<<
>>

7.1. Изучение обстановки как основы организации работы руководителя

Организация деятельности руководителя всегда связана с риском. Если попытаться коротко определить суть такого риска, то ее можно сформулировать как выражение и проявление неопределенных обстоятельств, в которых предстоит принимать управленческие решения.

В условиях возросшей разноплановой и разнохарактерной информации, а также множества факторов неопределенности, связанных с иррациональной стороной деятельности и поведения людей, степень риска постоянно возрастает. Поэтому риск в организации служебной деятельности представляется значимым по той причине, что органам (подразделениям) необходимо постоянно изучать социальное общество, представляющее собой открытую систему, находящуюся в постоянном движении и изменении. Достижения науки последних лет кардинально меняют наши представления о характере развития процессов в открытых системах и доказывают, что направление их эволюции крайне трудно предсказать по целому ряду причин. При этом высказываются следующие мнения: развитие системы определяется не столько ее предыстори

ей, сколько совокупностью случайностей, которые творят мир; огромное значение для социальных систем имеют ценности,

определяющие разнообразные выборы человека как индивидуума; в каждый отдельный момент времени любая система мо

жет иметь не одно, а множество путей развития, из которых ре

ализуется только один;

рост сложности и разнообразия систем (и объектов, их со

ставляющих) , а также их стремление к взаимодействию и интегра

ции определяет необратимость развития систем во времени; всем системам свойственен процесс самоорганизации; чем более прямолинейное давление оказывает управляю

щая подсистема на управляемую, тем выше степень ее сопро

тивления, а следовательно, и ниже конечный результат; более эффективным выступает не управляемое воздей

ствие в рассмотренном смысле, а направляемое, когда мы «ука

лываем» систему в наиболее чувствительные точки в унисон с

ее колебаниями и таким образом подталкиваем ее развитие в

необходимом для нас направлении.

В повседневной практике преодоление неопределенности в ситуации неизбежного выбора направления и характера действий с использованием количественной и качественной оценки вероятности достижения стоящей перед организацией цели призвано обеспечить понятие обстановки. Оно характеризует состояние и развитие социальной системы, доскональное знание и учет особенностей которой позволяют нам работать прицельно и результативно.

В деятельности организации вообще и каждого руководителя в частности знание закономерностей развития социальной системы (или другими словами, знание обстановки) имеет большое значение. Это позволяет руководителю (и работникам) сформировать реальное представление о стоящих перед ним целях и вытекающих из них задачах коллектива, а также своих возможностях и путях достижения намеченных рубежей.

Принимая во внимание названные выше причины, изучение обстановки представляется достаточно трудоемким и сложным процессом. При этом следует отметить, что такая работа в научной и практической деятельности — явление уникальное, так как ни одна из наук не может полностью взять на себя ответственность за анализ современной общественной, экономической и политической жизни в ее событийных проявлениях и в конкретных действиях конкретных лиц. Ведь учету и анализу здесь подлежит реальная жизнь реальных людей и организаций, их совместная деятельность по достижению своих целей, которая проявляется во множестве конкретных

взаимосвязанных событий, происходящих в определенное время и в определенном месте.

Оценивая феномен служебной обстановки, мы должны исходить из понимания ее как сложноорганизованного системного объекта. В то же время, рассматривая ее как системное целое, слагающееся из определенных частей (но не сводимое к ним), следует признать, что обстановка не может быть изучена целиком, без предварительного изучения ее частей. Необходимо понять, кто и при каких условиях осуществляет влияние на изменение обстановки, каковы роль и возможности отдельных личностей и организаций (объединений) в развитии обстановки, при каких условиях это развитие будет носить мирный, эволюционный характер.

v Обстановка — это совокупность условий, складывающихся в определенное время на конкретном участке деятельности, которые прямо или косвен но влияют на процесс принятия решений, а также определяют выбор сил, средств, форм и методов решения конкретных задач.

На понимание и оценку обстановки решающее влияние оказывают ряд условий, которые можно разделить на следующие группы: создающие угрозу деятельности организаций, а также от

дельных лиц (групп лиц), направленные на причинение ущерба; характеризующие практические действия органов управ

ления по выявлению и устранению данной угрозы; описывающие обстоятельства, в которых осуществляется

деятельность органов управления по устранению названных

выше угроз, в том числе: объективно существующие политичес

кие, экономические, социальные, географические и иные обсто

ятельства.

Каждая из названных групп достаточно сложна и многообразна. Поэтому естественно, что при изучении, оценке и анализе обстановки каждую из них предстоит рассматривать в отдельности и во взаимосвязи друг с другом. Важно понимать, что изучение и оценка обстановки представляют собой процесс познания, включающий в себя несколько следующих друг за Другом этапов:

определение цели и задачи изучения обстановки на кон

кретном участке служебной деятельности. Они могут быть раз

личными и зависят от участка (территория, линия, объект и др.), отбор исходных данных и их первичная оценка по качест

венным и количественным параметрам; систематизация данных по элементам обстановки с после

дующим уточнением или дополнением имеющейся информации; оценка элементов обстановки по существующим критери

ям, в первую очередь по важности и значимости; формулирование общих выводов о состоянии, динамике,

тенденциях, закономерностях и прогнозе развития обстановки; документирование результатов изучения и оценки обста

новки.

Рассмотрим процесс познания оперативной обстановки подробнее.

Изучение обстановки — это начальный этап в цикле управленческой деятельности. Для руководителя (сотрудника) он характеризуется сбором и систематизацией фактической информации. Успешность изучения обстановки будет всецело зависеть от того, насколько руководитель (сотрудник) правильно определил цели и уяснил свои задачи на конкретном участке служебной деятельности. Это будет влиять на отбор исходных данных и их первичную оценку по качественным и количественным параметрам, а также последующую систематизацию данных по элементам обстановки.

Предмет изучения — состояние обстановки как совокупности сложившихся на данный конкретный период связанных между собой качественных и количественных параметров, характеризующих условия, влияющие на процесс организации и осуществления работы на порученном участке.

Цель изучения — получение новых сведений о состоянии обстановки в целом или ее элементов в отдельности.

Задача изучения — познание общего состояния обстановки, в том числе:

определение конкретных изменений обстановки (или ее элементов) в конкретном месте и за конкретный период времени;

выявление скрытых тенденций и закономерностей в развитии любого из элементов обстановки и всей обстановки в целом.

Выше мы употребляли такое понятие как «элемент обстановки». Согласно энциклопедическому словарю, элемент (от лат. е1етепШт — стихия, первоначальное вещество) — есть составная часть сложного целого. Применительно же к понятию обстановки (как системы) элемент — это относительно самостоятельная часть системы, обладающая системными свойствами, т.е. каждый элемент обстановки должен в свою очередь состоять из других элементов, которые в совокупности его поясняют и конкретизируют.

Обстановку образуют ряд структурных элементов, среди которых можно выделить три основных, а также целую иерархию дополнительных, которые, конкретизируя основные элементы, позволяют осуществить их качественное изучение.

Обстановка на каждом участке служебной деятельности определяется исходя из степени обобщения информации и перечня элементов, характерных для конкретного участка.

В зависимости от решаемых задач теория рассматривает обстановку как:

региональную, включающую в себя ситуацию в ряде сопредельных стран;

общегосударственную;

территориальную (на территории обеспечения).

Изучение элементов обстановки и их взаимосвязи, характерных особенностей, тенденций и динамики развития дает возможность правильной и объективной оценки складывающейся ситуации, выработки обоснованных управленческих решений, планирования последующих организационных мероприятий, а также успешной работы в целом.

Восприятие обстановки в виде структуры с уже названными выше элементами, в которой существует внутренняя иерархия и объемы, позволяет адекватно оценить ее на каждом конкретном участке деятельности, а содержание элементов, наличие структурных противоречий между ними определяют динамику развития обстановки

Оценка состояния обстановки — процесс выявления субъектом управления состояния и динамики развития обстановки для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.

Эта оценка логически включается в систему действий, образующих одну из основных функций управления. При оценке обстановки выявляются факторы и условия, затрудняющие или облегчающие выполнение поставленных перед органом (подразделением, сотрудником) задач, определяются мероприятия по ослаблению неблагоприятных и эффективному использованию благоприятных факторов.

Кроме того, оценка обстановки может рассматриваться как результат анализа (процесса познания) обстановки по избранным критериям важности и значимости состояния и динамики ее развития как в целом, так и отдельных ее элементов в интересах эффективного управления деятельностью. Другими словами, оценка обстановки характеризует собой отношение субъекта управления к условиям осуществления деятельное ти органа (подразделения) на конкретном участке, опреде ляет их важность и значение для решения стоящих задач. Поэтому итогом процесса данной оценки является приобретение новых знаний об обстановке, объяснение фактов и событий, возникающих в ходе реализации функций управления.

В числе функций управления, которые выполняет оценка обстановки, могут быть названы следующие:

объясняющая, дающая обоснованные разъяснения происходящих изменений обстановки и разрешающая, с учетом этого, организовывать деятельность возглавляемого органа (подразделения);

эвристическая (от греч. НеипзКо — нахожу), позволяющая приобретать новые знания об обстановке, что в значительной мере способствует выработке и принятию оптимальных решений;

аксиологическая (от греч. ахюз — ценный), т.е. ценностная или собственно оценочная функция, дающая возможность устанавливать важность и значимость исследуемых факторов, явлений, событий для организации служебной деятельности, формировать оценку обстановки как результат познания и реализовывать ее.

По охвату исследуемых элементов различают следующие виды оценок обстановки — общую и частную (поэлементную). Во временном аспекте выделяют: ретроспективную (от лат. ге^го — обратно, назад + зрес1таге — смотреть) —

249

оценку состояния обстановки или отдельных ее элементов в прошлом, их развитие за определенный период; текущую — оценку нынешнего состояния; прогностическую — т.е. формирование прогноза развития обстановки или отдельных ее элементов.

Оценка состояния обстановки и прогноз ее развития определяют организационную структуру подразделений и содержание управленческих мероприятий. При этом вносятся коррективы в расстановку сил и средств, а также методы их использования, в том числе взаимодействие между подразделениями и сотрудниками.

Изучение (анализ) собственных сил и средств остается, пожалуй, одной из самых серьезных проблем, так как этот элемент обстановки, в отличие от других, более всего восприимчив к интеллектуальному и властному воздействию. Ведь подбор и расстановка подчиненных с учетом их сильных и слабых сторон для создания на длительное время работоспособного и продуктивного коллектива зависят от искусства руководителя. Неумелое распределение обязанностей в коллективе ведет в результате к снижению эффективности его работы. А если к тому же у руководителя завышенная самооценка, он будет стремиться успеть везде сам и таким образом перегружать себя малозначительными и трудоемкими делами, что также скажется на эффективности работы коллектива. В текучке мелких забот у такого руководителя растворится основной смысл деятельности лидера — видеть равномерно все участки работы и размышлять над общими задачами в поисках наиболее оптимальных решений.

Необходимо также учитывать историко-этнические, экономические, социальные и социально-психологические аспекты, свойственные участку служебной деятельности. Существенное влияние в формировании обстановки на участке оказывают: наличие промышленных предприятий и производствен

но-научных учреждений, а также их территориальная инфра

структура; ценностная ориентация, уровень притязаний и состояние

массового сознания населения и др.

Иными словами, на фоне информации о конкретной местности и имеющихся объектах политики, экономики, культуры

и т.п. мы изучаем сознание и систему гражданских взаимоотношений, а затем проживающих там людей, осуществляем оценку обстановки.

В свете сказанного правомочно заключить, что оценка обстановки и сделанные из этого выводы только тогда смогут выполнить свою функциональную роль и способствовать повышению эффективности работы, достижению конкретного конечного результата, когда соблюдаются общенаучные методологические требования к процессу оценки (иногда их называют принципами оценки). Это — объективность, всесторонность и полнота, принцип решающего звена, непрерывность, детерминизм, преемственность, конкретно-исторический подход, научность и творческий подход.

Объективность означает непредвзятость, строгое соответствие выводов и оценок объективной реальности, обусловливает необходимость постоянного наблюдения за развитием обстановки.

Объективность в оценке обстановки напрямую зависит от источников получения исходной информации. Ими могут быть и официальная статистика, и данные технических средств, которые более полно и точно воспроизводят ситуацию и формируют объективную оценку. В то же время устная информация, получаемая от руководителей объектов и др., часто изобилует субъективными суждениями, что обязывает критически подходить к выводам, которые предлагают данные источники.

Всесторонность и полнота оценки важна, так как чем больше свойств исследуемого предмета (обстановки или ее конкретного элемента) рассматривается, тем вернее будет общий вывод. Всесторонность оценки исключает поверхностное суждение об пбстановке.

Принцип решающего звена позволяет субъекту управления (прежде всего руководителю) выделять те элементы обстановки, а в самих элементах те ключевые вопросы или положения, которые заслуживают наибольшего внимания, и, соответственно, те участки и направления служебной деятельности, сосредоточив усилия на которых, можно повысить ее эффективность в целом.

Непрерывность процесса оценки — принцип, который обусловливает необходимость постоянного слежения за разви-

251.

тием обстановки и своевременной оценки происходящих изменений. Особое его значение и актуальность определяются динамизмом современной обстановки и возросшей опасностью негативных последствий в случае опоздания с оценкой происшедших изменений. Соблюдение данного принципа позволяет иметь картину обстановки в движении и взаимосвязи ее элементов по времени и месту, что в итоге обеспечивает своевременность реагирования на изменения обстановки.

Детерминизм (от лат. (Мегптпаге — определять, обуславливать) — принцип, предопределяющий необходимость выявления обусловленности происходящих изменений обстановки и объяснения их причин.

По мере накопления данных об изменении того или иного элемента обстановки все более четко проявляются тенденции в его развитии, что позволяет своевременно принимать соответствующие управленческие решения.

Преемственность в оценке предполагает, что новые знания об обстановке должны базироваться на прежних представлениях, и таким образом последовательно формируются выводы об ее изменениях.

Конкретно-исторический подход к оценке — принцип оценки обстановки в ее динамике с учетом всех значимых элементов (факторов), выражающий необходимость конкретно-исторического подхода к оцениваемой обстановке.

Такой подход позволяет не только лучше понять настоящее, но и, решая важнейшую задачу оценки обстановки, прогнозировать ее развитие. Использование данного принципа предусматривает ретроспективное сравнение ситуации сегодняшнего дня с прежними обстоятельствами на одном и том же участке служебной деятельности, что позволяет осуществить исследование причинно-следственной связи и этапов развития обстановки (или отдельных элементов) в ее неразрывном единстве с политическими, экономическими и социальными изменениями в данной местности.

Научность оценки предполагает опору на научную методологию процесса отбора, исследования и оценки поступающих материалов. Логика и диалектика помогают членам коллектива делать научно обоснованные и правильные выводы.

Творческий подход к оценке — сознательная, целенаправленная и активная деятельность субъекта управления,

252

позволяющая получать новые, наиболее рациональные по способу достижения результаты, т.е. отойти от шаблона и стереотипов.

Творчество самобытно, неповторимо в способах достижения результата, дает возможность свежим взглядом оценить текущие изменения обстановки и найти в них выгодные ситуации, позволяющие эффективно работать. Реализация указанного принципа в практике исследования особенностей и тенденций развития обстановки на конкретном участке служебной деятельности хорошо раскрывает способности и талант руководителя. Они особенно заметны в умении определить свое место в общем процессе изучения поступающей информации, выборе таких звеньев в общей цепи, которые требуют участия именно руководителя.

Реализация на практике указанных принципов оценки обстановки позволит субъекту управления получить адекватное понимание состояния и развития обстановки и соответственно достаточно успешно решать ряд задач, включая: подготовку концептуальных, перспективных и частных

планов служебной деятельности; своевременное адекватное реагирование на действия

конкурента с учетом конкретных условий и собственных воз

можностей; постоянный поиск оптимального решения стоящих перед

сотрудником или организацией конкретных задач; целесообразная расстановка сил и средств; обеспечение в нужное время и в нужном месте маневра

имеющимися возможностями; выявление общих тенденций изменения обстановки и

прогнозирование новых вариантов и вероятностей; организацию ритмичной работы подразделений и опреде

ление целесообразной загрузки коллектива на различных

участках; контроль и обеспечение обратной связи в процессе реали

зации плановых мероприятий.

Задачи оценки обстановки с позиций управленческой деятельности вытекают из общих принципов управления и становятся основой для реализации управленческих функций.

253

Документирование результатов изучения и оценки обстановки — заключительный этап деятельности руководителя (работника) перед принятием управленческого решения.

На практике, как правило, основным таким документом является справка. В ней наиболее полно и детально излагаются сведения, характеризующие состояние каждого из элементов обстановки, приводятся выводы и определяются общие задачи.

Принимая во внимание, что справка об обстановке является документом системного анализа, теория и практика наших дней предлагает ее следующую примерную структуру: Во вводной части приводятся сведения о территориаль

но-географическом расположении участка служебной деятель

ности в существующей системе административного деления,

его исторические, культурные, этнографические и иные осо

бенности. В основной части (она состоит из нескольких самостоя

тельных разделов с выводами по каждому из них) дается опи

сание состояния обстановки, в том числе:

емкая экономическая и социально-политическая характе

ристика; сведения, характеризующие устремления и конкретную

подрывную (преступную) деятельность противника на данном

участке, и выводы о ее результативности и имеющихся для это

го потенциальных возможностях; сведения о собственной деятельности и выводы о ее эф

фективности, а также надежности созданной на данном участке

системы управления.

3.              В заключительной части на основании выводов по каж

дому из разделов основной части дается заключение о тенден

циях развития обстановки на участке служебной деятельнос

ти, в том числе: общие выводы о состоянии, динамике, тенденциях, зако

номерностях (прогнозе) развития обстановки; предложения по подготовке управленческих решений,

включая корректировку системы управления, структурные из

менения и т.п.

254

Справка об обстановке может быть дополнена различными схемами, таблицами, картами, которые более наглядно отражают особенности участка объекта управления. 

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме 7.1. Изучение обстановки как основы организации работы руководителя:

  1. Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов
  2. 20.1. Основы организации финансовой работы бюджетных учреждений
  3. Система складирования как основа рентабельности работы склада
  4. 20.4. Основы технологии выдачи кредита и организации работы кредитного подразделения банка
  5. Глава 10  ДЕЛО ЖИЗНИ: РАБОТА КАК ЛЮБОВЬ, РАБОТА КАК ПОСВЯЩЕНИЕ
  6. ГЛАВА 9 ПЛАНИРОВАНИЕ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
  7. Природа работы руководителя
  8. Цели и структура организации как основа ее конкурентоспособности
  9. Психологическая подготовка руководителя к работе
  10. Контрольный список вопросов для анализа работы руководителя
  11. Руководители добиваются успеха через коллективную работу
  12. Основы власти руководителя
  13. Глава 3. Инвестиционный потенциал как основа развития строительной организации
  14. 7.3. Оперативно-коммерческая работа по изучению фирм
  15. Изучение работ: анализ, описание и оценка
  16. Как готовить компетентного руководителя?
  17. Использование материалов изучения спроса и конъюнктуры рынка в практической работе
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -