<<
>>

САМОМЕНЕДЖМЕНТ

  У самоменеджмента есть определенный круг правил и функций: постановка целей, планирование, принятие решений, реализация и организация, контроль.

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятия и его успешное будущее.

Цель описывает конечный результат, т.е. здесь понимается не то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цель — это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадежен, если мы заранее четко не обозначим то, к чему мы стремимся. В свою очередь, чтобы четко поставить цели, надо хорошо видеть будущее. Цель вносит ясность, в каком направлении необходимо двигаться. Без нее можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей — это временный процесс, поскольку в течение деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, а это влечет необходимость изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда ни в коем случае не хотели бы, а также не попасть туда, куда нас хотят привести другие помимо нашего желания. Если у руководителя существует осознанная цель, то ей подчинены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служит концентрация сил на важных направлениях. Руководитель должен помнить:

v «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще».

Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы: Каких целей вы хотите достичь? Согласуются ли они между собой? Существуют ли так называемая главная цель и определенные промежуточные цели на пути к ней?

Знаете ли четко, что вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем вам еще надо работать (слабые стороны)?

17 С   Н   Князев

258

Ситуационный анализ представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).

Путем анализа своих способностей мы определяем, каким личным потенциалом для достижения своих целей располагаем. Речь идет о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы принять меры к избавлению от недостатков.

v «Знать свои слабости — значит укреплять свои сильные стороны».

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

Формулирование целей — последняя ступень при постановке целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии — планирования.

V «Установить сроки —  сформулировать резулъ таты».

При этом необходимо помнить о физическом состояние (нельзя брать на себя слишком много), здоровье, о самообразовании и о своем культурном просвещении. Следует устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с глобальными долгосрочными.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. Практический опыт говорит, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на реализацию и в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя однозначно считать, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать це лей, мы прежде всего должны четко представить себе свой бюджет времени и совокупность задач. Тогда мы будем готовы пере-

259

поручать менее важные дела и уменьшать таким образом их количество.

При планировании рекомендуется придерживаться следующих правил: При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего

времени свободными, т. е.  60%   —   запланированное время,

20% — непредвиденное время, 20% — спонтанное время.

Необходимо документировать потраченное время.  При

этом надо указывать, как и на что оно было потрачено. В ре

зультате мы имеем постоянное представление о расходе своего

времени и приобретаем опыт для эффективного распределения

его в будущем. План действий — сведение задач воедино. Чтобы соста

вить хороший план, необходимо иметь четкое представление о

предстоящих делах, разделив их на долгосрочные, средне- и

краткосрочные. Регулярность — системность — последовательность. Реалистичность планирования, т.е. планировать лишь тот

объем задач, с которым мы реально можем справиться. Система планирования времени.

После того как будет составлен план на ближайшие несколько лет, можно составить план на год. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца.  Декадный план — это еще более детальный, точный прогноз предстоящего периода. Дневной план строится на основе декадного плана. У «Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени,  конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей».

Составление дневных планов с помощью метода *Алъпы». Этот метод включает пять стадий: составление заданий; оценка длительности акций: резервирование времени (в соотношении 60:40); принятие решений по приоритетам и перепоручению; контроль (учет несделанного).

Дневник времени — важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. Он

260

является не только хорошим инструментом планирования и контроля, но и своего рода справочником.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и корректировать их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Определение приоритетности дел. Установить приоритетность — выбрать первоочередные дела и задачи.

Вопрос подобного выбора встал из-за появления у руководителя таких проблем, как: попытка выполнения сразу большого объема работ, распыление своих сил на отдельные несущественные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходят к выводу, что проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались нерешенными. Для того чтобы так не получалось, необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому довольно-таки простому правилу, то можно достичь большого выигрыша: соблюдать установленные сроки; получать большее удовлетворение от рабочего дня и ре

зультатов работы; избегать конфликтов;

•              избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

Очередность дел можно определять с помощью следующих

методов.

Принцип Парето (соотношение 80:20) означает, что внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод применительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях.

                            261 Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего коли

чества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих за

дач для достижения цели составляет около 65%. На важные задачи приходится около 20% общего числа

дел, значимость которых также около 20%. Менее важные и несущественные задачи составляют около

65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить анализ АБВ, необходимо следовать следующим пунктам: составить список всех предстоящих задач; систематизировать их по важности и установить очеред

ность; пронумеровать эти задачи; оценить свои задачи в соответствии с категорией А, Б, В; задачи категории А (15% всех задач) не подлежат перепо

ручению; задачи категории Б (20% всех задач) подлежат перепору

чению; оставшиеся задачи В  (65%)   —   самые маловажные и

подлежат обязательному перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Они подразделяются на четыре группы:

Срочные/важные дела — необходимо выполнить самому руководителю.

Срочные/менее важные дела.

Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.

Менее срочные/ менее важные дела.

V «От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться».

Благодаря принципу Эйзенхауэра можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач из круга деятельности самого руководителя подчиненному. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство.

262

Передача задачи или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Делегирование имеет свои преимущества:

помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

стимулирует раскрытие способностей, самостоятельности и компетенции подчиненных;

положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того чтобы научиться правильно делегировать, необходимо ознакомиться со следующими правилами:

подобрать подходящих сотрудников;

распределить сферы ответственности;

координировать выполнение порученных задач;

стимулировать и консультировать подчиненных;

осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

давать оценку своим сотрудникам;

пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированные, частные вопросы и подготовительную работу. Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу, как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.

Организация рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существует 25 правил, которые можно разделить на три группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

gt; Правила начала дня:

начинать день в хорошем настроении;

обязательно позавтракать и без спешки идти на работу;

начинать работу по возможности в одно и то же время;

перепроверить план дня: вначале — ключевые задачи;

приступать к работе без раскачки;

согласовать план дня с секретарем;

утром заниматься сложными и важными делами.

263

gt;              Правила основной части дня:

хорошая подготовка к работе; влиять на фиксацию сроков;

избегать действий, вызывающих обратную реакцию; отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

избегать незапланированных импульсивных действий; своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп); небольшие однородные задачи выполнять сериями; рационально завершать начатое; использовать временные промежутки; работать антициклично; выкраивать спокойный час; контролировать время и планы.

gt;              Правила завершения рабочего дня:

завершить несделанное;

контроль за результатами и самоконтроль;

план на следующий день;

домой с хорошим настроением;

каждый день должен иметь свою кульминацию.

Контроль за результатами труда служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

осмысление физического состояния;

сравнение запланированного с достигнутым;

корректировка по установленным отклонениям и др.

Регулярно, через равные промежутки времени следует проверять планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и время и составлять Листок дневных помех.

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную рабочую ситуацию.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

Информация и коммуникация составляют стержень самоменеджмента, вокруг которого постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации, с которым ему так или иначе приходится справ-

264                           

ляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить время, он должен разработать рациональный подход к обладанию информацией.

Рациональное чтение важно для руководителя, поскольку означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное изучение материалов. Независимо от скорости чтения можно путем целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени. Рациональное чтение предполагает прежде всего опреде

ление того, надо ли этот материал читать вообще, если да, то в

каком объеме. При просмотре и чтении надо иметь четкое представление

о том, какую информацию хотим получить. Надо сначала просмотреть название глав и разделов, про

бежать глазами краткое содержание, а также предисловие и вве

дение. Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно. Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напе

чатанных мелким шрифтом. И наоборот, уделить внимание все

возможным выделениям и таблицам. Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не

словам. Читать можно также быстрее, избавившись от вредных

привычек и отвлекающих факторов и усовершенствовав мето

дику чтения. Необходимо привыкнуть и к тому, что важные тексты

нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения. Желательно разработать свою систему маркировок и де

лать пометки, указывающие на важность или качество того или

иного абзаца. Можно выписывать важные идеи и мысли, но

лишь самое важное и в кратчайшей форме.

Метод 50 ЗК является методом пяти ступеней, которые предусматривают: Обзор. Надо узнать, какую информацию несет книга в целом. Постановка вопросов. Это критическое чтение. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие. Обобщение и повторение. Необходимо удостовериться,

что материал усвоен. Завершающее повторение служит сведе

нию в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе

проработки текста. Рациональное проведение совещаний.

СОВЕЩАНИЯ

Эти мероприятия забирают как у руководителя, так и у подчиненных значительную часть рабочего времени. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учетом издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени. V Самые лучшие совещания те, которые вообще про водить не надо!

Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных вопросов. Для каждого пунл-та намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр:

План обсуждения

Тема

Дата

Время              Место проведения

Документы для обсуждения

Участники

_                                            Решения, резучьтаты, ме                      Памятка

_   Пупкгы повестки дня              роприя™              дивыиотиения

После совещания возвращайтесь, хотя бы время от времени, к его ходу и результатам, например путем опроса участников:

а)              были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

б)              получил ли каждый из участников повестку дня;

в)              началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повест

ка дня и регламент;

г)              была ли достигнута цель совещания;

д)              как много времени было использовано неэффективно.

При этом участникам совещания полезно раздать так назы

ваемый «Итоговый протокол совещания».

Итоговый протокол совещания

Подраздеч, отдач, подотдет п

Дата

Тема Место проведения Продо тжительность
Ведущий обсуждения Ведущий протокола (с указанием № тел ) Повестка дня От
Участники совещания Привлеченные участники

Иногда следует составлять и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами.

Резучьтат Поручение (срок исполнения) Контроть

У Контролируйте, выполняются ли принятые на собрании решения всеми, кого они касаются. Не выполненные задачи и нерешенные проблемы должны быть первым пунктом следующей по вестки дня.

Телефон является и наиболее часто используемым средством коммуникации, и наиболее частым источником помех. Но его можно использовать как инструмент рациональной информации и коммуникации. С помощью телефонной линии мы можем подсоединиться к глобальной информационной сети 11Н,егпе^. Этот вид услуг дает неограниченные возможности обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции Подготовьте стандартные ответы. Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг. Не увлекайтесь размножением документов. Своевременно уничтожайте архивы. Доверяйте секретарю разбор почты. Совершенствуйте документооборот. Стремитесь к простой системе документооборота.

267

Подытожив все вышесказанное, хочется напомнить следующее.

У Время — это уникальнейший ресурс человека.

Вречя — это не только количество часов и минут, это еще насыщенные полезной работой часы и минуты.

Внимательно относитесь к тому,  чем занимаетесь в данное время. Кое-какие дела вообще не сто итъ делать.

Отдавайте себе отчет в том, как тратите свое время.

Делегируйте работу помощникам. Ставьте правильные цели.

Не забывайте о поставленной цели и идите к ней наикратчайшим путем.

Не огорчайтесь, что в жизни руководителя много неупорядоченности.

Постоянно следите за распорядком дня. Спланируйте свой день, неделю и даже месяц. Не забывайте о контроле за порученным и сделанным.

Делайте все в свое время!

Не только руководитель, но и каждый сотрудник должен серьезно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени. Распределять дела и требуемое на них время следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и, конечно же, не следует забывать об отдыхе. Следующее, на что следует обратить внимание, это классификация дел по степени важности, а также выделение мероприятий, обладающих определенной степенью важности для вас. Не обходите вниманием различные вспомогательные средства, такие, например, как различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры и толковый секретарь. Несмотря на то что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам сказать себе: «Я не хочу больше тратить время впустую и я не хочу не успевать», тогда он сделает самый трудный первый шаг по пути к организованной жизни.

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме САМОМЕНЕДЖМЕНТ:

  1. Самоменеджмент
  2. Раздел десятый САМОМЕНЕДЖМЕНТ.
  3. Глава 7. Власть, влияние, лидерство, самоменеджмент и руководство
  4. 7.2. Организация рабочего времени руководителя (самоменеджмент)
  5. Лариса Шалагинова. Самоменеджмент. Практическое руководство, 2012
  6. Часть четвертая Самоменеджмент как технология управления и развития персонала
  7. Часть первая Личностные качества менеджера как основа технологии самоменеджмента
  8. Часть третья Применение психотехнологий самоменеджмента для развития способностей решения проблем
  9. Часть вторая Оценка и развитие коммуникативных способностей менеджера как условие профессионального самоменеджмента
  10. Практикум
  11. Контрольные вопросы
  12. Управление рабочим временем руководителей и специалистов
  13. Задачи менеджмента
  14. Знания и умения после изучения данной дисциплины
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -