<<
>>

Упрощение системы счетов

По словам Дэвида Аксона, соучредителя Hackett Group, план счетов главной книги может содержать в пять-десять раз больше счетов, чем это на самом деле необходимо для выполнения основных требований по закрытию бухгалтерских книг [12].
Одна из проблем — распределение совместно осуществленных затрат. Я слышал о споре, возникшем внутри одного из отделов банка и длившемся в течение нескольких месяцев. Предмет его заключался в том, будут ли отнесены затраты на компьютеры на этот отдел или на какие- либо другие. В конце концов пришлось привлечь к решению старшего руководителя. История длилась долго, и пользы от нее не было никому (за исключением, может быть, самого отдела), но при этом банк понес огромные убытки. Некоторые финансовые директора упростили процесс ведения главной книги. Сейчас она содержит только наиболее важные счета, которые имеют отношение к анализу и отчетности. Если старшие руководители требуют предоставления большего количества деталей по какому-то счету, определенные сотрудники просто идут и находят всю нужную информацию.

Руперт Тейлор, управляющий реструктуризацией финансового отдела английского банка Barclays PLC, сократил расходы своего отдела приблизительно на 30 млн фунтов, а количество сотрудников уменьшил с 1650 до 1150. Теперь отдел тратит меньше времени на сбор и обработку данных, но больше посвящает анализу и оказанию консультационных услуг. Тейлор начал с интеграции всех систем финансового учета и отчетности на базе единой платформы ERP, включая все то, что ранее составляло 37 различных систем учета операций. «Дело было не только в экономии средств, — объясняет Тейлор. — По большей части цель всей операции состояла в получении одной единственной версии происходящих событий: в улучшении функционирования системы контроля; консолидации и передаче в объединенный сервисный центр управления кредиторской задолженностью плана счетов и подготовки отчетности; а также в укреплении нашей цепочки поставок с тем, чтобы мы не только заключали выгодные для нас сделки с поставщиками, но и вовремя платили по счетам.

Мы очень довольны своими достижениями!» [13].

В своей книге «Отчетность на практике» (Practical Lean Accounting) Брайан Маскелл и Брюс Баггали предлагают применить принципы экономии к деятельности самого финансового отдела, в частности к кредиторской и дебиторской задолженности, планам счетов, закрытию месяца и внутреннему контролю. Что касается главной книги и закрытия месяца, тут авторы предлагают достаточно жесткие меры. Во-первых, удалить из книги все счета, которые не относятся напрямую к позициям, обеспечивающим создание ценности. В таких экономичных производственных компаниях, как Toyota, главная книга содержит счета, обслуживающие крупные процессы наращивания стоимости, например линию продуктов и семейство продуктов. Кроме того, на такие счета записываются все сделки, относящиеся к созданию. Средняя стоимость машины вычисляется исходя из накопленных общих затрат, поделенных на количество произведенных единиц. Во-вторых, они предлагают отказаться от всех подсчетов и распределений в связи с закрытием месяца и перейти к кассовому методу учета доходов и издержек на счетах [14].

Мировоззрение, основанное на принципах экономии, в состоянии трансформировать процесс обработки операций. Давайте возьмем кредиторскую задолженность. В одной крупной автомобильной компании США в отделе кредиторской задолженности работало около 500 человек. В своих усилиях по сокращению затрат менеджеры наметили сокращение приблизительно в 20 %. Поначалу казалось, что добиться такого сокращения будет очень сложно, если не невозможно. Но впоследствии сотрудники отдела узнали, что один из их мелких конкурентов выполняет такой же объем работы при наличии всего лишь четырех человек! Даже с учетом разницы в масштабах операций контраст был ошеломляющим. Когда менеджеры проанализировали существующие системы, то осознали всю серьезность проблемы. Передача документов внутри отдела для проверок и утверждения осуществлялась с высокой скоростью, и многие сотрудники занимались сопоставлением заказов с извещениями о получении товара, и извещений о получении товара со счетами за приобретенные товары.

На самом деле в отношении каждого документа необходимо было провести 14 проверок, что, в свою очередь, означало больший процент несовпадений, проблем с выверкой, писем и звонков поставщикам и приводило к замедлению процедур одобрения, непредсказуемым графикам выплат и обострению отношений с поставщиками.

У более экономного конкурента нашей компании таких проблем не было. Для начала он отказался от необходимости выставления счетов — при оформлении заказ просто регистрировался в он-лайн- базе данных. При доставке товаров по извещению об их получении в базе производился поиск, и, если доставленные товары были в порядке, они принимались, и компания автоматически (в электронной форме) производила выплату; если же соответствующая запись в системе отсутствовала, компания отказывалась от товаров и отсылала их обратно поставщику. Иного пути организации такого процесса не предусматривалось. Другими словами, эта компания удалила причину для проведения проверок, выверок, поисков, подгонок, разносок по счетам и окончательных подсчетов, которые являются причиной возникновения дополнительной работы в том, что касается обработки операций. И конечно же, затраты ее стали составлять лишь крупицу от суммы, которую тратил ее более крупный конкурент.

<< | >>
Источник: Джереми Хоуп. Финансовый директор новой эпохи. Как финансовый управляющий может изменить свою роль и обеспечить успех компании на рынке; пер. с англ. Н. И. Кобзаревой ; под общ. ред. Д. А. Рябых. — Москва: Вершина. — 304 с.: ил.. 2007

Еще по теме Упрощение системы счетов:

  1. УПРОЩЕННАЯ СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
  2. Глава 20 Упрощенная система налогообложения
  3. ГЛАВА 6 Упрощенная система налогообложения
  4. 6.2. Ограничения на применение упрощенной системы
  5. 5.2. Упрощенная система налогообложения (УСН)
  6. 6.1. Упрощенная система налогообложения
  7. Упрощенная система налогообложения
  8. УПРОЩЕННАЯ СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
  9. Доходы при упрощенной системе налогообложения
  10. 3. Структура финансовой системы. Европейская система интегрированных экономических счетов
  11. Упрощенная система налогообложения
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -