<<
>>

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА

  Создание документов — сложный и весьма трудоемкий процесс. Однако до последнего времени фактически не предпринималось попыток его теоретического освещения, разработки более эффективных приемов и методов составления документов, которые позволили бы улучшить их качество, снизить трудовые затраты на составление и обработку.

Для решения этих задач потребуется проведение глубоких исследований психологии и технологии труда руководителей и подчиненных по созданию документов, изучение их потребностей в информации на различных этапах работы по созданию документов, выявление хорошо зарекомендовавших себя приемов и методов их составления, а также поиск новых. Эти вопросы требуют большого внимания практических и научных работников.

Исходным пунктом составления документа является решение вопроса о виде подготавливаемого документа. От вида документа зависят особенности дальнейшей работы над ним, так как каждому виду документа предъявляются свои требования, которые следует выполнять.

473

Довольно часто руководителю приходится самому выбирать вид документа для фиксации информации, полученной им в ходе выполнения функциональных обязанностей. Для определения этого надо четко установить, о ком или о чем предстоит писать, что именно писать и, наконец, для чего писать. Только ответив на поставленные вопросы и зная виды документов (их характеристики), можно будет принять обоснованное решение. Очень важно, чтобы вид документа соответствовал его содержанию и предназначению.

После определения вида документа следует составить его план, т.е. установить все основные положения, которые должны быть отражены в готовящемся документе. Нечеткость мысли в данном вопросе, отсутствие строгого плана неминуемо приводят к неясности и запутанности в изложении содержания документа. В то же время правильно построенный план документа служит хорошим организующим началом и руководством в работе по подбору и оптимизации необходимых сведений, обеспечивает последовательность изложения текста, способствует повышению качественных характеристик документа.

Чем сложнее и ответственнее подготавливаемый сотрудником документ, тем значительнее роль плана.

В свою очередь, план документа составляется на основе глубокого изучения разнообразных по своему характеру исходных материалов, лежащих в основе будущего документа. Как правило, при подготовке документов изучаются относящиеся к излагаемым вопросам нормативные акты, руководящие и другие документы. Это делается для того, чтобы достаточно полно осветить затрагиваемые вопросы и при этом не допустить противоречий действующему законодательству, а также дублирования оперативных документов, уже циркулирующих в документообороте

Для того чтобы процесс составления плана документа был эффективным, он должен складываться из нескольких операций: изучение исходного материала; определение объема информации, которую должен со

держать документ; деление текста документа на смысловые части (каждая

часть — это группа тесно связанных между собой мыслей, име

ющих общую микротему);

474 выделение смыслового опорного пункта в каждой части,

т.е. выделения в ней самого существенного, самого характерного; определение среди этих частей главных и второстепен

ных (при этом устанавливается их соподчиненность, связь, со

отношение).

Таким образом рождается схема будущего документа. Иногда используются уже сложившиеся, проверенные на практике типовые или аналогичные схемы, но в большинстве случаев составителю приходится самому формировать схему создаваемого документа.

Конечно, план документа составляется, в основном, мысленно и не является специальной операцией, фиксируемой на бумаге. Однако при составлении сложных и ответственных документов желательно разрабатывать письменный план и согласовывать его с тем, кто будет подписывать документ, или с непосредственным начальником. Это позволит повысить качество будущего документа и избавит исполнителя от непроизводительного расхода времени на его переработку.

В последнем случае целесообразно составлять не только план самого документа, но и план работы над ним, в котором указываются основные этапы подготовки документа: сбор фактического, оценочного и другого исходного мате

риала; его систематизация, анализ и обобщение; формулировка основных выводов,  рекомендаций,

предложений; постановка вопроса или просьба; составление текста, печатание документа, редактирование; согласование, визирование, размножение и т.д.; время начала и окончания работы на каждом этапе, ис

полнители отдельных видов работ (если такие привлекаются в

помощь основному исполнителю) и т.д.

Хорошим подспорьем в организации работы может быть построение ленточных или сетевых графиков поэтапного выполнения перечисленных мероприятий.

В процессе работы над документом и план документа, и план его подготовки могут претерпевать некоторые изменения, связанные с уточнением и проработкой материалов, сокращением сроков его подготовки и т.д. Но важно, чтобы эти изме-

475

нения не уводили автора документа от основной цели, не нарушали главного замысла.

Составив план документа (а в необходимых случаях и план работы над документом), сотрудник может перейти к написанию его текста. Различают два основных способа изложения материалов в документе (содержания): логический и исторический, которые находят широкое применение в подготовке документов.

Основой исторического способа изложения содержания документа является сам объективный процесс существования и развития факта, явления, цепи событий, которые последовательно описываются в тексте. Как правило, этот способ изложения материалов в документе в чистом виде употребляется редко. Исключение составляют лишь документы, в которых излагаются какие-то важные события или факты, и где требуется точное отражение последовательности самого события без выводов (например, в первичном сообщении о чрезвычайном происшествии, подозрительном на диверсию).

Логический способ заключается в том, что имевший место факт, событие, явление описывается в документе путем анализа его результата, раскрытия того, как конкретное «историческое» событие отложилось, запечатлелось в закономерном соотношении сторон развитого явления, события или факта. Этот способ изложения документов находится в тесном единстве и взаимосвязи со способом историческим. Как правило, они дополняют друг друга, и в любом развернутом документе может выделяться лишь преобладание одного из них.

Выбор автором конкретного способа изложения материала в документе предопределяется рядом условий: уровнем познания описываемого события или явления; характером этого события; предназначением документа (т.е.

целью, ради которой

документ составляется).

При написании текста документа было бы неверным рассчитывать, что любой документ сразу же приобретает все необходимые качества и свойства. Такого можно добиться при составлении кратких, типичных документов. Сложные документы, как правило, рождаются только в результате кропотливой работы, что не исключает (более того, предполагает) их переделку. Многие же руководители с раздражением относят-

476

ся к мысли о необходимости переделки (иногда и неоднократной) документов. Естественно, речь идет не о каком-либо запросе, а о сложных документах.

Несколько слов о внешнем виде документов. Конечно, ценность документа определяется, прежде всего, его информационным содержанием. Но не меньшее значение имеет и его внешний вид, поскольку документ с хорошим внешним видом позволяет лучше и быстрее усвоить содержащуюся в нем информацию. Неблагоприятное впечатление создается о руководителе (работнике), небрежно (неразборчиво) подготовившем документ или исполнившем его с нарушениями компоновки (без учета требований к размещению заголовка, подписи, текста и других реквизитов).

Важным элементом внешнего вида документа является рубрикация (использование разделов, граф). Но в отличие от научной или художественной литературы, где текст подразделяется на разделы, главы, параграфы и т.п., в документах чаще всего используются в качестве средств рубрикации абзацы. Строгих правил применения абзацев не существует, но это не означает, что они должны применяться беспорядочно. Каждый абзац должен служить задаче отделения одной микротемы документа от другой. В этой связи не рекомендуется разбивка текста на многочисленные абзацы, когда предложение, начатое с абзаца, разрывает незаконченную мысль, а также и на длинные абзацы, когда сплошной текст занимает одну-две страницы и состоит из отдельных положений, хотя и логически связанных между собой.

Для нужд рубрикации в документах могут широко использоваться, например, вводные слова («с одной стороны», «с другой стороны», «во-первых», «во-вторых» и т.п.).

Они, играя роль невыделенной рубрикации, позволяют разъяснить внутреннюю последовательность изложения материала (информации).

После того как исполнитель написал документ, его, как правило, просматривает лицо, которому предстоит его подписать (в результате документ нередко подвергается правке). В ходе такой работы документ оценивается руководителем (лицом, которое будет подписывать документ) с точки зрения:

• объективности, достоверности, своевременности, полноты изложения сведений;

477 логики изложения фактов и событий, отражаемых в до

кументе; соблюдения требований делопроизводства; языково-стилистических качеств текста; внешнего вида документа.

После выполнения этой работы исполнитель получает право перейти к внесению изменений в документ, правке его текста и т.д., причем делать это надо предельно осторожно, обдуманно и корректно.

Конечно, строгих принципов правки документов, сведенных в инструкцию, не существует. Но все же приняты некоторые правила, проверенные практикой и используемые многими вдумчивыми руководителями и сотрудниками.

Прежде всего, не следует приступать к правке текста, не ознакомившись с документом полностью. Поэтому первое чтение — это лишь ознакомление с замыслом документа, его внешним видом и т.д. Для последующей работы с текстом на данном этапе лучше всего по ходу чтения делать карандашом пометки, например: подчеркнуть ошибки стилистического характера; обратить внимание на дополнительную проверку факти

ческих данных,  написание фамилий, названий населенных

пунктов, наименований объектов и т.п.; подчеркнуть неудачно выбранное слово, неправильно

примененный термин; пометить абзац, в котором недостаточно ясно или полно

выражена мысль; отметить фразы, а может быть, и целые абзацы, которые

для улучшения композиционной стройности документа следо

вало бы перенести в другое место; и т.д.

Следующая ступенька — определение дальнейшей работы над документом и порядок ее осуществления.

Для этого надо внимательно просмотреть сделанные пометки, еще раз прочитать материал, чтобы проверить создавшееся впечатление.

Лучше всего доработку документа поручать самому исполнителю, подробно разъяснив ему необходимость внесения изменений и дополнений. Опытные руководители умело используют такую беседу (особенно с молодыми работниками) для обучения их составлению документов. Очень важно, чтобы автор документа сумел посмотреть на свой материал со сто-

478

роны, глазами руководителя. Однако на практике вполне возможно исправление документа и без участия исполнителя. Такая необходимость возникает при подготовке срочного документа, когда вносимые изменения не имеют принципиального характера или совершенно очевидны и т.д.

После правки документ печатается, визируется, подписывается, регистрируется в секретариате.

Часто одинаковые по своему назначению документы различными работниками исполняются по-разному (по форме, структуре и т.д.), что значительно затрудняет их изучение, ввод в информационные системы, регистрацию и учет.

Устранение отмеченных недостатков может быть выполнено только путем дальнейшей стандартизации документации, т.е. разработки таких образцов, которым должны удовлетворять документы по своим признакам, свойствам, качествам и единообразной системе документирования всех основных аспектов деятельности.

Стандартизация служебной документации достаточно трудоемкий процесс, но рассматривается он современной наукой как одно из эффективных средств повышения культуры деловой письменной речи, устранения из нее неопределенной информационной избыточности, а также повышения эффективности труда управленческого персонала. Объективная предпосылка стандартизации документации объясняется тем, что несмотря на огромное количество документов, обращающихся в системе управления любым видом деятельности, все они отображают сравнительно небольшое количество типичных или внешне сходных ситуаций. 

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА:

  1. Подготовка документов на компьютере
  2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
  4. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  5. Отзыв расчетных документов из картотеки неоплаченных расчетных документов в учреждении ЦБ РФ
  6. Понятия «информация» и «документ». Развитие документа. Способы документированияи материальные носители информации
  7. 1.7. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности
  8. Подготовка и передача дел в архив
  9. Подготовка предложений
  10. 17.3.1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА
  11. Типы КС по методу подготовки
  12. Подготовка к переговорам
  13. Часть I Подготовка к торговле
  14. 7.10. Подготовка и переподготовка кадров
  15. 2.4. ПОДГОТОВКА АУДИТОРСКОГО ЗАКЛЮЧЕНИЯ
  16. Преимущества и недостаткиэлектронного документа
  17. ПОДГОТОВКА ПРОИЗВОДСТВА
  18. ПОДГОТОВКА ЗАВЕРШЕНИЯ
  19. Эффективное использование средств подготовки и представления информации
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -