<<
>>

Документальное оформление заказа

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.) во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям.

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить: Название документа

В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку». Порядковый номер

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ. Название и адрес компании

Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет. Ответственность за заказ

В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем. Дату, наименование и адрес поставщика Сроки поставки и количество поставляемых товаров Описание товаров

Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию. Адрес поставки

В случаях когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать. Цену

В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары. Расчетный счет

Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты.

Зарубежные фирмы, кроме самых мелких, используют, как правило, четыре экземпляра заказа.

Для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета.

Экземпляр I (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел материальнотехнического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) — оставляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками.

После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьироваться. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок. 

<< | >>
Источник: Под ред. профессора BA Аникина. Логистика: Учеб. пособие. 1999

Еще по теме Документальное оформление заказа:

  1. 7.3. Документальное оформление и учет отпуска материалов
  2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
  3. 4.2. Документальное оформление операций по движению материалов
  4. 7. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  5. Документальное оформление кассовых операций
  6. 3.2. Документальное оформление движения основных средств
  7. Документальное оформление приобретения ценных бумаг и их учет
  8. 4.5. Документальное оформление поступления и расхода материалов
  9. 7.2. Документальное оформление и учет поступления материалов
  10. 8.3. Документальное оформление выработки рабочих-сдельщиков
  11. Характерные ошибки в документальном оформлении сделок
  12. 9.2. Документальное оформление операций по движению готовой продукции
  13. Документальное оформление и этапы проведения реорганизации предприятия
  14. Документальное оформление и этапы проведения ликвидации предприятия
  15. 6.2. Документальное оформление и учет поступления основных средств
  16. 6.5. Документальное оформление и учет выбытия основных средств
  17. 9.1. Документальное оформление и учет выпуска готовой продукции
  18. 55. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ НАЛИЧИЯ И ДВИЖЕНИЯ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ И ТОВАРОВ
  19. 9.2. Документальное оформление и учет отгрузки и реализации готовой продукции
- Бюджетная система - Внешнеэкономическая деятельность - Государственное регулирование экономики - Инновационная экономика - Институциональная экономика - Институциональная экономическая теория - Информационные системы в экономике - Информационные технологии в экономике - История мировой экономики - История экономических учений - Кризисная экономика - Логистика - Макроэкономика (учебник) - Математические методы и моделирование в экономике - Международные экономические отношения - Микроэкономика - Мировая экономика - Налоги и налолгообложение - Основы коммерческой деятельности - Отраслевая экономика - Оценочная деятельность - Планирование и контроль на предприятии - Политэкономия - Региональная и национальная экономика - Российская экономика - Системы технологий - Страхование - Товароведение - Торговое дело - Философия экономики - Финансовое планирование и прогнозирование - Ценообразование - Экономика зарубежных стран - Экономика и управление народным хозяйством - Экономика машиностроения - Экономика общественного сектора - Экономика отраслевых рынков - Экономика полезных ископаемых - Экономика предприятий - Экономика природных ресурсов - Экономика природопользования - Экономика сельского хозяйства - Экономика таможенного дел - Экономика транспорта - Экономика труда - Экономика туризма - Экономическая история - Экономическая публицистика - Экономическая социология - Экономическая статистика - Экономическая теория - Экономический анализ - Эффективность производства -