<<
>>

Порядок регистрации

Регистрация - это присвоение каждому документу уникального номера и фиксация в учетной документации кратких данных согласно установленному порядку. Регистрация имеет свои особенности при ее ручном или машинном (с помощью компьютера) ведении и несколько отличается в различных органах власти, на предприятиях и в учреждениях с учетом особенностей документации, традиций и опыта работы канцелярии [2, 5, 8].

Регистрации должны подлежать входящие, создающиеся а организации документы и исходящие из нее. Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания. Регистрация документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения, независимо от места создания, исполнения документов и адресата.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из вышестоящего органа или направляемые ему, распорядительные документы (приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.

Обычно мгтамп с регистрационным номером проставляется на свободном месте первой страницы документа. Штамп содержит реквизиты: наименование организации (часто сокращенное), регистрационный номер, дату регистрации, подпись должностного лица. Для ведения номеров удобно пользоваться «шахматкой». При проставлении на документе очередного номера зачеркивают соответствующую Цифру в «шахматке^.

Состав регистрационных реквизитов, в зависимости от характера документов и задач использования информации, пополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов Документа, наличие приложений, промежуточные сроки исподне-

л

001

011

021

031

041

002

012

022

032

042

003

013

023

033

043

004

014

024

034

044

005

015

025

035

045

006

016

026

036

046

007

017

027

037

047

008

018

028

038

048

009

019

029

039

049

010

020

030

040

050

Форма «шахматки»

для регистрации входящих и исходящих документов

ния, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы)* Документы с пометкой «Лично» или «Конфиденциально» не вскрываются, штамп с номером проставляется на конверте.

Дела и документы с грифом «Для служебного пользования» учитываются в регистрационно-контрольных карточках, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме документов с грифом «Для служебного пользования» разрешает- ся вести их учет совместно с другой несекретной корреспонденцией* В этом случае к регистрационному номеру документа добавляется отметка «ДСП».

В каждом новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел организации. Необходимы перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру, и перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений.

Документы регистрируются на карточках или на машинных носителях (табл. 2. J). Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

<< | >>
Источник: Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. 2005

Еще по теме Порядок регистрации:

  1. Порядок регистрации ККТ
  2. Порядок государственной регистрации договора об ипотеке
  3. ПОРЯДОК УЧРЕЖДЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ФИРМЫ
  4. Порядок государственной регистрации
  5. Порядок образования, регистрации, ликвидации и реорганизации предприятий
  6. Порядок регистрации и лицензирования страховых компаний
  7. 4.2.1. Порядок регистрации работодателя в качестве страхователя
  8. § 2. Порядок выдачи лицензий и регистрации внешнеторговых контрактов
  9. Порядок создания и регистрации кредитного кооператива
  10. Представление на государственную регистрацию документов, необходимых для государственной регистрации ипотеки в соответствии с законодательством РФ о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
  11. Порядок регистрации счетов-фактур при осуществлениикак облагаемых НДС, так и освобождаемыхот налогообложения операций
  12. 5.10. Порядок исчисления, порядок и сроки уплаты налога на прибыль организаций
  13. 9.3.7. Порядок исчисления, порядок и сроки уплаты налога налогоплательщиками
  14. Процедура государственной регистрации прав на недвижимость
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -