Телефонные разговоры
Телефонный разговор легче навязать, чем личный, ? надо только привести другого в замешательство. Поэтому если звонок застал врасплох, от разговора надо уклониться (противник к нему лучше подготовлен), но определить причину звонка и не дать втянуть себя в разговор.
Для телефонных звонков предпочтительно выбрать длительные промежутки времени (хорошо использовать паузы в делах) и звонить сериями. Лучшее время для этого 9?10.30, 13.30?14.00, а также после 16.30.
Продолжительность телефонного разговора в идеале не должна превышать 5?6 мин (0,5 мин ? приветствие, представление и объяснение цели звонка; 1 мин ? введение в суть дела; обсуждение проблемы ? 2?4 мин; прощание ? 0,5 мин).
Целесообразно вести журнал телефонных переговоров. В него вносится информация о том, когда, с кем и о чем состоялся разговор, с кем и когда надо переговорить по его итогам.
В комнатах, где сидит несколько человек, обычно телефон ставят на стол старшего по должности, но тогда это лицо превратится в секретаря своих подчиненных. Поэтому правильнее поступать наоборот или доверять телефон всем по очереди.
При звонках трубку надо снимать сразу, но не позже четвертого звонка (либо просто выключать телефон); дежурный же должен снимать трубку сразу. При ответе на звонок в служебной обстановке принято называть свою фамилию (возможно ? должность и организацию).
При затрудненности вести разговор в данный момент надо попросить перезвонить через несколько минут; немного подождать, не вешая трубку; записав номер телефона, позвонить самому (а для этого держать рядом блокнот и ручку). Если лицо, которому звонят, отсутствует, можно вежливо поинтересоваться, что и от кого ему передать; напрямую спрашивать, кто звонит, нельзя. При подозрении на неверное соединение не принято спрашивать номер телефона, называют набираемый и просят подтверждения.
В разговор, ведущийся с нормальным уровнем громкости, время от времени вставляются реплики, свидетельствующие о сохранении внимания. При сбое перезванивает позвонивший; заканчивает беседу он же или старший.
Трудность телефонных разговоров состоит в неизвестности того, что в данный момент делает собеседник и каково выражение его лица, в возможности ослышаться и неверно понять сообщение или его часть. Поэтому по завершении разговора необходимо удостовериться, что все правильно понято.
Еще по теме Телефонные разговоры:
- Разговор по телефону
- ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО ТЕЛЕФОННОГО РАЗГОВОРА
- Правила телефонного разговора
- Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
- Правила ведения делового телефонного разговора, когда звонят вам
- КАК ОГРАНИЧИТЬ СОБЕСЕДНИКА: ЗАЧИН И ФИНАЛ РАЗГОВОРА
- Основные требования к деловому разговору
- ЧАСТЬ ПЕРВАЯ РЕЧЕВАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- Импринтинг и «дешевый разговор»
- ПСИХОЛОГИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- ЛОГИЧЕСКАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- Разговор с законодателями
- НЕВЕРБАЛЬНАЯ КУЛЬТУРА ДЕЛОВОГО РАЗГОВОРА
- ЕСЛИ НУЖЕН ТОЛЬКО ЖИВОЙ РАЗГОВОР
- Услуги переводчика по телефону
- «Дешевый разговор» как сигнал к размежеванию
- Приемы рационализации телефонного общения
- Базовые правила телефонного общения