Упрощение системы счетов
Руперт Тейлор, управляющий реструктуризацией финансового отдела английского банка Barclays PLC, сократил расходы своего отдела приблизительно на 30 млн фунтов, а количество сотрудников уменьшил с 1650 до 1150. Теперь отдел тратит меньше времени на сбор и обработку данных, но больше посвящает анализу и оказанию консультационных услуг. Тейлор начал с интеграции всех систем финансового учета и отчетности на базе единой платформы ERP, включая все то, что ранее составляло 37 различных систем учета операций. «Дело было не только в экономии средств, — объясняет Тейлор. — По большей части цель всей операции состояла в получении одной единственной версии происходящих событий: в улучшении функционирования системы контроля; консолидации и передаче в объединенный сервисный центр управления кредиторской задолженностью плана счетов и подготовки отчетности; а также в укреплении нашей цепочки поставок с тем, чтобы мы не только заключали выгодные для нас сделки с поставщиками, но и вовремя платили по счетам.
Мы очень довольны своими достижениями!» [13].В своей книге «Отчетность на практике» (Practical Lean Accounting) Брайан Маскелл и Брюс Баггали предлагают применить принципы экономии к деятельности самого финансового отдела, в частности к кредиторской и дебиторской задолженности, планам счетов, закрытию месяца и внутреннему контролю. Что касается главной книги и закрытия месяца, тут авторы предлагают достаточно жесткие меры. Во-первых, удалить из книги все счета, которые не относятся напрямую к позициям, обеспечивающим создание ценности. В таких экономичных производственных компаниях, как Toyota, главная книга содержит счета, обслуживающие крупные процессы наращивания стоимости, например линию продуктов и семейство продуктов. Кроме того, на такие счета записываются все сделки, относящиеся к созданию. Средняя стоимость машины вычисляется исходя из накопленных общих затрат, поделенных на количество произведенных единиц. Во-вторых, они предлагают отказаться от всех подсчетов и распределений в связи с закрытием месяца и перейти к кассовому методу учета доходов и издержек на счетах [14].
Мировоззрение, основанное на принципах экономии, в состоянии трансформировать процесс обработки операций. Давайте возьмем кредиторскую задолженность. В одной крупной автомобильной компании США в отделе кредиторской задолженности работало около 500 человек. В своих усилиях по сокращению затрат менеджеры наметили сокращение приблизительно в 20 %. Поначалу казалось, что добиться такого сокращения будет очень сложно, если не невозможно. Но впоследствии сотрудники отдела узнали, что один из их мелких конкурентов выполняет такой же объем работы при наличии всего лишь четырех человек! Даже с учетом разницы в масштабах операций контраст был ошеломляющим. Когда менеджеры проанализировали существующие системы, то осознали всю серьезность проблемы. Передача документов внутри отдела для проверок и утверждения осуществлялась с высокой скоростью, и многие сотрудники занимались сопоставлением заказов с извещениями о получении товара, и извещений о получении товара со счетами за приобретенные товары.
На самом деле в отношении каждого документа необходимо было провести 14 проверок, что, в свою очередь, означало больший процент несовпадений, проблем с выверкой, писем и звонков поставщикам и приводило к замедлению процедур одобрения, непредсказуемым графикам выплат и обострению отношений с поставщиками.У более экономного конкурента нашей компании таких проблем не было. Для начала он отказался от необходимости выставления счетов — при оформлении заказ просто регистрировался в он-лайн- базе данных. При доставке товаров по извещению об их получении в базе производился поиск, и, если доставленные товары были в порядке, они принимались, и компания автоматически (в электронной форме) производила выплату; если же соответствующая запись в системе отсутствовала, компания отказывалась от товаров и отсылала их обратно поставщику. Иного пути организации такого процесса не предусматривалось. Другими словами, эта компания удалила причину для проведения проверок, выверок, поисков, подгонок, разносок по счетам и окончательных подсчетов, которые являются причиной возникновения дополнительной работы в том, что касается обработки операций. И конечно же, затраты ее стали составлять лишь крупицу от суммы, которую тратил ее более крупный конкурент.
Еще по теме Упрощение системы счетов:
- УПРОЩЕННАЯ СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
- Глава 20 Упрощенная система налогообложения
- ГЛАВА 6 Упрощенная система налогообложения
- 6.2. Ограничения на применение упрощенной системы
- 5.2. Упрощенная система налогообложения (УСН)
- 6.1. Упрощенная система налогообложения
- Упрощенная система налогообложения
- УПРОЩЕННАЯ СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
- Доходы при упрощенной системе налогообложения
- 3. Структура финансовой системы. Европейская система интегрированных экономических счетов
- Упрощенная система налогообложения