<<
>>

Особенности регистрации документовв различных организациях

В Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, «Д-19»г «С-63»), коллективные и анонимные обращения — содержат буквы «Кл» или «Ан» и номер (например, «Кл-137», *Ан-65»).

Обращениям с пометкой «Лично», «Только лично» или

«Конфиденциально» дополнительно присваивается буквенный индекс «Лп» («Личная почта», например, «Лп-В-15», при отсутствии на конверте данных об авторе — «Л п-15»),

При регистрации в органах внутренних дел информации о преступлениях и происшествиях, поступившей в письменном виде, на документе проставляется штамп регистрации органа внутренних дел, включающий: дату регистрации, порядковый номер регистрационной записи и фамилию дежурного, принявшего информацию. Записи подписывает дежурный по органу внутренних дел.

Образец штампа регистрации

заявлений и сообщений о преступлениях

Зарегистрировано в Книге учета заяачений и сообщений о преступлениях

(наименование органа)

«              .»              20              г. №

Дежурный                                                         (подпись, фамилия)

Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других видов документов. Так, в арбитражных судах регистрационный номер искового заявления должен включать в себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер искового заявления, присваиваемый в пределах одного календарного года, а также год поступления заявления. При необходимости может дополняться индекс судебного состава.

Например:

А0Ы25/96-С4, где А01 — индекс Арбитражного суда Республики Адыгея, 125 — порядковый номер искового заявления, 96 — календарный год, С4 — индекс судебного состава.

Каждый арбитражный суд имеет свой индекс: ВАС - Высший Арбитражный Суд Российской Федерации; Ф01 - Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа, ..., Ф05 — Федеральный ар-

битражный суд Московского округа, Ф08 - Федеральный арбитражный суд Южного округа, ..., Ф10 — Федеральный арбитражный суд Центрального округа; A0I - Арбитражный суд Республики Адыгея, А12 - Арбитражный суд Волгоградской области,

А15 ~ Арбитражный суд Республики Дагестан,              А18 — Арбитраж

ный суд Ингушской Республики, А20 - Арбитражный суд Кабардино-Балкарской Республики, А22 — Арбитражный суд Республики Калмыкия — Хальмг Тангч,А25 — Арбитражный суд Карачаево-Черкесской Республики,..., А32 - Арбитражный суд Краснодарского края, А40 - Арбитражный суд города Москвы, ....

А53 — Арбитражный суд Ростовской области, ..., А56 - Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области,

А61 - Арбитражный суд Республики Северная Осетия, А63 - Арбитражный суд Ставропольского края, ..., А77 — Арбитражный суд Чеченской Республики, ..., А82 - Арбитражный суд Ярославской области.

Регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.

При заполнении регистрационно-контрольных карточек сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в суд, исходящий номер и дата искового заявления, полное наименование истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле (название организации, фамилия, имя, отчество гражданина).

Регистрация искового заявления может производиться в автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой компьютерных карточек) или по картотеке (на регисзрационно-кон- трольных карточках).

Апелляционная либо кассационная жалоба на решение арбитражного суда принимается и регистрируется в порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений.

Поступающая в адрес арбитражного суда корреспонденция, не относящаяся к конкретным судебным делам, регистрируется в канцелярии в отдельной картотеке (журнале, компьютере). При регистрации документа в правом углу нижнего поля первой страницы на свободном от текста месте проставляется штамп с полным наимено- 128

Регистрационно-контрольная карточка в суде

Оборотная сторона

Исполнители:              Расписки в получении

и даты получения              

2

3

и т.д.

Запрошено дело (дата)

Принятое судом решение (определение, постановление)

(дата)

Налоаялено:

(кому)

Дата Исх. №

Дело возвращено

(дата)

Сдано в архив

(дата)

Ответственный за

Д Й Л ОПППИ 3RD Л ПТН П

(должность, подпись, фамилия, инициалы)

{Формат 148 х 105)

ванием арбитражного суда, указываются регистрационный входящий номер, дата поступления документа, индекс секретариата или структурного подразделения, куда направляется документ. Лицо, принявшее документ, ставит свою подпись.

Регистрационный номер, как правило, состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в пределах календарного года.

Например:

С1-434 05.03.96, где С1 - индекс секретариата председателя суда, 434 “ порядковый номер по поступлении, 05.03.96 - дата регистрации.

На документ заполняются два экземпляра регистрационно-контрольных карточек, в которые вносятся следующие реквизиты: входящий регистрационный номер, присваиваемый в канцелярии, дата поступления, наименование корреспондента, исходящие номера и дата поступившего документа, вид документа (письмо, запрос, информация, указание, распоряжение, нормативный акт, разъяснение) и его краткое содержание, а также другие данные.

Отправляемому из суда документу присваивается исходящий номер, который состоит из индекса секретариата руководителя, подписавшего документ (например, С1), индекса подразделения, его подготовившего (К2), порядкового номера и даты подписания документа: С1-К.2-254 05.05.96,

В таможенных органах при регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется «шахматка» для входящих документов.

Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по «шахматке» для исходящих документов).

Например:

01-18/456, где 01 - обозначение отдела документационного обеспечения, 18 - номер дела по номенклатуре, 456 - индивидуальный порядковый номер документа;

или 14-11/128, где 14 ^ обозначение структурного подразделения, И — номер дела но номенклатуре, 128 — индивидуальный порядковый номер документа.

Документы регистрируются на карточках иди на машинных носителях. Поисковые системы строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе).

Число карточек в службе ДОУ таможни различно для разных видов документов:

v* входящих документов — 4 экземпляра карточек, которые составляют следующие учетно-справочные картотеки: по порядку номеров, корреспондентам, структурным подразделениям (на этом экземпляре карточки за получение документа расписывается сотрудник подразделения-исполнителя) и один экз. для отдела-исполнителя;

исходящих - 2 экземпляра карточек (по порядку номеров и коррес понд ента м);

v* внутренних - минимальное количество карточек (но с учетом экземпляров, предназначенных для осуществления контроля).

Прием, учет и первичную обработку посту пающих в ОАО «Российские железные дорогш документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено выполнение этих работ (экспедиция). Документы, полученные за пределами общества, должны быть переда} 1Ы в экспедицию или отдел документационного обеспечения Департамента управления делами для регистрации. При направлении поступивших документов на исполнение работники экспедиции руководствуются уставом общества, распределением обязанностей между президентом общества и вице-президентами, положениями о подразделениях аппарата управления общества.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то в отделе документационного обеспечения и службах делопроизводства подразделений подбирают и прикладывают к поступившему документу справочные данные из регистрационно-контрольных форм или оформляют соответствующую справку.

Регистрация документов — запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления

или получения — производится для обеспечения учета, контроля и поиска документов. Документы регистрируют в «электронных карточках» регистрационно-контрольных форм автоматизированной системы документооборота (табл. 2.2).

Регистрации подлежат организационно-распорядительные документы - входящие, исходящие и внутренние документы — независимо от способа их доставки и передачи. Регистрационным номером входящего документа, адресованного президенту и вице-президентам и правлению общества, является порядковый номер поступления документа в отдел документационного обеспечения в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, например №31.

В службах делопроизводства подразделений аппарата управления регистрационный номер документа включает порядковый номер поступления документа в подразделение аппарата управления общества и индекс, разделенные косой чертой, например: 25/ЦД, где 25 - порядковый номер поступления документа в Департамент управления перевозками, ЦД - индекс Департамента управления перевозками.

Исходящие документы за подписью президента общества получают исходящий порядковый номер в пределах общего массива этих документов в течение календарного года, например № 25, а документ за подписью вице-президента — также порядковый номер, но с проставлением перед ним индекса, установленного для каждого вице-президента общества в виде двух прописных букв. Например, документ за подписью вице-президента общества И.С. Петрова № ИП-26.

Исходящие и внутренние документы, подписанные руководителями подразделений имеют регистрационных номер, включающий индекс подразделения, затем через дефис номер (индекс) дела и порядковых номер документа, разделенный косой чертой.

Например: ЦН-5/148, где ЦН — индекс Департамента управления делами, 5 номер (индекс) дела по номенклатуре дел, 148 - порядковый номер документа, определяемого Департаментом управления делами.

Некоторые документы имеют специальные буквенные индексы: Д - доверенность, р - распоряжение, пр — протокол, ПП — поручение президента общества, ГГ - поручение вице-президента общества.

Таблица 2.2

Основные реквизиты регистрационно-контрольных форм

и правило их заполнения в ОАО «Российские железные дорогим

Реквизиты

Комментарии по заполнению форм в ЭВМ

Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида документа

Автор (корреспондент)

При регистрации входящих документов в форму записывают наименование организации (структурного подразделения) и должностного лица - автора документа, при регистрации обращений граждан - фамилию, имя, отчество и адрес автора обращения.

При регистрации исходящих документов записывают наименование общества, его подразделения и должностного лица - корреспондента, при регистрации отве* тов на обращение граждан - их персональные данные. Допускается применение сокращенных наименований организаций

Дата документа

В форму переносят дату, присвоенную документу орга- низацией-автором документа

Регистрационный номер документа

В форму переносят регистрационный номер документа» присвоенный организацией - автором документа

Дата поступления документа

8 форму переносят дату, указанную в регистрационном штампе

Заголовок к тексту

В форму переносят заголовок из документа, При отсутствии в документе заголовка составляют аннотацию, содержащую ключевые слова

Резолюция

В форму переносят содержание поручения, указывают исполнителя (исполнителей), автора и дату резолюции

Срок исполнения

В форме проставляют срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - соответствующий общепринятый срок- При регистрацииотправляемогодоку- мента может записываться дата ожидаемого ответа

Отметка об исполнении документа

В форму переносят регистрационный номер и дату составленного документа общества со ссылкой на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткую зались решения вопроса по существу

Дело

В форму переносят дела в соответствии с номенклатурой подразделения ОАО «РЖД», в которое помещен исполненный документ

<< | >>
Источник: Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. 2005

Еще по теме Особенности регистрации документовв различных организациях:

  1. Особенности организации на различных этапах жизненного цикла
  2. Глава 4. ОСОБЕННОСТИ ФИНАНСОВ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
  3. 2. Особенности финансов организаций различных организационно-правовых форм и отраслей экономики
  4. 3.1.ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ОСОБЕННОСТИ ФИНАНСОВ ПРЕДПРИЯТИЙ РАЗЛИЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ФОРМ
  5. 13.4. ОСОБЕННОСТИ СЧЕТНЫХ ПЛАНОВ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ И ТОРГОВОЙ, БЮДЖЕТНОЙ, КРЕДИТНОЙ)
  6. Представление на государственную регистрацию документов, необходимых для государственной регистрации ипотеки в соответствии с законодательством РФ о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
  7. 4.3. Особенности регистрации и лицензирования банков с капиталами нерезидентов
  8. 5.3. Государственная регистрация организаций
  9. Государственная регистрация организаций
  10. 12. Регистрация и лицензирование кредитных организаций.
  11. 2.5. Особенности аудита в различных сферах экономики
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -