<<
>>

2.4. Взаимодействие организационной структуры с другими ведомствами

i Научное объяснение взаимодействия как философской категории сводится к тому, что оно является результатом углубляющегося понимания всеобщей связи конкретных проявлений А!атерии.

Взаимодействие — первое, что выступает перед нами, рвогда мы рассматриваем движущуюся материю в целом с точки «рения сегодняшнего естествознания. Оно охватывает все фор-*яа социального бытия, выступает интегрирующим фактором, посредством которого происходит объединение частей в опреде-Яенный тип целостности, в структуру или систему.

102

Уровни взаимодействия в обществе формируются во многом сознательно и целенаправленно, при волевом воздействии отдельных личностей или социальных групп. Однако, не разобравшись в сути взаимосвязей низкого уровня, нельзя обосновать или обеспечить их более высокую ступень, так как по мере подъема существенно усложняются составляющие его внутренние взаимосвязи. Подобная обусловленность присуща всем уровням управления и взаимодействия организации.

У Без взаимодействия отдельных элементов нет системы. Но взаимодействия между отдельными элементами системы и между системами могут быть различными: постоянными и переменными, необходимыми и случайными, устойчивыми и неустойчивыми, слабыми и сильными, разрушающими и созидающими, а также объединяющими, взаимостимулирующими.

По мнению многих философов, взаимодействие мертвых тел природы включает гармонию и коллизию, а взаимодействие живых существ включает сознательное и бессознательное сотрудничество, сознательную и бессознательную борьбу.

V Отмечая взаимодействие как всеобщую форму связи тел и явлений, философская наука дает ему следующее определение: взаимодействие есть одна из основных философских категорий, отражающая процессы воздействия различных объектов друг на друга, их взаимную обусловленность и изменение состояния или взаимопереход, а также порождение одним объектом другого.

Как видно из приведенного определения, взаимодействие в общем виде — это взаимная связь явлений и процессов. Она отражает не только совместные и согласованные действия, но еще и тип отношений или связей объектов между собой. Именно поэтому следует различать два противоположных вида взаимодействия: кооперацию и конфронтацию. Если кооперация способствует организации совместной деятельности, то конфронтация — расшатывает совместную деятельность, создает препятствия для нее. Типичный пример конфронтационного взаимодействия — конкурентная борьба (например, за рынки

103

сбыта товаров и услуг или за продвижение по служебной лестнице).

Таким образом, любое взаимодействие состоит из двух компонентов: единства и борьбы взаимодействующих сторон либо их содействия, которое является формой единства, но не сводится полностью к нему. Единство проявляется в динамической связи нейтральных по определенным параметрам систем и, наконец, как процесс, объединяющий, укрепляющий взаимосвязь, взаимодополнение, взаимопомощь одних систем в противодействии с другими. Последнее в философии определяется как содействие.

В мире нет социальной системы, единственным видом взаимодействия которой с другими было бы только содействие. Окружающий нас мир имеет многообразные системы с различными формами взаимодействия — от борьбы до содействия, которое отражает активный, динамический процесс взаимодействия особой формы. При этом содействие, как и борьба, может быть внутренним и внешним, проявляться в одной системе и возникать между различными системами.

В природе и в обществе существуют различные виды, содействия, которые могут быть сведены к трем наиболее типичным: комменсализм, мутуализм и кооперация.

Примером комменсализма является вид взаимоотношений, при котором один из элементов системы извлекает пользу из совместного существования.

Достаточно широко распространены мутуалистические (взаимовыгодные) отношения. Они отнюдь не сводятся к случайным контактам, а представляют собой устойчивые взаимосвязи.

Кооперация — такой вид содействия, в результате которого две и более взаимодействующие системы извлекают обоюдную пользу. В общественной жизни люди кооперируются, помогают друг другу как при выполнении простейших трудовых операций, так и сложнейших общественных задач. * Установление связей взаимодействия идет сверху вниз: от вйратегического к тактическому уровню. Чтобы не утонуть в мас-бе деталей, немаловажно для совместных действий сразу же Определить на каждом из этих уровней вид взаимодействия: . ^оперативный, мутуалистический или комменсальный.

104

Первый наиболее сложный и требует согласования деталей на всех уровнях, второй — односторонних действий по объектам, времени и результатам, третий действует лишь по результатам. Такое распределение может не только упростить, но и целенаправленно уточнить принципы, объемы и содержание взаимодействия в каждом из этих видов. Опыт показывает, что вся нежизненность, перегруженность лишней информацией документов взаимодействия, которые невозможно практически применить в процессе управления, заключается в смешении видов взаимодействия в одном или нескольких документах. К таким документам относятся: планы взаимодействия; другие документы, регламентирующие или разъясняю

щие процесс совместного проведения мероприятий.

Из множества форм взаимодействия содействие играет основополагающую роль в развитии природы и общества, так как улучшает условия совершенствования систем и сообществ, расширяет их возможности, способствует эволюционным изменениям, закрепляя полезные для их развития свойства.

Выделяя содействие из множества видов взаимодействия, важно подчеркнуть его объективную закономерность и роль в сложной системе взаимосвязей на любом уровне существования природы и общества. Если взаимодействие как объективная реальность существует независимо от воли и желания людей, в том числе и руководителей в системе государственного управления (взаимное влияние, взаимное воздействие подразделений министерств и ведомств, решающих задачи на одном направлении, есть всегда), то содействие — планируется.

От организации планирования и искусства реализации процесса содействия во многом зависят результаты деятельности коллектива.

Если взаимодействие в природе и обществе отражает объективные, существенные, повторяющиеся связи и отношения, то содействие дает прямую установку на действия, учит, как надо поступать с учетом выявленных связей и отношений.

Совместное участие подразделений различных министерств и ведомств позволяет их руководителям увеличивать возможности одних структур за счет других и добиваться поставленной цели с максимальной реализацией этих возможностей и минимальными затратами.

_              105

V Взаимодействие можно определить как взаимоотношения различных министерств, ведомств, организаций и их подразделений, объединенные единым замыслом (планом) и согласованные по задачам (объектам), направлениям (линиям работы, районам), времени и способам действий в интересах достижения общей цели.

Итак, взаимодействие является конечной причиной многих происходящих изменений, перехода от простого к сложному, от низшего к высшему и из множества взаимодействий содействие является основополагающим не только в деятельности организации, но и в жизни человеческого общества.

В деятельности любых органов проявляются экономические, политические, социальные и иные связи, многостороннее информационно-духовное взаимодействие. Каждая организация оказывает воздействие на другие структуры и органы, формирует их представление о складывающейся ситуации, предлагает варианты решений и действий.

Поэтому процесс разрешения противоречий при организации взаимодействия министерств и ведомств, организаций и подразделений других структур осуществляется несколькими путями: проведение совместных мероприятий по решению стоя

щих задач; совместная разработка правовых актов, регулирующих

функции учреждений и отдельных должностных лиц; совместная работа по информированию граждан о дея

тельности и взаимодействии министерств и ведомств, органов

(организаций) и подразделений.

Кроме того, в ходе взаимодействия осуществляется устранение противоречий — как внешних, так и внутренних, как по вертикали, так и по горизонтали.

Следует назвать следующие принципы содействия. ft'   Принцип сохранения компетенции предполагает, что Ёваимодействие различных органов ни в коем случае не Явлжно приводить к подмене одного органа другим, к смеше-полномочий их сотрудников.

Принцип регламентации задач и функций, прав и от-•тственности означает, что перед организацией взаимодей-

106

ствия в целях согласования усилий подразделений и отдельных сотрудников необходимо прежде всего уточнить их компетенцию, т.е. детально разграничить задачи и функции, а также права и пределы ответственности каждого из них (при необходимости закрепить их в соответствующем документе).

Принцип делегирования полномочий заключается в передаче определенной части прав и обязанностей на более низкий уровень управления. Основное условие этого принципа — верное определение объема делегируемых прав и связанных с ними обязанностей.

Принцип взаимодополнения и концентрации усилий заинтересованных органов подразумевает использование возможностей взаимодействующих подразделений таким образом, чтобы недостающие возможности одних выполнить возможностями других, тем самым повысить эффективность и сократить сроки решения поставленных задач на избранном направлении.

Взаимодействие позволяет объединить усилия органов, рациональнее и экономичнее использовать их силы и средства, подчинить ведомственные интересы решению общегосударственных задач. В то же время оно может строиться на основе взаимных обязательств сторон в их совместной деятельности, которые бывают формальными (т.е. официально закрепленными соответствующими нормативными актами) и неформальными (установленными на основе межличностных отношений). Формальное взаимодействие организует, как правило, руководитель, принявший решение. Порядок взаимодействия он определяет при доведении принятого решения до исполнителей.

В зависимости от положения органа (подразделения) в иерархии управления взаимодействие может быть вертикаль ным (взаимодействие разных уровней управления, которое определяется степенью централизации и децентрализации управления) или горизонтальным (взаимодействие разных звеньев одного уровня управления, характеризующее их организационную согласованность, развитие горизонтальных связей).

По характеру взаимодействия различают:

•  информационное (простой обмен информацией);

107 методическое (взаимные консультации и согласование

методов решения совместных задач); функциональное (совместное выполнение тех или иных

функций управления, например, планирования); организационное (установление регламентов, нормати

вов выполнения общей работы и т.п.).

Взаимодействие бывает также прямым и косвенным; эпизо дическим, систематическим и постоянным; односторонним и двусторонним; кратковременным и долговременным; не посредственным и опосредованным.

При этом теория и практика выделяют различные формы взаимодействия, под которыми понимают отражение порядка реализации согласованных действий, обусловленных характером применяемых способов и средств деятельности.

Основные формы взаимодействия: обмен информацией; совместное планирование; совместное осуществление различных мероприятий и

операций, в том числе: взаимное использование сил и средств; совместное исследование; совместная разработка нормативных актов, регулирую

щих функции взаимодействующих сторон в сфере их деятель

ности; совместная работа по предотвращению и устранению

причин и условий, мешающих плановой работе; совместное изучение служебной обстановки;

*     •   обмен опытом.

Перечень форм взаимодействия свидетельствует о том, что совершенствование его вопросов требует организационного упорядочения этой функции управления по видам, формам, време-ta, объему работ и постоянного внимания со стороны руководителя, четкого распределения обязанностей в руководящем Яamp;ре. Хорошо налаженное взаимодействие, как и координация, яйособствует устранению паразитарных проявлений параллелизма и дублирования, ведомственности и местничества.

Практическая деятельность по поддержанию и осуществле-взаимодействия раскрывается через методы содейст-(координации), применяемые в процессе служебной дея-

108

тельности. В настоящее время в практике широкое распространение нашли следующие методы: проведение совместных совещаний и рабочих встреч; обсуждение вопросов на коллегиях министерств и ве

домств и т.д. совместные выезды представителей вышестоящих орга

нов на места для организации взаимодействия; создание из представителей заинтересованных органов

рабочих (оперативных) групп, бригад при проведении слож

ных мероприятий; совместная проверка, рассмотрение отчетности, заслуши

вание, изучение конкретных материалов, распространение по

ложительного опыта, подведение итогов.

Координационные отношения возникают между не подчиненными друг другу субъектами управления. Этот вид отношений, как правило, регулируется соответствующими нормативными актами (приказами, указаниями).

Координационные отношения могут быть эффективными, если взаимодействующие стороны будут соблюдать следующие правила.

gt;• Первое правило. При совместном проведении меропри ятий необходимо устанавливать конкретного координата ра, т.е. лицо, на которое следует возложить общее руководство. В практической деятельности общее руководство обычно возлагается на представителя той стороны, которая играет основную роль в проведении скоординированных мероприятий. Вопрос об установлении координатора должен решаться во всех случаях конкретно и базироваться на компетенции взаимодействующих сторон. Второе правило. В процессе реализации координацион

ных отношений необходимо четко устанавливать пределы

компетенции для взаимодействующих сторон. Это делается

для того, чтобы не допускать подмены друг друга и не исполь

зовать права взаимодействующей стороны. Подмена прав мо

жет привести к неквалифицированному выполнению меропри

ятий, неэффективному использованию сил и средств. Третье правило. В процессе реализации координацион

них отношений необходимо установить объем и характер

информации, подлежащей обмену между взаимодействующи

109

ми сторонами. Порядок обмена предполагает разработку способов бесперебойной и своевременной связи между координирующими сторонами.

Четкое выполнение этих правил способствует качественному осуществлению координационных отношений между не подчиненными друг другу руководителями органов, подразделений органов, сотрудниками той или иной структуры.

Одним из видов управленческих отношений является взаимопомощь. Суть этих отношений состоит в том, что субъект управления (руководитель органа, подразделения либо сотрудник) для достижения поставленной перед ним цели деятельности может обращаться за помощью к другим субъектам управления (руководителям органа, подразделений, сотрудникам), которые обладают реальными возможностями для удовлетворения служебных потребностей первого.

Практика выделяет следующие ситуации, формирующие потребность вступления в отношения взаимопомощи: отсутствие или недостаточность собственных сил и

средств, способных своевременно и полно решить конкретную

задачу; наличие у взаимодействующей стороны лучших позиций

в интересующей работника (орган, подразделение) среде; экономическая или иная целесообразность взаимного

использования возможных средств.

В свою очередь, взаимодействие по совместному использованию оперативных сил и средств может осуществляться в различных формах, например:

( • передача сил и средств в постоянное или временное пользование взаимодействующей стороне на период выполнения задания; постановка задания (поручения) перед взаимодействую

щей стороной без передачи сил и средств для его выполнения; взаимный обмен информацией между взаимодействую

щими сторонами о характеристиках сил и средств, практике их

Использования в процессе руководства ими на время выполне

ния задания либо обмен информацией о результатах выполне

ния задания (поручения).

Для успешной деятельности при формировании и под-Держании отношений взаимопомощи неукоснительно должны i соблюдаться следующие правила.

110 Взаимодействующие стороны должны представлять толь

ко те силы и средства, которые обладают реальными возмож

ностями в выполнении заданий (поручений), а также доста

точный объем сведений об их возможностях и рекомендации о

порядке их использования. Взаимодействующая сторона, получившая силы и сред

ства от другой взаимодействующей стороны для выполнения

конкретного задания, обязана профессионально грамотно обес

печить их исполнительскую деятельность и создать для них

благоприятные условия. При обмене информацией взаимодействующие стороны

обязаны установить пределы и порядок ее использования в

процессе выполнения задания. Сторона, получившая во временное пользование допол

нительные силы и средства, обязана организовать действен

ный контроль над их использованием в течение всего периода

выполнения задания (поручения).

Невыполнение перечисленных выше правил может повлечь за собой ошибки и негативные последствия для взаимодействующих сторон, сказаться на самом характере отношений взаимопомощи в последующем.

Отношения субординации, координации и взаимопомощи по своему характеру индивидуальны и требуют от участников взаимодействия соблюдения определенных правил поведения. Однако общим обстоятельством для управленческих отношений является то, что каждый их вид формируется и реализуется всегда для достижений единой цели — удовлетворения служебных потребностей, возникающих в процессе решения задач.

Изложенные выше некоторые аспекты могут помочь при организации мероприятий по вопросам взаимодействия, а также упростить и повысить качество планирования таких мероприятий.

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме 2.4. Взаимодействие организационной структуры с другими ведомствами:

  1. Сотрудничество с другими ведомствами, принимающими участие в борьбе с отмыванием денег/финансированием терроризма
  2. 6.2. Предприятия во взаимодействии с другими объектами
  3. Взаимодействие бухгалтерии с другими структурными подразделениями
  4. Взаимодействие Счетной палаты с другими контрольными органами РФ
  5. Налоговый контроль, осуществляемый другими административными структурами
  6. 1. Подходы к построению взаимодействия человека и организационного окружения
  7. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СХЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ
  8. Проектирование организационной системы управления Подготовка к созданию организационной структуры предприятия
  9.    Взаимодействие сегментов с субъектами организационно-территориального крыла РИП
  10. 40.2.4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ФОРМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОМПАНИЕЙ. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЙ И ПОЛНОМОЧИЙ
  11. 1.Элементы структуры и их взаимодействие
  12. 3.4.Анализ взаимодействия предпринимательских и властных структур
  13. Современная организационная структура и структура управления сельскохозяйственным предприятием (четвертая модель)
  14. 5.1. НАУЧНОЕ ЗНАНИЕ И ЕГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРАМИ ВЛАСТИ
  15. СЕТЕВЫЕ СТРУКТУРЫ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ЭКОНОМИКЕ, ОСНОВАННОЙ НА ЗНАНИЯХ
  16. РАЗДЕЛ 2 ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКИХИ ВЛАСТНЫХ СТРУКТУР
  17. 13.2. Организационная структура банка и структура управления им
  18. 4.1. Необходимость совершенствования механизма взаимодействия государственных структур с малым бизнесом
  19.      Глава 6 Организация взаимодействия инновационных проектов с внутренними структурами РИП  
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -