<<
>>

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Телефонограмма — разновидность телеграммы: разница заключаете! лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих организаций, например почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии.

Другими отличиями являются более высокая скорость передачи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.

Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).

Определенными навыками должен обладать сотрудник, отвечающий за работу с телефонограммами: он должен обладать некоторыми творческими задатками для написания текста, звучным голосом и прекрасной дикцией для последующего воспроизведения написанного, а для исполнения роли принимающей стороны — обладать хорошим слухом и сноровкой, позволяющей ему одинаково хорошо управляться и с телефонным аппаратом, и канцелярскими принадлежностями.

Передача и прием телефонограмм осуществляются по специальному «Журналу телефонограмм»: первый раздел журнала служит для записи поступающих в адрес организации телефонограмм, второй раздел — для оформления текста телефонограмм, подлежащих отправке (передаче).

Структура телефонограммы незначительно отличается от структуры телеграммы и включает в себя: полное наименование адресата (адрес не указывается, поскольку вы доставляете информацию непосредственно в стены организации);

¦ основной текст (в пределах 1000 знаков, или 9—12 предложений); полное наименование отправителя; фамилию лица, передавшего информацию, номер телефона, с которого телефонограмма отправлена; дата и время окончания передачи.

Правила подачи информации в телефонограмме практически совпадают с телеграммными. Текст телефонограммы должен быть написан максимально четко и аккуратно — именно от этого зависит, насколько верно будет истолкована телефонная информация.

При м cj) тел еф о ног р а м м

«Начальнику опытного производства завода № 23 Сергееву* 23 ноябри с. 1. с 9 до 16 часов будет прекращена подача горячей йоды в цеха производства и жилые дома 3, За, Зв и 7 заводского поселка* Прошу известить ой этом соответствующих должностных лиц и коменданта поселка*

Подписал: начальник ТЭЦ-3 Гусейнов*

Передала Смирнова, тел* для справок 4-50-90,

22 ноября 2002 г., 16*30»*

«Дирекции радиовещания г. N-ска — директору радиоузла Бабину.

13 февраля с* г* п малом зале здания администрации города заместитель главы администрации проводит совещание в евши с организацией 15 февраля памятных мероприятий по случаю годовщины Вывода ОВК из Республики Афганистан* Просим прислать представителя для решения вопросов но организации радиовещания с места проведении мероприятий*

Начало совещания — 15 часов* Вход в здание — по документам, удостоверяющим личность* Фамилию Вашего представителя сообщите но тел* 22-00-09 сегодня до 18 часов*

Подписал: помощник главы администрации Переверзев* Передала Нифонтова, тел. для справок 22-00-09*

И феврали 2002 г., 10.00»*

«Командиру отдельного батальона дорожио-поегшюй службы Сан ко.

В свази со следованием через 'территорию области автомобильного кортежа с правительственной делегацией Республики Корея прощу Вас и период с 22 по 24 апрели с. и принять дополнительные меры по обеспечению безопасности дорожного движения на трассах М19 (5—111-й км) и М47 (165—220-й км).

Быть roman,ш доложить мне о пршшшх мерах завтра к 12 часам* Время проезда делегации сообщу при встрече.

Подписал; t-й заместитель начальника ГИБДД области генерал-майор Калюжный.

Передал: ст. лейтенант ГИБДД Грмолаенко, тел* для справок 45-30-78, 20 апреля 2002 i м 23*30»*

При приеме телефонограммы сотрудник обязан повторить ее текст по сделанной в «Журнале телефонограмм» записи и убедиться, что прием произведен верно, без искажений.

Текст принятой телефонограммы представляй гея на доклад, как правило, кому она адресована, а в безотлагательных ситуациях — лицам, замещающим адресата.

Сотрудник, отвечающий за передачу текста телефонограммы, обязан указать в своем «Журнале...» (в разделе передачи) фамилию лица, принявшего телефонограмму.

Общие правила передачи служебной информации по телефону: ведение посторонних переговоров по служебным телефонам недопустимо, за исключением самых безотлагательных случаев; во время разговора по телефону в помещении (в непосредственной близости от говорящего) должно быть тихо, что позволит правильно и в полном объеме принять (передать) служебную информацию; присутствие других лиц при ведении служебных переговоров по телефону крайне нежелательно — в этой ситуации неловкость испытывают и тот, кто ведет беседу, и тот, кто выступает в роли невольного ее свидетеля; деловая беседа по телефону не должна длиться бесконечно: как правило, для нее достаточно 2—3 минут. Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил. Завершающее слово в разговоре по телефону также принадлежит его инициатору; необходимо избегать обмена информацией конфиденциального характера по телефону. 

<< | >>
Источник: Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие.. 2005

Еще по теме ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММ:

  1. I 41.2.4. Особенности оформления заказныххудожественных работ
  2. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  3. 4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙВ ОТДЕЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ
  4. 8.2. Документальное оформление и оперативный учет движения численности персонала предприятия, использования рабочего времени
  5. 4.3. Особенности таможенного оформления экспорта и импорта товаров в связи с осуществлением валютного контроля
  6. Формирование стоимости произведения изобразительного искусства и особенности оформления заказных работ
  7. ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕТАЙПА
  8.   1. Использование наших особенностей и недостатков
  9. 49. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СЧЕТОВ 15, 16
  10. Трудовой потенциал и особенности его использования
  11. ОСОБЕННОСТИ ОЦЕНКИ НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ИМУЩЕСТВЕННОГО ПОДХОДА
  12. Особенности формирования и использования финансовых ресурсов кредитных организаций
  13. ОСОБЕННОСТИ ТРУДА И ТЕНДЕНЦИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ В ТОРГОВЛЕ ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
  14. 7.2. РЫНОК ТРУДА И ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ В СЕЛЬСКОМ ХОЗЯЙСТВЕ
  15. 5.2. Природно-ресурсный потенциал России: оценка запасов, особенности их размещения и использования
  16. ТЕМА 8. ОСОБЕННОСТИ И ПРАКТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТРАТЕГИЧЕСКОГО МЕНЕДЖМЕНТА НА ПРИМЕРАХ ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ/>
  17. Оформление дел
  18. ОФОРМЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПЛАНА
  19. Показатели экономической эффективности использования земли. Пути рационального использования земельных ресурсов
  20. 2.3.4. Таможенное оформление товаров
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -