<<
>>

РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа— это присвоение ему номера и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале {на карточке) или в памяти ПК.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска* учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: цент- ралкзованная. децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая регистрируется в структурных подразделениях,

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом сгфу к гурт ю м п одра зделе нии.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: входящие документы;

6 исходящие документы; внутренние документы;

¦контракты коммерческие;

й документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов), Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с N° I (или № 01), с 1 января каждого года по 31 декабря.

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитою в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа № 72/1-5 включает:

12— порядковый номер документа по журналу регистрации;

1-5- номер дела по номенклатуре.

В некоторых фирмах для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности и т. д., например, № 72-БМ включает в себя: БМ — Борис Мишин, автор документа; 72 — порядковый помер документа.

Эффективность принятой системы присвоения номеров в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Журналы могут включать в себя следугощие графы: номер документа;

*дата документа; автор документа (внешняя организация) — для входящих документов; адресат (корреспондент) — для исходящих документов;

е количество листов документа; резолюция; исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

Работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив липшие.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистра ц и о ш i01*0 журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus), с использованием программы Cardfile (картотека) из Windows 95 и другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром {«пролистыванием») журнала или по разным «ключам» {автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Не вес входящие и исходящие документы подлежа]’ регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс- листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т, п.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрацию документов молено рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функций при этом могугг быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле доку мета напротив реквизита «Заголовок». Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

Если в регистрационном журнале нст1 графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Нередко для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций.

Рад программ (Lotus Organizer, Microsoft Outlook идр.) предоставляют пользователю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК, Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов, В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо}, ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, проводящему контроль, но и сможет в случае необходимости передавать их па компьютер исполнителя,

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя,

Документ считается исполненным и снимается с контроля ру^ ководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи ит. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»), Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей («единство команды») и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов на предприятии* 

<< | >>
Источник: Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие.. 2005

Еще по теме РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ:

  1. 2.5. Контроль исполнения документов
  2. Представление на государственную регистрацию документов, необходимых для государственной регистрации ипотеки в соответствии с законодательством РФ о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
  3. Автоматизация регистрации документов
  4. 7.4.3. Постконтрактная трансакционная деятельность: исполнение, контроль и обеспечение исполнения контрактов
  5. Журналы учета и регистрации документов
  6. 9.4.3. Регистрация иных документов
  7. Регистрация документов
  8. ТЕМА 15 Контроль ИСПОЛНЕНИЯ УЧЕТНОЙ политики В СООТВЕТСТВИИ С ТрЕбоВАНИЯМИ МСФО. ПЕРСПЕКТИВЫ контроля И РЕВИЗИИ В РОССИИ
  9. Представление на государственную регистрацию документов, указанных в договоре об ипотеке в качестве приложений
  10. Основные документы, применяемые при исполнении договоров поставки
  11. 4 Контроль за исполнением бюджетов
  12. Представление на государственную регистрацию документа об уплате государственной пошлины
  13. 2.2. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ БЮДЖЕТНЫХ ПОРУЧЕНИЙ
  14. Систематический контроль за исполнением
  15. ГЛАВА 13 АНАЛИЗ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ БЮДЖЕТОВ
  16. 22.3. Организация контроля за исполнением бюджета
  17. Контроль исполнения договора поставки
  18. Контроль исполнения бюджета и анализ отклонений
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -