расходов. 3.

Внести в формы первичных документов обязательные для надлежащего учета реквизиты: •

вид расходов (расходы/приобретение ОС/себестоимость товара); •

тип операции (поступление/выплата ДС; поступление/выбытие ТМЦ; доходы/расходы); •

целевое назначение платежа или списания; •

контрагент; •

наименование ЦФО; •

наименование ЦЗ; •

Ф.И.О. ответственного лица; •

наименование бюджета. 4.

Скорректировать надлежащим образом действующие схемы документооборота.

Проведение операции на основании первичного документа

Проведение любой хозяйственной операции на предприятии происходит только после согласования с руководством. Поэтому на стадии осуществления хозяйственной операции уже известно, кто ответственный за ее проведение, для чего она нужна, от чего зависит ее стоимость. Однако эта информация далеко не всегда бывает известна бухгалтеру, который проводит ее в системе, в результате чего он тратит большое количество времени на выяснение всех этих вопросов.

Поэтому

388 Глава 4 очень важно организовать работу таким образом, чтобы вся необходимая информация уже содержалась в первичном документе либо, если это невозможно, описать правила, по которым конкретная операция будет относиться к определенному центру доходов/затрат.

В общих правилах можно перечислить основные виды платежей, выплат, статей расходов

и, по возможности, закрепить за ними ответственных лиц. Также следует детально описать всевозможные статьи расходов и указать для каждой из них причину (носитель), которая влияет на величину суммы расходов.

Группировка первичных документов по типу операций

Для каждого типа операции существует свой первичный документ, на основании которого проводится данная операция. Так, все платежи с расчетного счета поставщикам и прочим кредиторам производятся на основании договора и счет-фактуры поставщика; выдача денег из кассы — на основании расходного кассового ордера или платежных ведомостей; списание топлива на доставку — на основании отчета о совершенных доставках с указанием клиентов и пробега. В общем случае можно выделить следующие типы первичных документов. •

Документы для совершения платежей или на выдачу денег: •

заявки на оплату; •

заявки на получение денег; •

заявки на приобретение имущества (мебели, компьютеров и т.д.); •

заявки на получение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, топлива, бумаги и т.д.); •

заявки, авансовые отчеты. •

Документы для списания ТМЦ: •

отчет об использованном топливе; •

отчет о выданных канцтоварах, бумаге. •

Документы для начисления расходов: •

авансовые отчеты; •

акты выполненных работ.

Для всех заявок на оплату обязательными реквизитами являются: •

поставщик; •

номер договора, по которому совершается платеж; •

цель оплачиваемой операции (закупка ОС, закупка товаров, закупка топлива, оплата услуг и т.д.); •

центр затрат, осуществляющий операцию;

Требования к системе управленческого учета для целей бюджетирования 389 •

ответственное лицо; •

сроки получения ТМЦ, работ (услуг).

Указание в заявке целевого назначения платежа — это оплата непосредственно за объект ОС или оплата услуг (должен существовать справочник назначений платежа) — позволит впоследствии получать информацию о том, на какую сумму был закуплен товар или оплачены работы по капитальному ремонту и т.д., и сравнивать фактические оплаты с запланированными.

Для заявок на получение денег обязательными являются следующие реквизиты. •

Кто получает деньги. •

Цель выдачи денег (командировка, приобретение канцтоваров и т.д.): •

если цель — получение денег на командировку, то дополнительно указывается: —

цель командировки; —

место командировки и планируемый маршрут; —

планируемые даты выбытия и прибытия. •

Центр затрат. •

Ответственное лицо.

Для заявок на приобретение имущества обязательными являются следующие реквизиты: •

что необходимо купить; •

для каких целей; •

желательные характеристики; •

для кого приобретается имущество.

Заявки на приобретение компьютеров и компьютерной техники, картриджей и других расходных материалов, с перечисленными выше реквизитами подаются отделу ИТ, а по мебели и прочему офисному оборудованию — в АХО.

Отделы ИТ и АХО, в свою очередь, предоставляют информацию в финансовый отдел для совершения оплат.

Для заявок на приобретение ТМЦ обязательными являются такие реквизиты. •

Что необходимо приобрести: •

бумагу; •

канцтовары; •

топливо. •

В каком количестве. •

Для каких целей.

390 Глава 4 •

Для какого подразделения.

Вышеуказанные документы желательно разбить по подразделениям, которые будут отвечать за проведение тех или иных операций. Выше мы уже обозначили, какие операции могут проходить по каждому подразделению, поэтому теперь не составит никакого труда определить и первичные документы для каждого подразделения и под каждую операцию.

Центр затрат “Снабжение”. •

Заявки на оплату: •

заявки на закупку товаров. •

Заявки на получение денег из кассы: •

заявки на выдачу денег под отчет для командировок. •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ. •

Авансовые отчеты.

Центр затрат “Таможенная очистка”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату таможенных услуг; •

заявки на получение денег под отчет. •

Заявки на получение денег из кассы. •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ. •

Авансовые отчеты. •

Грузо-таможенные декларации.

Центр затрат “ВЭД”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату транспортных услуг по доставке товара от поставщика; •

заявки на выдачу денег под отчет для командировок. •

Заявки на получение денег из кассы. •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ. •

Авансовые отчеты.

Центр затрат “Сектор сертификации”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату услуг сертификации.

Требования к системе управленческого учета для целей бюджетирования 391 Центр затрат “Транспортировка”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату транспортных услуг по доставке товара клиентам; •

заявки на выдачу денег под отчет для командировок; •

заявки на закупку топлива. •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ.

Центр затрат “Отдел маркетинга”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату рекламных услуг; •

заявки на оплату рекламных материалов; •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ.

Центр затрат “Отдел ИТ”. •

Заявки на оплату: •

заявки на покупку принтеров, компьютеров и прочей техники; •

заявки на оплату услуг по капитальному ремонту оргтехники; •

заявки на закупку материалов для капитального ремонта компьютеров и прочей техники; •

заявки на закупку материалов для текущего ремонта компьютеров и прочей техники. •

Заявки на приобретение основных средств для всех подразделений. •

Заявки на приобретение ТМЦ для всех подразделений.

Центр затрат “АХО”. •

Заявки на оплату: •

заявки на покупку мебели, офисного оборудования; •

заявки на оплату услуг по капитальному ремонту мебели; •

заявки на оплату материалов для капитального ремонта мебели; •

заявки на оплату материалов для текущего ремонта; •

заявки за оплату услуг по текущему ремонту; •

заявки на закупку канцтоваров, бумаги; •

заявки на оплату услуг связи; •

заявки на оплату услуг мобильной связи; •

заявки на оплату услуг аренды. •

Заявки на получение денег из кассы. •

Заявки на приобретение основных средств для всех подразделений. •

Заявки на приобретение ТМЦ для всех подразделений.

Центр затрат “Отдел персонала”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату объявлений по поиску специалистов; •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ.

Центр затрат “Служба безопасности”. •

Заявки на оплату: •

заявки на оплату техники безопасности; •

заявки на оплату услуг по капитальному ремонту таких объектов; •

заявки на оплату услуг по текущему ремонту таких объектов; •

заявки на оплату материалов для текущего ремонта таких объектов. •

Заявки на приобретение основных средств. •

Заявки на приобретение ТМЦ.

Разработка внутренних положений и инструкций, регламентирующих ведение управленческого учета

Управленческий учет регулируется только внутрикорпоративными нормами и предназначен исключительно для внутренних пользователей. Поэтому целесообразно утвердить все внутренние принципы и правила внутренними документами и принять их в качестве основополагающих правил управленческого учета.

Регламентирующие документы должны содержать такую информацию: •

цели и задачи системы управленческого учета, базовые принципы ее построения, основные понятия; •

описание структуры центров ответственности; •

состав контролируемых показателей по центрам ответственности и алгоритм их определения; •

формы первичных документов и отчетных документов; •

процедуры подготовки и обработки первичных документов; •

график документооборота управленческого учета.

Основными регламентирующими документами являются: •

положение об учетной политике; •

единые классификаторы и кодификаторы управленческого учета; Требования к системе управленческого учета для целей бюджетирования 393 •

управленческий план счетов; •

формы первичных документов и отчетов; •

порядок документооборота при ведении управленческого учета.

Учетная политика предприятия для целей управленческого учета — это совокупность выбранных предприятием способов ведения управленческого учета, конкретные принципы, основы, условия, правила, принятые компанией по ведению управленческого учета и дальнейшей подготовки и представления управленческой отчетности.

Основные правила и принципы ведения учета: •

двойная запись; •

отражение фактов хозяйственной деятельности в том периоде, когда они произошли (метод начисления); •

принцип существенности — в учете должна обрабатываться только существенная для поставленных целей информация; •

представление правдивой информации; •

баланс между выгодами и затратами; •

выгоды, которые извлекаются из информации, должны быть больше затрат на ее получение; •

приоритет содержания над формой — операции должны отражаться в учете исходя из их экономической сути, а не юридического содержания; •

принцип соответствия — отнесение расходов к тем доходам, для получения которых эти расходы и были произведены; •

использование методов группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов; •

правильная организация документооборота, инвентаризация; •

применение счетов управленческого плана учета; •

организация системы учетных регистров с целью обработки информации; •

построение системы отчетов; •

выбор валюты учета; •

применение метода оценки запасов; •

применение метода учета затрат; •

применение методов списания затрат на себестоимость товаров; •

задание ставки амортизационных отчислений по тем или иным группам основных средств;

394 Глава 4 • применение методов признания дебиторской и кредиторской задолженности; •

задание учетного периода — интервала времени, когда информация о значениях контролируемых показателей становится доступной.

Если финансовая функция организации работает плохо

Плохо поставленная финансовая функция может привести к значительным затратам.

Наиболее важные отрицательные последствия плохой работы финансовой функции организации приведены в табл. 4.40.

Таблица 4.40. Основные отрицательные последствия, к которым может привести плохо работающая финансовая функция Плохо выполненные задачи Последствия Действия по устранению последствий Финансовая дисциплина Хищения Усиление контроля на складах хранения Другие финансовые ТМЦ; над процессами закупок и продаж злоупотребления Налаживание процессов отслеживания Могут появляться затраты, информации о закупочных ценах которых можно было избежать предоставлении скидок Расходование средств Установка четких лимитов по закупкам для не скоординировано с каждого подразделения поступлением средств Оптимизация бизнес-процессов предприятия Контроль дебиторской Безнадежные долги Выявление и устранение проблем, задолженности Просроченные платежи которые приводят к наличию Высокая стоимость оборотных невозвращенной, просроченной средств дебиторки

Определение и фиксация кредитной политики предприятия Установка контроля над собираемостью денежных средств Контроль кредиторской Финансирование По возможности такая задолженность задолженности краткосрочными кредитами должна быть реструктурирована долгосрочных покупок в долгосрочную Завышенные цены на После тщательного анализа такой поставленные материалы кредиторки следует провести переговоры с поставщиком о возможности возврата таких материалов или об условиях их оплаты с рассрочкой Контроль запасов Завышенные товарные запасы Уменьшение излишних запасов Составление бюджета Отсутствие возможности Разработка и постановка системы и анализ отклонений от принятия правильных решений бюджетирования и управленческого учета плана на предприятии Управленческий учет Руководство не знает реальных результатов деятельности Book.indb Sec1:396

22.06.2006 17:53:31

<< | >>
Источник: Немировский, И.Б., Старожукова, И.А.. Бюджетирование. От стратегии до бюджета —пошаговое руководство. — М. : Издательский дом “Вильямс”. — с.. 2006

Еще по теме Оформление первичных документов:

  1. Первичные учетные документы, используемые для документального оформления банковских операций
  2. 2.11.1.Первичные документы
  3. 3.1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  4. 1.4.1. Первичные учетные документы
  5. 46. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ
  6. 2.3.3. Первичные документы по учету товаров
  7. Статья 9. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета
  8. 4.1. Первичные учетные документы Классификация документов для бухгалтерского учета
  9. 1. Общие положения (группировка первичных документов в бухгалтерском учете)
  10. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  11. Оформление кассовых документов
  12. Оформление документов, сдаваемых в архив
  13. Организация пункта оформления документов на автомобиль
  14. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  15. Правила оформления кадровых документов
  16. 42. Порядок оформления расчетных документов
  17. Глава 2.3. Документы, содержащие первичную информацию о персонале, и их использование в кадровой работе
  18. 7.12. Расходы на нотариальное оформление документов
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Системы технологий - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Философия экономики - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика природопользования - Экономика сельского хозяйства - Экономика таможенного дел - Экономика транспорта - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -