<<
>>

11.1. Роль информации в системе руководства ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Как уже отмечалось, главные функции процесса управления коллективом, реализуемые на разных уровнях системы управления, — это выработка решений и контроль над их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление как информационный процесс, т.е.

функционально включающий в себя получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления — как информационную систему.

V Информационная система — это организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, отвечающая потребностям информационного обеспечения процесса управления деятельностью организации,

Таким образом, сам процесс управления можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных, в конечном сче-

28  С.  Н.  Князев

434

те, на достижение главной цели функционирования организации. Причем выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Любой процесс управления характеризуется: сохранением и переработкой информации,  фиксирую

щей прошлый опыт деятельности каждого конкретного органа

управления; получением информации о возможностях развития и

функционирования объекта управления; получением информации о результатах прошлых управ

ленческих воздействий на объект (обратная связь); анализом полученной информации и принятием на его

основе решений о необходимых упорядочивающих воздействи

ях на объект.

Практика убедительно подтверждает, что первичным для деятельности любого органа (подразделения, сотрудника) является информация. Все процессы, связанные с выполнены ем стоящих задач, наполнены операциями с информацией и ради информации.

Эти операции условно могут быть разделены на три равнозначные стадии: создание системы получения информации; обработка информации; реализация информации.

В теории понятие информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение) определеяется как сведения, передаваемые устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств и т.д.), в результате чего уменьшается или снимается неопределенность о характере и содержании полученного сообщения (знака).

Применительно к деятельности организации информация — это определенным образом обработанные данные о фактах, представляющие интерес для организации (подразделения) и составляющие основу принятия соответствующего решения.

Понятие информации может быть показано в виде некоторой совокупности сведений, определяющих меру наших знаний или незнаний о тех или иных процессах, событиях, фактах, что подчеркивает многообразие содержания информации,

435

проявляющейся в самых различных природных и социальных явлениях.

С помощью информации реализуются связи между субъектом и объектом, другими элементами системы управления и средой деятельности, что позволяет рассматривать ее как основное средство управления.

Принято разделять понятия «информация» и «сообщение», так как далеко не каждое сообщение несет в себе полезную для нас информацию. А если и несет, то не всегда снимает неопределенность, как, например, сообщение, подтверждающее ранее полученную информацию. Поэтому применительно к информации мы будем вести речь только о сообщениях, которые приводят к новому знанию. Именно информация формирует и пополняет наши знания, углубляет и расширяет интеллект. С этой точки зрения, любая информация оценивается прежде всего в зависимости от ее полезности и влияния на принятие решений.

Информация, используемая в организации управления, классифицируется:

по степени обработки: первичная, получаемая в результате наблюдения и фик

сации фактов, имеющих отношение к деятельности организации; производная (вторичная, выводная, обобщенная), обра

зующаяся путем переработки первичной;

по функциональному предназначению: служебная (производственная); управленческая;

по источникам получения: гласная (открытая); конфиденциальная.

Еще одним критерием оценки качества информации в управлении служебной деятельностью является ее полнота, способность информации отражать все (или некоторые) стороны явлений, проблем, решений и других вопросов, о которых идет речь в сообщении. Полнота информации показывает ее соотношение со всей объективно существующей полезной информацией и степень обеспеченности задач прогноза (реализации других функций управления) достоверной исходной информацией. Полнота информации имеет существенное зна-

436

чение и при доведении принятого решения до исполнителей (подчиненных), так как объем передаваемой информации должен позволять каждому из них уяснить цель (замысел) решения, свое место в ее достижении, задачи, которые предстоит решать, и условия их выполнения.

С учетом этого, в системах управления ценность информации определяется ее значением для правильной выработки и принятия решения. Информация, которая не влияет на решение (его содержание, характер и т.п.) — просто бесполезна. Более того, отвлекая внимание, силы и время системы управления (хотя бы на осмысление ее содержания, простейший анализ с целью определения возможности ее использования), она создает так называемый «информационный шум».

Информационный шум — это поток (не синтезирующийся с другими потоками) информации при ее восприятии, который может оцениваться как: информация бесполезная,  подавляющая полезную,  и

влияющая таким образом на ее полноту и достоверность; информация с искажением смысла,  затрудняющим ее

восприятие; информация, не относящаяся к делу или к компетенции

организации.

Если отбросить причины чисто технического характера (искажение слов при переписке документа, компьютерные ошибки и т.п.), основные источники информационного шума заключены в организации управления и разделяются на две большие группы: вербального (словесного) свойства; невербального (мимика, жесты, интонации) свойства.

Большое количество неиспользованной информации (информационного шума) характерно, как правило, для низших, добывающих уровней организационной структуры.

Для того чтобы руководитель имел возможность более эффективно использовать информацию, он должен получать ее по возможности в оптимальном объеме, уже предварительно обработанной, систематизированной и концентрированной, а также соответствующей тем задачам, которые решаются на его уровне управления.

_              437

Известно, что потребность в информационной работе определяет границы деятельности специально выделенных для этого сотрудников (информационных работников): изучение информационного спроса, информационных

потребителей и запросов различных категорий пользователей

(потребителей) информации; организацию обработки, хранения и выдачи информации

в соответствии с профессиональными потребностями пользова

телей, запросами и действующими правилами.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность информационных ресурсов (банков данных), средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации (информационная и информационно-справочная работа), используемых в интересах деятельности организации.

Информационное обеспечение — один из видов обеспечения процесса управления и непосредственно самой служебной деятельности (наряду с методическим, психологическим, материально-техническим и др.). При этом основная задача информационного обеспечения в вопросах организации управления заключается в предоставлении субъектам управления информации, необходимой для реализации конкретных функций управления, и, прежде всего, в интересах выработки и реализации эффективных управленческих решений.

У Информационная работа — это управленческий труд по обеспечению соответствующих должностных лиц сведениями, необходимыми для решения возложенных на них служебных задач.

В настоящее время во многих организациях информационно-аналитической работой занимаются во всех звеньях и на всех уровнях управления. А начало этой работе было положено бурным развитием информатики во всем мире, когда возникла необходимость накапливать и обрабатывать большие объемы данных.

В практике деятельности организации основной целью информационно-аналитической работы является создание необходимых условий для наиболее эффективного использования информации, поступающей в ведомство.

438

<< | >>
Источник: Князев С.Н.. Управление: искусство, наука, практика: Учеб. пособие. 2002

Еще по теме 11.1. Роль информации в системе руководства ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ:

  1. ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ РУКОВОДСТВА
  2. 11.3. Информационно-аналитические службы — инструмент информатизации системы руководства
  3. Информация в логистике, логистические информационные системы
  4. Цели и роль информационных потоков в логистических системах
  5. Роль информационных систем в деятельности организаций
  6. Роль и место автоматизированных информационных систем в экономике
  7. 2.2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ В СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФИНАНСОВОГО АНАЛИЗА
  8. РОЛЬ ИНФОРМАЦИИ В ФУНКЦИОНИРОВАНИИ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СИСТЕМ
  9. Информационные технологии финансовой системы Автоматизированная информационная система «Финансы»
  10. Роль информационных технологий в совершенствовании систем управленческого контроля
  11. Автоматизированная информационная система и ее роль при администрировании форм налогового контроля
  12. 6.1. Понятие «комплексная информационная система управления предприятием»
  13. Понятие комплексной информационной системы управления предприятием
  14. Понятие информационного обеспечения (ИО). Системы классификации и кодирования
  15. Информационные технологии и системы таможенных органов: понятия и нормативно-правовая база
  16. Тест по темам «Понятие и сущность финансов», «Роль финансов в процессе расширенного воспроизводства», «Понятие и структура финансовой системы»
  17. Организация системы защиты информации экономических систем
  18. Понятие, элементы и уровни экономической системы. Малые и большие системы. Экономическая система общества
  19. 29.2. ПОНЯТИЕ СИСТЕМЫ ИНТЕГРИРОВАННОГО ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ И ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССОВ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -