<<
>>

Контроль исполнения бюджета и анализ отклонений

Система бюджетного процесса компании определяет перечень задач бюджетирования и перечень управленческих функций, необходимых для его использования.

Одна из основных функций бюджетирования — планирование деятельности — предполагает разработку детализированного плана деятельности компании.

Данная функция предназначена для координации действий по достижению поставленных целей компании. При этом функция планирования бюджетов позволяет формировать любые количественные показатели достижения целей компании — целевых показателей деятельности, оценивать степень достижения целей на основе план-факторного анализа, проводить предварительный анализ деятельности и будущего финансового положения компании. С помощью оценки деятельности центров ответственности и степени достижения ими установленных целевых нормативов производится анализ достижения целей компании в целом, а также оценка влияния мотивации сотрудников на степень достижения целей компании.

Анализ исполнения бюджетов тесно связан с мониторингом его исполнения. Сам мониторинг выполнения бюджетных показателей деятельности компании позволяет выявить отклонения фактических результатов деятельности и оценить их влияние на целевые показатели. Выявленные отклонения очень важно соотнести с теми ЦФО, в которых они произошли, и определить причины их появления. На основании этих данных необходимо принять управленческое решение, направленное на регулирование тех процессов, в которых возникли отклонения, чтобы устранить причины их появления в будущем. Выявление отклонений бюджетных показателей невозможно без разработанных нормативов затрат и проведения анализа отклонений фактических затрат от нормативных. Учет должен быть ориентирован на выявление отклонений от нормы уже на этапе осуществле-

294 Глава 3 ния хозяйственной операции. Выявление отклонений является первым шагом в оценке деятельности компании и ЦФО — он поможет выявить эффективные и неэффективные виды деятельности компании или ее отдельные функции.

Кроме величины отклонений важно выявить причину их возникновения и определить те центры ответственности, которые отвечают за данные показатели.

Даже самое тщательное составление бюджета компании еще не гарантирует его исполнения. Обеспечение исполнения бюджетных показателей даст отлаженная процедура контроля исполнения бюджета — регламент бюджетирования.

Обычно выделяют следующие основные процедуры, направленные на контроль исполнения бюджета: •

оперативное планирование и учет; •

авторизация хозяйственных операций и проверка их на соответствие бюджету; •

управление платежами, финансовыми результатами и активами; •

корректировка бюджета.

Для исполнения утвержденного бюджета необходимо, чтобы руководитель ЦФО не имел права перераспределять перерасход, возникший по одной бюджетной статье, за счет другой. Данные полномочия передаются финансовому директору. В противном случае будет невозможно выявить и проанализировать перерасходы по конкретной статье бюджета.

Плановые выплаты в компании проводятся на основании заявок, утвержденных финансовым директором, которые должны содержать: •

название ЦФО и инициатора платежа; •

назначение платежа; •

документ-основание; •

срок осуществления платежа; •

код статьи затрат в соответствии с бюджетной кодировкой; •

отметку о соответствии лимиту по данной статье; •

отметку бюджетного контролера о соответствии данной заявки бюджету выплат на текущий период.

Обычно устанавливают граничные показатели возможного отклонения от бюджета. Так, например, все заявки, превышающие утвержденный бюджет на 10%, проходят через процедуру корректировки бюджета и согласования с финансовым директором.

Для авторизации хозяйственных операций необходимо четко распределить ответственность между менеджерами компании, — путем расчета граничных расходов тем или иным ответственным лицом, которое визирует соответствующий платежный документ. Распределение полномочий и ответственности в процессе

Организация бюджетного управления в компании по ЦФО 295 бюджетирования необходимо четко закрепить с помощью бюджетного регламента — документа, устанавливающего правила бюджетной процедуры и механизм управления для всех подразделений компании.

Бюджетный регламент — это совокупность документов, описывающих и регламентирующих бюджетный процесс в компании. Невозможно представить полноценное функционирование бюджетного планирования и контроля в компании без четкой регламентации процедуры бюджетирования, которая должна включать в себя следующие элементы: •

классификатор используемых в компании бюджетов; •

процедуры и сроки формирования бюджетов; •

процедуры и сроки согласования бюджетов; •

описание порядка утверждения бюджетов; •

процедуры контроля и анализа исполнения бюджетов; •

перечень лиц, ответственных за формирование и исполнение каждого бюджета.

В том случае, если в компании отсутствует какой-либо из указанных элементов системы бюджетирования, функционирование системы будет малоэффективным.

Как правило, наиболее слабым звеном в процессе бюджетного управления в компании является соблюдение бюджетов. В случае, если какие-либо виды расходов или платежей в бюджете не предусмотрены, они частенько совершаются по личному усмотрению руководителей компании, которые не удосуживаются вносить изменения в бюджет. Данная проблема становится вполне очевидной в момент анализа исполнения бюджетов и анализа факторов, повлиявших на отклонение от плановых показателей.

Немаловажной проблемой является и отсутствие взаимосвязи бюджетирования и управленческого учета. Это выражается в том, что статьи, которые присутствуют в бюджете, как правило, не выделены для анализа в системе управленческого учета, что приводит к осложнению проведения план-факторного анализа.

Для правильного и однообразного ведения учета как плановых, так и фактических показателей деятельности компании в разрезе бюджетных статей, необходимо создание следующих классификаторов (справочников): •

бюджетов; •

затрат; •

нормативов.

Более того, следует четкое описать какие операции относятся к данной статье затрат. Так, например, статья затрат “Офисные нужды” должна включать перечень тех операций, которые могут быть отнесены к данной статье затрат.

Статья “Общефирменные расходы” должна быть четко “раскрыта”, причем так, чтобы полностью исключить возможность двоякой трактовки при проведении бух-

296 Глава 3 галтером хозяйственной операции по поводу отнесения той или иной операции к данной статье расходов.

Выявленные отклонения по ходу анализа исполнения бюджета могут быть контролируемые, частично контролируемые или неконтролируемые.

Ответственность за отклонения даже в контролируемых затратах не всегда может быть однозначно установлена. Предел контроля конкретного вида отклонения зависит от норматива затрат и характера тех факторов, в результате которых происходит отклонение от норматива. Нередко отклонения бывают вызваны ошибками планирования, возникающими по причине невозможности точного планирования некоторых факторов, например закупочных цен поставщиков, уровня инфляции и т.д. В любом случае, когда отклонения вызваны факторами, которые находятся вне контроля ответственного лица, эти отклонения относятся к ошибкам планирования.

Процедура контроля исполнения бюджета занимает центральное место в системе бюджетирования компании. В этой системе обязательной является обратная связь по контролю исполнения бюджета. Без существования такой обратной связи система бюджетирования теряет всякий смысл. Иначе говоря, данная управленческая технология будет иметь смысл только в том случае, если будет предусматривать анализ того, что сделано, с последующей корректировкой деятельности компании. Система контроля исполнения бюджета является фактическим мониторингом финансового состояния компании.

Контролю исполнения бюджета предшествует сбор и анализ необходимых для контроля данных. Разработка бюджетных форм должна предусматривать абсолютно идентичные формы как для плановых показателей бюджетов, так и для фактических при контроле исполнения бюджетов. Кроме того, существующий управленческий учет должен быть приведен в соответствие к тем потребностям в необходимой информации и ее срезах, которые важны для бюджетирования компании.

В противном случае невозможно будет оценить исполнение бюджета и выявить отклонения от бюджетных показателей.

По факту проведения анализа и выявления результатов исполнения бюджетов необходимо определить, кого требуется поощрить, а кого наказать. Кроме того, план-факторный анализ должен быть обязательно завершен принятием управленческого решения о том, когда и кем должны быть устранены те негативные показатели, которые были обнаружены в процессе контроля исполнения бюджета.

В процессе контроля отклонений фактических результатов бюджета от плановых необходимо сосредоточить внимание только на значительных отклонениях. Значительность отклонений определяется каждой компанией самостоятельно и обычно оценивается в пределах 5-10% от величины плановых показателей. При анализе отклонений очень важно определить, в результате чего произошли данные отклонения: вследствие чьей-либо деятельности или же они стали результатом погрешности планирования.

Организация бюджетного управления в компании по ЦФО 297 Существует четыре подхода к реализации системы бюджетного контроля в компании. 1.

Анализ отклонений, ориентированный на корректировку последующих планов. 2.

Анализ отклонений, ориентированный на выработку дальнейших управленческих решений. 3.

Анализ отклонений в условиях неопределенности. 4.

Стратегический подход к анализу отклонений.

Первый подход к анализу отклонений (например, по чистой прибыли компании) можно схематически расписать следующим образом.

Отклонение чистой прибыли. 1.

Отклонение за счет продаж: •

отклонения за счет изменения цены реализации; •

отклонения за счет объемов продаж: •

отклонения по структуре продаж, •

отклонения за счет изменения доли рынка, •

отклонения за счет изменения размера рынка. 2.

Отклонения по затратам: •

отклонения по операционным затратам: •

отклонения по затратам на управление, •

отклонения по затратам на сбыт, •

отклонения по логистическим затратам, •

отклонения по затратам на рекламу и маркетинг, •

отклонения по себестоимости продукции; •

отклонения по неоперационным затратам.

В рамках системы контроля отклонений фактических показателей деятельности от планируемых по бюджету целесообразно начинать с проверки результатов работы всего предприятия в целом, с дальнейшей детализацией показателей в разрезе отдельных сфер деятельности, подразделений, групп продуктов и т.д.

Соответствующая пирамида анализа схематично представлена на рис. 3.5.

298 Глава 3 Предприятие в целом д Направление

расчета

отклонений Сферы деятельности / \ Отделы / \ Места возникновения затрат ^ / \ \ . Носители затрат План Отклонение Факт Рис. 3.5. Схема пирамиды анализа

Анализ отклонений, ориентированный на дальнейшие управленческие решения, предполагает более углубленный факторный анализ влияния различных отклонений параметров деятельности компании на ее прибыль, денежный поток или активы. Проводится декомпозиция влияния всех факторов на величину итогового показателя. Проведение данного вида анализа осуществляется следующим образом. 1.

Устанавливаются факторы, которые влияют на итоговый показатель. 2.

Определяется суммарное отклонение итогового показателя от бюджетного значения. 3.

Определяется отклонение итогового показателя в результате отклонения каждого из факторов. 4.

Устанавливаются приоритеты влияния отдельных факторов на величину итогового показателя. 5.

Принимаются окончательные управленческие решения, направленные на выполнение бюджета.

Пример схемы проведения данного вида анализа расчета отклонений, выполняемого в направлении от вершины пирамиды к ее основанию, показан на рис. 3.6. Он также осуществляется в соответствии с принципом декомпозиции. В первую очередь определяется глобальное отклонение в работе всего предприятия — на основе сравнения результатов его деятельности в соответствующие плановые периоды. Дальнейший анализ отклонений представлен на рисунке схематично.

Организация бюджетного управления в компании по ЦФО 299 Отклонение по выручке Отклонение Отклонение по цене по объему (марже) продаж Отклонение по затратам

Отклонение по прямым расходам

Отклонение по накладным расходам Отклонения по ценам закупок товара Отклонения по затратам, относящимся на себестоимость товара Отклонения по затратам на сбыт Отклонения по оплате труда

Отклонения по затратам на командировки

Рис. 3.6. Анализ отклонений, ориентированный на дальнейшие управленческие решения

Несколько иной метод анализа используется при планировании и анализе в условиях неопределенности. Анализ отклонений в условиях неопределенности предусматривает другую схему принятия решений в случае существенных отклонений. В соответствии с ней параметры бизнеса, которые признаются неопределенными значениями, задаются не в виде конкретных показателей, а в виде интервалов возможных значений. Соответственно, неопределенность в отношении параметров бизнеса порождает неопределенность конечного результата деятельности — прибыли, денежного потока, активов. Конечный результат моделируется для различных заданных параметров расчета. Контроль исполнения бюджета осуществляется с помощью анализа интервала неопреде- ленности. Если показатель попал в расчетный интервал неопределенности, то результат моделирования бюджетов можно назвать успешным.

Стратегический подход к анализу отклонений базируется на оценке результатов деятельности компании в неразрывной связи с достижением стратегических целей компании. При анализе исполнения бюджета финансовый менеджер оценивает степень достижения долгосрочных стратегических целей компании в соответствии с разработанными ключевыми показателями деятельности компании в различных сферах ее деятельности.

В случае анализа исполнения стратегических показателей деятельности контроль исполнения бюджета может играть ключевую роль в деятельности компании. Так, если компания выбрала своей стратегией “лидерство в минимизации издержек”, предстоит решить задачу учета и контроля каждой израсходованной денежной единицы. В то же время той компании, которая ориентирована в своей стратегии на дифференциацию продукции, вряд ли необходим настолько детальный факторный анализ издержек. В данном случае контроль исполнения бюджета может строиться по агрегированным показателям с использованием простейшей системы анализа отклонений.

<< | >>
Источник: Немировский, И.Б., Старожукова, И.А.. Бюджетирование. От стратегии до бюджета —пошаговое руководство. — М. : Издательский дом “Вильямс”. — с.. 2006

Еще по теме Контроль исполнения бюджета и анализ отклонений:

  1. ГЛАВА 13 АНАЛИЗ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ БЮДЖЕТОВ
  2. 13.2. КОНТРОЛЬ И ПЛАН-ФАКТ АНАЛИЗ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА
  3. Глава 8 Гибкий бюджет, отклонения и управленческий контроль
  4. 4 Контроль за исполнением бюджетов
  5. 22.3. Организация контроля за исполнением бюджета
  6. 3. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА ПРЕДПРИЯТИЯ
  7. ГИБКИЕ БЮДЖЕТЫ. АНАЛИЗ ОТКЛОНЕНИЙ КОСВЕННЫХ РАСХОДОВ
  8. Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕГО КОНТРОЛЯ В ПРОЦЕССЕ КАССОВОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА ПО РАСХОДАМ.
  9. 13.2.1. Анализ исполнения сводного бюджета
  10. Исполнение бюджета. Экономический анализ бюджетных показателей
  11. 7.4.3. Постконтрактная трансакционная деятельность: исполнение, контроль и обеспечение исполнения контрактов
  12. СООТНОШЕНИЯ МЕЖДУ ПРЕМИЯМИ ОПЦИОНОВ С РАЗНЫМИ ЦЕНАМИ ИСПОЛНЕНИЯ, СРОКАМИ ИСТЕЧЕНИЯ И СТАНДАРТНЫМИ ОТКЛОНЕНИЯМИ
  13. Отклонения от статичного бюджета
  14. ТЕМА 15 Контроль ИСПОЛНЕНИЯ УЧЕТНОЙ политики В СООТВЕТСТВИИ С ТрЕбоВАНИЯМИ МСФО. ПЕРСПЕКТИВЫ контроля И РЕВИЗИИ В РОССИИ
  15. Глава 7 Гибкие бюджеты, отклонения и менеджмент
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Системы технологий - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Философия экономики - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика природопользования - Экономика сельского хозяйства - Экономика таможенного дел - Экономика транспорта - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -