<<
>>

Особенности делопроизводства за рубежом

Международной организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт И СО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation — Records management), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Важным видом работ в процессе создания системы, закрепленных в международном стандарте* является фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования, когда* как и где документы должны быть созданы. Затем осуществляется разработка стратегического плана управления документацией как одного из плановых документов для всей организации. Наконец, определяется стратегия внедрения соответствующей требованиям системы упраатения документацией.

Стандарт устанавливает, что в системе управления документацией могут осуществляться следующие процессы работы с документами:

v' включение документов в документационную систему;

м* регистрация;

^ классификация;

^ классификация доступа и защиты; установление порядка и сроков хранения;

v* хранение;

^ использование; обеспечение сохранности.

Перечисленные пропессы имеют определенные особенности и отличия от осуществляемых в отечественном делопроизводстве*

Так, включение документов в документационную систему означает принятие решения о том, какие доку мен j ы в ирганизации могут быть созданы, получены и сохранены. Предварительно определяется круг пользователей документами и их права доступа к ним, срок хранения документов. Этот процесс осуществляется путем добавления к документу метаданных — сведений о документе.

Регистрация обеспечивает доказательство существования документа и состоит из присвоения документу уникального идентификатора и записи краткой информации о документе, в состав которой могут входить следующие сведения; заголовок (имя) документа; краткое содержание документа (аннотация); дата создания; дата и время передачи и получения документа; принадлежность к входящим, исходящим или внутренним документам; автор; отправитель; получатель; физическая форма документа; классификационный вид согласнодействующей в организации классификационной схеме; ссылки на связанные документы; программное обеспечение (в том числе его версия), при помощи которого документ был создан или включен в документационную систему; стандарт, которому соответствует структура документа; доступ; срок хранения и другие необходимые данные.

Для организации поиска по документам осуществляется процесс классификации.

Он заключается в установлении категории управленческой деятельности и категорий управленческих документов (разрабатывается табель форм документов, создается тезаурус, содержащий значения терминов и показывающий их смысловые, иерархические, ассоциативные взаимосвязи).

Классификация доступа и защиты документов позволяет установить или ограничить права на доступ к документам и обеспечить защиту документов; определить соответствующие уровни доступа к документам и механизм контроля доступа; зафиксировать статус доступности или защищенности документов в документационной системе*

В целом описываемые в международном стандарте процессы работы с документами осуществляются и в делопроизводственной практике российских организаций. В Российской Федерации стандарт ИСО 1548У-2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или рассчитывающие выйти на мировой рынок, должны учитывать требования указанного документа и особенности деловой переписки [22] наряду с положениями отечественной нормативно-правовой базы делопроизводства.

<< | >>
Источник: Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. 2005

Еще по теме Особенности делопроизводства за рубежом:

  1. Особенности ведомственного делопроизводства
  2. Предмет - делопроизводство. История организации делопроизводства
  3. Особенности финансового рынка на рубеже веков
  4. 3. ОСОБЕННОСТИ ПЛАНОВ СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ПРИМЕНЯЕМЫХ В РОССИИ И ЗА РУБЕЖОМ
  5. ПРИНЦИПЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
  6. Понятие делопроизводства
  7. Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие, 2005
  8. 46.2. СПЕЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
  9. Министерское делопроизводство
  10. Делопроизводство во второй половине XX века
  11. Делопроизводство в Древней Руси
  12. Коллежское делопроизводство
  13. Делопроизводство в первой половине XX века
  14. Приказное делопроизводство
  15. Делопроизводство в управлении персоналом
  16. Нормативно-правовая база делопроизводства
  17. Законодательные основы кадрового делопроизводства
  18. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
  19. 2.2 Организация делопроизводства
  20. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -