Служебное письмо
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные.
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа.
Для составления служебных писем используются бланки форматов А4 и А5 с угловым расположением реквизитов.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
«Министерство считает.«Отдел снабжения рассмотрел.,.».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу,.¦*, «направляю...*.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей* В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основами- ем подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации- адресата*
Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания*
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В этих документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лии.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами*
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции* Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя*
Еще по теме Служебное письмо:
- Служебная тайна
- Служебное задание
- КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Служебный труд
- 1.5.10. Компенсации за использование для служебных поездок
- Статья 31. Служебная информация
- Компенсация за использование для служебных поездокличных легковых автомобилей
- Статья 33. Сделки, совершаемые с использованием служебной информации
- Служебные Депозитарные операции.
- ГЛАВА 5. СЛУЖЕБНЫЙ КОНТРАКТ
- Расходы по содержанию служебного транспорта
- Виды служебных документов
- Служебная командировка
- 1.5.11. Расходы на содержание служебного транспорта
- Статья 32. О лицах, располагающих служебной информацией