<<
>>

Информационное обеспечение Классификация компонентов информационных ресурсов.

 

С технологической точки зрения, а именно с позиций и для целей проектирования КАИС, компоненты информационных ресурсов (во многих случаях это документы) целесообразно классифицировать по следующим основным критериям: частоте использования; длительности жизненного цикла; числу потребителей; числу целей использования (в технологическом смысле); степени строгости требований потребителей к форме; степени структурированности; изменчивости структуры; массовости (количеству компонентов ресурса одного типа).

В зависимости от позиционирования компонента информационного ресурса в приведенной системе координат могут существенно различаться способы и формы представления информации, формы хранения и использования, технологии создания и обработки.

Несмотря на то что компонент информационного ресурса в принципе может позиционироваться в любой точке восьмимерного пространства, задаваемого указанной выше системой координат, практический интерес представляют несколько подпространств.

Документы, ориентированные на одного потребителя (или узкий круг потребителей) с нестрогими требованиями к форме, а также документы с коротким жизненным циклом. Для таких документов (технологическая) форма не играет существенной роли, а технология их создания зависит от массовости: для одиночных документов обычно выбирается автором исходя из ситуации, а для массовых документов, как правило, выбирается технология, минимизирующая трудовые и другие затраты.

Массовые документы (или другие совокупности данных) с жесткой постоянной структурой. В Фонде таковыми являются, например, данные о застрахованных лицах, данные персонифицированного учета.

Для таких элементов информационного ресурса наиболее удобно и продуктивно использовать хранение в базах данных и ориентироваться на использование СУБД в процессах создания, сопровождения и использования.

Документы с одной целью использования (или группой технологически однотипных целей). Для таких документов цели их использования обычно диктуют формы и технологии. Например, если совокупность документов создается только для печатного издания, то для этой цели разумно использовать издательскую систему.

Массовые документы с изменчивой структурой средней степени «жесткости*. К этой категории относится правовая, нормативносправочная, организационно-распорядительная информация и в целом значительная часть всего документационного обеспечения. Во многих случаях документы этой категории имеют длительный жизненный цикл, используются многими потребителями для различных целей, в том числе технологических.

Проблема эффективного создания, сопровождения и многоцелевого использования информационных ресурсов данного типа не решается сегодня на основе применения типовых программных средств (таких, как СУБД, текстовые процессоры и другие компоненты офисного программного обеспечения). Предлагаемое в настоящей концепции решение данной проблемы базируется на оригинальной технологии, основанной на логической и функциональной разметке данных, Web-технологиях доступа к ним.

Для целей проектирования КАИС электронные информационные ресурсы ФСЗН по форме (форматам) их хранения целесообразно разделить на следующие основные группы: нерегламентированные; строго регламентированные с жесткой регулярной структурой; регламентированные с гибкой структурой.              ,

Нерегламентированные компоненты информационных ресурсов

создаются любыми технологическими средствами и хранятся в любых форматах. К достоинствам этой группы можно отнести следующее: свободу выбора оформительских средств представления информации; отсутствие необходимости следовать стандартам и правилам оформления документов (в технологическом смысле); возможность представления любых данных, насколько это позволяют современные программные средства.

Вместе с тем нерегламентированные форматы компонентов информационного ресурса обладают рядом существенных недостатков: невозможностью применения унифицированных форм и способов хранения информации; невозможностью применения унифицированных способов представления информации потребителю; в частности, если документ создан с помощью некоторой специализированной программы, не входящей в базовый состав программного обеспечения КАИС, то нет гарантии, что другой пользователь сможет ознакомиться с этим документом; невозможностью (в общем случае) автоматизированной или автоматической обработки данных основными подсистемами КАИС ФСЗН.

Учитывая перечисленные недостатки, следует рекомендовать создание в нерегламентированной форме таких документов, которые имеют короткий жизненный цикл и не предназначены для потребления многими пользователями и для различных целей.

В то же время нужно отметить, что в нерегламентированной форме уже существует значительная часть информационных ресурсов ФСЗН. При проектировании КАИС следует учитывать этот фактор и стремиться включить существующие документы в единое информационное пространство, предусматривая для этого соответствующие программные компоненты. Однако для целей будущего использования желательно перевести значимые информационные ресурсы в форму, обеспечивающую их высокотехнологичное многоцелевое использование, а именно в одну из рассматриваемых далее групп.

Строго регламентированная форма с жесткой регулярной структурой целесообразна для создания таких информационных ресурсов, как сведения о плательщиках, данные персонифицированного учета и другие данные, для которых определены и неизменны четкие состав и порядок следования элементов.

Для хранения таких данных наиболее удобно и эффективно применение форматов баз данных. Ввод и редактирование информации целесообразно осуществлять посредством интерфейсов специализированных приложений в составе функциональных подсистем КАИС.

Регламентированная форма с гибкой структурой предназначена для хранения данных, структура и порядок которых могут изменяться от документа к документу.

Для хранения элементов документа данной категории невозможно или нерационально использовать формат записей базы данных[12].

В то же время чрезвычайно важно обеспечить хранение многих документов данной категории в форме, обеспечивающей унифицированный доступ (в том числе к отдельным компонентам документов) и высокотехнологичное многоцелевое использование (например, показ с помощью системы визуализации или публикацию с помощью системы публикации документов).

Для решения этой проблемы целесообразно использовать технологии, основанные на логической разметке документов.

Единое информационное пространство и информационные хранилища. Для эффективного информационного обеспечения решения основных задач Фонда и задач управления Фондом в КАИ С должно быть реализовано единое информационное пространство ФСЗН с обеспечением надежного оперативного доступа сотрудников и клиентов Фонда к любой информации, которая определена для него (сотрудника или клиента) как разрешенная путем установления соответствующих прав доступа и полномочий.

Единое информационное пространство ФСЗН: система информационных хранилищ; единая система классификации и кодирования информации (лингвистическое обеспечение); средства (инструментальные, технологические, организационные) помещения информации в хранилища (интерфейсы ввода); средства доступа к информации хранилищ (интерфейсы вывода); средства обмена данными между хранилищами; средства контроля и верификации; средства авторизации и обеспечения безопасности, включая средства резервного копирования.

Систему хранилищ образуют централизованное хранилище, расположенное в Центральном аппарате Фонда и поддержанное всеми видами обеспечения (техническое, организационное и др.), и локальные хранилища, расположенные в структурных и территориальных подразделениях Фонда.

Распределение информационных ресурсов по отдельным хранилищам определяется потребностью в информации структурных (территориальных) подразделений, а также характеристиками коммуникационной среды и может изменяться с течением времени на основе данных статистического анализа частоты обращений к элементам данных хранилищ.

Компонентами (электронного) информационного хранилища могут являться: база данных; совокупность файлов в файловой структуре.

Кроме того, в системе информационных хранилищ функционируют архивы бумажных документов, для которых в составе электронных хранилищ целесообразно предусмотреть систему каталогов.

В построении и использовании информационных хранилищ один из центральных — вопрос о логической структуре информации.

Наиболее распространен на практике подход, основанный на жесткой фиксации логической структуры информационного ресурса в соответствии с выбранным порядком критериев структурирования (например, по тематике документов или их источникам). Такая схема работоспособна и эффективна, если состав и порядок критериев структурирования информации потребителями совпадает с составом и упорядочением критериев структурирования, применявшимися на этапе проектирования логической структуры хранилища и его независимых элементов. Практика показывает, что такое соответствие достигается далеко не всегда. Потребность пользователя зачастую состоит в том, чтобы получить информацию из хранилища, интегрированную и структурированную в соответствии с его системой критериев, которая может не совпадать (иногда кардинально) с системой структурирования, использованной при создании информационного ресурса.

Одно из решений проблемы состоит в том, чтобы хранить информацию в виде однородных массивов, структурирование которых выполняется непосредственно в момент запроса потребителя предназначенными для этого программными средствами.

Технически хранилища обеспечиваются выделением серверов (серверы баз данных, файл-серверы, Web-серверы), подключением к сетям, установкой необходимого программного обеспечения.

Организационно хранилища обеспечиваются путем определения лиц, ответственных за поддержание хранилищ на должном уровне, и регламентированием всех процессов создания, сопровождения и использования информации хранилищ.

Одно из наиболее важных — лингвистическое обеспечение хранилищ, а именно система классификации и кодирования информации. В идеале каждый значимый элемент информационного хранилища должен быть поименован и доступен для обработки компьютерными программами.

Проблема многоцелевого использования информационного ресурса. В процессе осуществления основной деятельности ФСЗН и управления Фондом документы и другие данные существуют и используются в различных формах: в виде записей баз данных, в виде электронных документов в БД и файловых структурах, в виде бумажных документов, как одиночных, так и сборников, и т.д.

В разные моменты времени элементы данных должны существовать в различных формах и образовывать различные логические конструкции и физические формы, которые будут использоваться для различных целей. К числу основных из этих целей следует отнести: отображение данных на экране компьютера в форме, удобной для пользователя; печать документа на бумажный носитель; публикацию документа в форме гипертекста в Internet или на CD; поиск информации; реструктурирование информации по заданным критериям; интеграцию данных и необходимую их обработку (например, статистическую).

В настоящее время для реализации каждой из этих целей существуют эффективные программные и технологические средства. Вместе с тем каждая из них реализуется с помощью этих средств, как правило, по отдельности. В результате один и тот же документ обрабатывается в различных технологических цепочках, разными людьми и с помощью разных инструментальных средств. Суммарные затраты ресурсов при таком подходе велики, что зачастую заставляет отказываться от реализации части функций либо привлекать дополнительные людские и (или) финансовые ресурсы. Например, для издания сборников нормативных документов ФСЗН привлекает сторонние организации, поскольку та форма, в которой эти документы существуют в ФСЗН, не позволяет оперативно подготовить оригинал-макет сборника без дополнительных (и довольно значительных) трудовых затрат. С другой стороны, эта же форма (как правило, это документы в формате Word или других

текстовых форматах) не позволяет осуществить Web-публикацию документов опять же без дополнительных затрат. Что касается реализации реструктурирования информации или автоматической обработки компонентов документов, то возможности выполнения этих процедур весьма невелики, что также обусловлено неприспособленностью для этого форматов документов и их разнородностью. Таким образом, удобный для создателей документов формат файлов оказывается малопригодным для эффективного достижения других целей в обработке и использовании данных.

Анализ показывает, что одна из главных причин трудностей в обеспечении автоматизированной многоцелевой обработки документов состоит в том, что отдельные компоненты документа могут надежно выделяться и интерпретироваться только человеком. Если компонент документа идентифицирован, необходимая его обработка во многих случаях выполняется компьютерной программой. В различных технологических цепочках обработки документа одна из главных функций оператора как раз состоит в том, чтобы идентифицировать объект документа и применить к нему предопределенную технологическую операцию. Невозможность автоматической идентификации объектов приводит к тому, что значительная часть технологических операций обработки документов выполняется вручную, а одна и та же подоперация — идентификация объекта — выполняется человеком практически во всех технологических операциях, а значит, многократно для одного и того же документа.

Одно из ключевых предложений настоящей Концепции состоит в применении для обработки части документов, входящих в информационные ресурсы ФСЗН, технологий, основанных на логической разметке данных. Суть этого подхода излагается в следующем параграфе.  

<< | >>
Источник: Гринберг А.С., Король И.А.. Информационный менеджмент. 2003

Еще по теме Информационное обеспечение Классификация компонентов информационных ресурсов.:

  1. Часть I ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ КАК БАЗОВЫЙ КОМПОНЕНТ СОЗДАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
  2. Часть ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ КОМПОНЕНТОВ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА НА БАЗЕ ТЕХНОЛОГИЙ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
  3. Глава ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЩЕСТВО И КОМПОНЕНТЫ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА
  4. 4.2. Информационное обеспечение. Системы классификации и кодирования
  5. Понятие информационного обеспечения (ИО). Системы классификации и кодирования
  6. 6.1. Задачи и информационное обеспечение анализа использования материальных ресурсов
  7. РАЗДЕЛ 3. ИНФОРМАЦИОННЫЙ РЕСУРС В ИНФОРМАЦИОННОМ КОНСАЛТИНГЕ
  8. 8.5. Защита информационных ресурсов и повышение информационной безопасности
  9. Основные компоненты информационной технологии управления
  10. КОМПОНЕНТЫ ИНФОРМАЦИОННОЙ ИНФРАСТРУКТУРЫ ВИРТУАЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
  11. Роль информационного обеспечения
  12. 4 Информационное обеспечение АИС
  13. 3.5.2. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
  14. 1.4. ИНФОРМАЦИОННО-КОНСАЛТИНГОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
  15. ГЛАВА 7. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -