Расходы по содержанию служебного транспорта
Наиболее спорным вопросом является порядок списания ГСМ по служебному автотранспорту. Налоговые органы зачастую настаивают, что обоснованными являются только расходы в объемах, утвержденных Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Для этого необходимо оформлять путевые листы с обязательным фиксированием километража и дополнительно осуществлять контроль за движением автотранспорта на основании заданий, маршрутных листов и т.п. документов. Целью этой работы является сбор информации, подтверждающей обоснованность списания соответствующих расходов.
Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" и является типовой унифицированной формой (типовая межотраслевая форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля").
Таким образом, для признания списания расхода по ГСМ необходимо наличие путевого листа, составленного на бланке унифицированной формы с заполнением всех обязательных реквизитов.
Следует также иметь в виду, что путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Об этом сказано в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78.
Примечание.
В соответствии с Письмом Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики при Министерстве финансов Российской Федерации организации от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 (о порядке заполнения путевых листов), не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.Эту же мысль подтверждает также Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 7 апреля 2006 г. N 03-03-04/1/327, в котором сказано, что организации, которые не являются специализированными транспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Таким образом, поскольку путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля, содержащие необходимую информацию об использовании легкового автомобиля, в частности информацию о расходе ГСМ.
Неправильное или неполное заполнение всех реквизитов утвержденной в установленном порядке формы первичной учетной документации (в данном случае формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля") может привести к искажению информации об основных показателях работы автомобильного транспорта, используемого Обществом при осуществлении деятельности, в том числе о расходовании горюче-смазочных материалов, необходимой для правильного учета указанных расходов в целях налогообложения прибыли.
Если же путевые листы в организации отсутствуют или они составлены с нарушением требований (например, путевые листы оформлялись на месяц, не указывался маршрут поездки), расходы на горюче-смазочные материалы можно отражать на счетах учета затрат, но не рекомендуется относить в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 1 февраля 2006 г. N 03-11-04/2/24 ответило, если договором аренды предусмотрено, что все расходы по содержанию автомобиля несет арендатор, организация вправе расходы по ГСМ и иные расходы на содержание арендуемого автомобиля отнести на затраты, принимаемые в целях налогообложения.
Какие еще расходы можно учитывать в качестве расходов по содержанию служебного автотранспорта, спросила организация Минфин России.
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 11 января 2006 г. N 03-03-04/2/1 ответило на вопросы организации по правилам учета отдельных расходов в соответствии с требованиями Налогового кодекса, что можно учитывать в качестве расходов по содержанию служебного автотранспорта: ремонт служебных автомобилей, то расходы на ремонт учитываются в соответствии с положениями ст. 260 Кодекса; приобретение ГСМ и запасных частей для служебных автомобилей учитывается в составе материальных расходов; если отсутствует собственный гараж для содержания служебных автомашин, то возникает необходимость либо аренды гаражей у других организаций, либо пользоваться услугами платных автостоянок; при аренде гаражей у других организаций или аренде земельных участков, используемых под автостоянки, необходимо заключить договор аренды. В соответствии с положениями пп. 10 п. 1 ст. 264 Кодекса в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, относятся арендные платежи за арендуемое имущество; если пользоваться услугами платных автостоянок, то оплата производится наличными через подотчетное лицо. Авансовый отчет подотчетного лица будет служить оправдательным документом при отнесении расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль; расходы по оплате услуг платных автостоянок при наличии оформленных в соответствии с требованиями бухгалтерского учета первичных оправдательных документов (кассовых чеков, авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) банк может отнести в соответствии с пп.
11 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного автотранспорта.Очень актуальным для многих организаций является вопрос: можно ли арендовать личный автомобиль у физического лица, работающего на предприятии, начислять арендную плату и при этом списывать на расходы ГСМ и запасные части при ремонте?
Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России от 28 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/463 содержит ответ на этот вопрос. Затраты организации, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе: затраты на приобретение топлива (ГСМ) для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения); затраты на приобретение запасных частей, - могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Еще по теме Расходы по содержанию служебного транспорта:
- 1.5.11. Расходы на содержание служебного транспорта
- 7.10. Расходы на содержание служебного транспорта, а также компенсация за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов
- 7.8.6. Содержание транспорта и компенсация расходов за использование личных автомобилей
- 4.1. Содержание и классификация расходов предприятия
- 1.5.15. Расходы, связанные с содержанием вахтовых поселков
- 21.1. Расходы на экономические функции: понятие, содержание и роль
- Расходы по содержанию здравпунктовна территории предприятия
- Экономическое содержание затрат и расходов предприятия
- 34. УЧЕТ РАСХОДОВ НА СОДЕРЖАНИЕ И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
- 9.1. Расходы бюджетной системы: экономическое содержание и структура
- 37. Экономическая сущность, содержание и состав доходов и расходов организации
- Экономическая сущность, содержание и состав доходов и расходов организации
- 1.4. Сравнение системы городского пассажирского транспорта Санкт-Петербурга с системами городскогопассажирского транспорта крупнейших городов Европы
- 1.5.5. Затраты, связанные с содержанием объектов общественного питания: прочие расходы или обслуживающие производства и хозяйства
- Служебная тайна
- Служебное задание
- Служебный труд
- КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Служебное письмо
- Компенсация за использование для служебных поездокличных легковых автомобилей