<<
>>

ОТЧЕТНОСТЬ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ

ц». Непосредственное участие руководителей и других

'должностных лиц, наделенных правом контроля в процессе Правленческой деятельности контролируемого органа (под-|Швделения, сотрудника), реализуется в ходе изучения конк-

90

ретных материалов.

В этом находит отражение значительная часть функциональных обязанностей на линии или объекте деятельности. За быстрой систематизацией и оценкой обстановки, принятием корректирующего решения, организацией исполнения замысла следует новый этап контроля.

В государственном управлении используют следующие формы контроля.

Отчеты подразделений и сотрудников, типовые (формализованные) или произвольно описывающие результаты работы, охватывают, как правило, определенный временной период. За основу в основном принимается плановый период (годовой, полугодовой и т.д.). По результатам выполнения наиболее важных мероприятий отчеты представляются вне зависимости от сроков их исполнения. По требованию руководителей запрашиваются и другие отчеты, например, по конкретным сотрудникам, линиям, объектам, приказам, указаниям, сферам деятельности и т.д. Рассмотрение отчетности является основной формой контроля в деятельности любого руководителя.

Заслушивание на заседаниях, совещаниях, у соответствующих руководителей органов (подразделений) — эта форма контроля применяется достаточно часто в служебной практике. Следует отметить такие ее качества, как демократичность и объективность.

Систематическое повседневное отслеживание — проверка хода реализации решений вышестоящих органов, распоряжений руководителя органа (подразделения), исполнения других функциональных обязанностей контролируемыми лицами, а также собственных решений путем изучения и оценки поступающей к субъекту контроля текущей информации, других материалов, отражающих деятельность контролируемых.

Контроль исполнения документов, ведение контрольной картотеки и использование автоматизированных систем контроля — существенные элементы организации информационного обслуживания.

Операции контроля исполнения документов делятся на творческие (исполнение по существу) и технические (исполнение по срокам). Творческим контролем исполнения документов занимаются специалисты аппарата управления (сотрудники кураторских и инспекторских подразделений). Технические операции — контроль над сроками

91

и формой исполнения документов, соблюдением их реквизитов — выполняются вспомогательным персоналом (сотрудниками секретариатов, делопроизводственных служб). Основные задачи контроля: ведение предупредительного (предварительного) контро

ля по срокам исполнения документов; информирование руководства о состоянии исполнения

различных категорий документов (текущий контроль); ведение последующего контроля (отметка об исполнении

документов и передача карточки об исполнении документа в

справочную картотеку или для учета в автоматизированной

системе контроля).

Отметка о контроле исполнения документа в виде условного обозначения (буква «К») или штампа «Контроль» проставляется на поле документа напротив реквизита, заголовка к тексту.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливают для наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю в соответствии с действующим законодательством или инструкциями. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает в каждом конкретном случае руководитель и указывает его в резолюции на документе.

Самоконтроль — это регуляция самой личностью (сотрудником) своего рабочего состояния, т.е. это контроль собственной деятельности, осуществляемый с целью оценки ее эффективности, затрат времени на выполняемую работу, используемых методов, приемов и технических средств. С точки зрения психологии, самоконтроль заключается в осуществлении осознанных волевых усилий, направленных на поддержание должного психологического тонуса, сохранение работоспособности и вместе с тем на сдерживание собственных эмоций. Самоконтроль следует рассматривать как важное профессиональное качество, составную часть самоорганизации и как один из Показателей волевой сферы личности.

Он является качествен-Йьщ признаком организованного сотрудника. Самоконтроль как важное средство самоанализа (самооценки) позволяет, в урмггности, оценивать собственную работу с точки зрения ее

эмежуточных и конечных результатов.

92

Методы контроля — это способы проверки состояния дел, хода деятельности, выполнения решений, соблюдения законности, норм морали и др.

В практической деятельности организации большое значение имеет правильный выбор метода контроля. Сотрудник ставит перед собой цель, выдвигает задачи, но это не позволит решить стоящие перед организацией и ее подразделениями проблемы. Необходимо найти пути достижения поставленных целей и эффективные приемы решения задач. Этому способствуют основные методы контроля, используемые при организации управления — наблюдение, обследование, эксперимент.

Наблюдение осуществляют постоянно и непрерывно за подготовкой и организацией исполнения принятых решений, за проведением мероприятий, состоянием морально-психологического климата в коллективе и т.п. Этот метод распространен на уровне руководителей небольших подразделений, для которых несложно провести анализ результатов наблюдения, а выводы по его результатам просты и легко реализуемы. На уровне руководителей, стоящих во главе больших коллективов, наблюдение сопровождается накоплением статистических данных, сложным анализом с привлечением помощников, референтов, информационно-аналитических, кураторских, инспекционных и других подразделений.

Обследование проводят, как правило, по отдельной проблеме, отдельным подразделениям или сотрудникам. Осуществляется оно изучением документов, проведением опросов (бесед) с сотрудниками. Обследование носит прицельный характер и в отличие от тематической проверки подтверждает или опровергает уже сложившееся мнение или вывод по конкретной проблеме.

Эксперимент применяют в сложных ситуациях проверки достаточно спорных решений для выяснения их обоснованности и оптимальности. Эксперимент может быть связан с хронометрированием рабочего времени сотрудников, для выявления затрат на отдельные операции, поэтому чаще он применяется в технических и вспомогательных подразделениях.

Система контроля в организациях постоянно совершенствуется и приближается к реальным потребностям. Следует

              93

отметить принципы, которые сложились в научных исследованиях и проверены практической работой.

Принцип гарантии достижения цели выражает задачу контроля гарантировать выполнение плана путем выявления отклонений от него и создания основы для принятия мер корректирования содержательной части выполняемой работы (выполняемых мероприятий).

Принцип ориентации контроля на будущее свидетельствует, что чем больше система контроля исследует прошлое и настоящее состояние управляемого объекта, тем увереннее она формирует основу будущей успешной работы, учитывающей все недостатки, выявляющей и задействующей скрытые возможности.

В реализации контрольных функций руководителю важно учитывать фактор времени, так как для создания действительно эффективной системы деятельности организации необходим опережающий контроль над исполнением принятых управленческих решений. Он становится возможным при регулярном поступлении сообщений о необходимости заблаговременных корректирующих мер на любом этапе выполнения плановых мероприятий. Прогнозирование в ходе контроля заключается в том, что по некоторым реально присутствующим признакам можно предвидеть будущие ошибки и затруднения.

Кроме того, контроль опирается на индивидуальные особенности руководителя, а умение выбрать критические точки контроля, отчего зависит действенность контроля, говорит об искусстве управления.

Для того чтобы определить критические точки контроля, руководитель должен дать ответы на следующие вопросы:

Какие моменты отражают наилучшим образом цели моего подразделения?

По каким признакам я точнее могу определить, что эти цели не достигаются?

Какие оптимальные методы оценки отклонения от плановых позиций можно использовать?

Как можно получить информацию о сотрудниках, ответственных за отклонения в работе?

94

Что необходимо сделать для исправления допущенных отклонений?

Ответы на эти вопросы требуют значительной профессиональной подготовки и опыта руководящей деятельности.

Повышение роли контроля в организации управленческой деятельности сегодня тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем (АИС). Последние позволяют оперативно и точно передавать по назначению контрольную информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим соответствующие решения. Так, в практике государственного управления в последнее время получила распространение методика контроля над практическими результатами подразделений (и сотрудников) с помощью средств статистики — статистический контроль качества результатов.

Важным условием эффективного контроля является разработка четкой системы отчетности, проверка отчетности и ее анализ как в отношении служебной деятельности в целом, так и в отношении отдельных подразделений (сотрудников).

Отчетность — система обобщающих показателей, характеризующих состояние и динамику управления служебной деятельностью, а также саму деятельность конкретного органа (подразделения). Отчетность является важнейшим элементом функции контроля в управленческой деятельности.

В обязанности руководителя вменяется обеспечение контроля над своевременностью представления отчетов. Следует подчеркнуть, что отчетность как специфическая форма получения информации в процессе управления необходима для принятия нового решения, оценки состояния дел и организации дальнейшей работы. Однако ее подчиненный характер по отношению к деятельности на практике иногда извращается, и отчет становится самоцелью. Отдельные руководители (и сотрудники) порой забывают, что работа «на отчет», а не на результат приводит к искажениям содержания и правовой основы деятельности организации.

Выделяют два вида отчетности в организации:

• статистическую — отражающую количественные показатели контролируемой деятельности;

95

•              описательную — содержащую в основном ее качествен

ные показатели.

При этом необходимо обеспечить их соответствие, т.е.

правильную и объективную интерпретацию количественных показателей статистической отчетности при формировании описательной отчетности и т.п.

По срокам представления отчетность подразделяется на регулярную (в нормативно установленные сроки) и эпизодичес кую (в конкретные сроки, устанавливаемые субъектом управления или самим исполнителем).

Кроме того, отчетность может выступать в письменной и устной форме.

Письменная форма отчетности — это систематизированное (выверенное) документальное изложение сведений о состоянии, результатах и динамике служебной деятельности органа (подразделения) за определенный период времени или по определенному вопросу, обеспечивающее их достоверность, сопоставимость и логическую связь. Система такой отчетности, ее основное содержание, сроки и порядок представления определяются нормативными актами. Истребование общей, в том числе и статистической, отчетности сверх указанной в этих нормативных актах запрещается. Порядок представления отчетности по реализации конкретного решения или по конкретному вопросу устанавливается руководством организации.

Именно письменная отчетность накапливается в информационных массивах и лежит в основе работы информационно-аналитических подразделений.

Кроме того, на всех уровнях управления деятельностью широко используется устная форма отчетности, при которой: каждый сотрудник систематически отчитывается в испол

нении своих служебных обязанностей, тех или иных заданий,

проведении мероприятий и т. п. перед своим непосредственным

начальником; на совещаниях заслушиваются отчеты руководителей о

результатах деятельности органов и подразделений и т.д.

Устные отчеты включают доклады, в том числе по средствам связи, информационные сообщения сотрудников и руководителей подразделений вышестоящему руководству и т.п.

96

Отчетность представляет собой процесс отражения деятельности, и поэтому ее результаты используются в информационно-аналитической работе, в частности: слежение за обстановкой. Здесь отчетность выражается

в форме справок, докладов об изменениях обстановки, моде

лей, прогнозов, планов мероприятий, которые подлежат ана

лизу с целью определения изменений обстановки; подведение итогов.  Отчетные доклады, аналитические

обзоры, заслушивание сотрудников у руководства дают воз

можность путем анализа результатов работы вносить соответ

ствующие изменения в организацию деятельности; исследование проблем. Это направление информацион

но-аналитической работы затрагивает все виды, формы и ме

тоды контроля и отчетности. Исследование проблем предпола

гает непрерывную работу с отчетами, в которых зафиксирова

ны все необходимые данные, на основании которых можно

сделать правильные выводы о деятельности организации.

В ходе подведения итогов и подготовки отчетов выстраивается полная картина состояния дел организации. Цель отче та заключается в выявлении упущений и недостатков в организации деятельности на конкретном участке.

Предметом отчета является результат деятельности организации (подразделения) за определенный период времени, выраженный в обобщенных сведениях.

Необходимо различать контроль и отчетность организации процесса деятельности, а также контроль и отчетность по результатам служебной деятельности. 

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме ОТЧЕТНОСТЬ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УПРАВЛЕНИИ:

  1. Блок 2. управление государственными финансами. Государственный финансовый контроль
  2. структурная единица 2.4 Управление государственным и муниципальным долгом Управление государственным долгом
  3. Создание организационной структуры управления государственным долгом и полномочия органов государственной власти
  4. Цели и функции государственного регулирования экономики. Система органов государственного управления
  5. Раздел II. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
  6. Четкое законодательное закрепление разделения компетенции между ветвями государственной власти в области управления государственным долгом.
  7. Статья 6. Государственное регулирование бухгалтерского учета и финансовой отчетности в Украине
  8. 2.8.Государственный и муниципальный кредит. Управление государственным долгом
  9. Глава 1 Из истории подготовки к профессиональной государственной службе в России и становления специальности «Государственное и муниципальное управление»
  10. 2.1. Субъекты управления. Структура органов управления государственными финансами
  11. Глава 9. Концепция формирования государственной и региональной промышленной и институциональной политики по управлению государственным унитарным промышленным предприятием
  12. 1.2. Специфика государственного управления
  13. Глава 3. ФОРМИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ РОССИЙСКИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ ПО МЕЖДУНАРОДНЫМ СТАНДАРТАМ ФИНАНСОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ
  14. Организация системы государственного управления
  15. Государственное антикризисное управление рынками
  16. Государственное управление экономикой
  17. ГЛАВА 2 УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ФИНАНСАМИ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -