ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично.
Это достаточно.сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае распоряжений, приказов, указаний).Можно выделить три стадий подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиальнохю органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.
Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставлен! юго вопроса.
Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объясиителы-гас записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступаю] к составлению его проекта.Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей чащи дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указы ваЕотся вид акта* его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т, е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет4 необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме, В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» — в коллегиальном постановлении, «решает» («фешил») — в решении, «обязываю» — в распоряжении, «предлагаю» — в указании, «приказываю» — в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «обязываю», «приказываю» печатаются прописиы- ми буквами или строчными в разрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют' констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаю гея эти слова в отдельной строке, начиная от пулевого положения табулятора* В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название,
Еще по теме ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ:
- ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Организационно-распорядительные документы
- ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Распорядительные документы
- ГЛАВА 3 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы
- Оформление кассовых документов
- Оформление документов, сдаваемых в архив
- Организация пункта оформления документов на автомобиль
- Подготовка документов на компьютере
- Оформление первичных документов
- Правила оформления кадровых документов
- ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТА