Понятие электронного документа
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи* дает определение: электронный документ — документ, в котором информация представлена в электрон но-цифровой форме.
Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.
Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.
Электронный документооборот — процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Электронный документооборот регулируется различными нормативными актами: государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предприятия.
Работа с электронными документами в службе делопроизводства проводится аналогично работе с традиционными (бумажными) документами, При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. А затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации (дискеты, CD-диски, пленки и т.д.).
Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности: оперативной доставки электронных документов адресатам; одновременной рассылки любому количеству адресатов; получения подтверждения о доставке документов по назначению; редактирования полученных документов, их хранения и пересылки; вывода на печать полученных документов.
После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.
Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Затем руководитель организации проставляет на документах резо- люцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются па рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях.
Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:
V на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;
v* обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;
*4 обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;
^ правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.
Срок хранения электронных документов такой же, как и у бумажных. И так как долговременное хранение большого количества документов (работа с которыми, к тому же, не ведется) в памяти персонального компьютера составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.
При создании электронных архивов должны выполняться следующие требования: электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений; организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами; пользователям должна быть предоставлена возможность представления электронных документов в виде копии на бумажном носителе; пользователям должна быть предоставлена возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.
Еще по теме Понятие электронного документа:
- Электронный документ
- Порядок хранения электронных документов
- 8. Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения
- Понятия «информация» и «документ». Развитие документа. Способы документированияи материальные носители информации
- 8.2. Понятие электронной коммерции
- Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
- 1 ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ
- Понятия «информация» и «документ»
- Электронные деньги в современном обществе В тире электронн ых денег
- Электронный бизнес и электронная коммерция
- Отзыв расчетных документов из картотеки неоплаченных расчетных документов в учреждении ЦБ РФ