Оформление дел
Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внут-
ренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
Полное оформление дел включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (заверительного листа) дела; оформление всех реквизитов обложки дела.
На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения и его индекс; номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;
“ архивный шифр дела.
На обложках дев постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).
Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел.
При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, •после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части /документов или к одному из них, то их пишут после описания доку- - ментов (в скобках со строчной буквы).
Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.
Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.
Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отделыюм листе составляется за верительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Образец листа-заверителя дела
Наиме кование учреждения ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ Дела № за 2002 г. | УТВЕРЖДАЮ Директор Подпись И.И. Иванов Дата |
В дело подшито и пронумеровано | листов. |
В том числе: литерные листы | (цифрами и прописью) |
Пропущенные номера |
|
+ листов внутренней описи | |
Должность составителя завсрительного листа | Подпись И.(Г Фамилия |
Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.
Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (дня описей лед по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.
В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.
Образец оформления обложки дела
Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.
Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.
Еще по теме Оформление дел:
- ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
- Формирование дел
- Номенклатура дел
- Подготовка и передача дел в архив
- Составление описи дел
- 1.4.2.1. Приемка-передача дел
- Оперативное хранение дел
- РАССМОТРЕНИЕ ДЕЛ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)
- ПРОЛОГ: ЗОЛОТЫХ ДЕЛ МАСТЕРА
- РАЗБИРАТЕЛЬСТВО ДЕЛ О БАНКРОТСТВЕ В АРБИТРАЖНОМ СУДЕ
- Ведение дел в страховой компании
- Разбирательство дел о банкротстве в арбитражном суде.
- ПЕРЕЧЕНЬ СУДЕБНЫХ ДЕЛ
- Гробовых дел мастер
- 6.5. Органы внутренних дел в системе налоговой администрации
- Задачи и содержание Приложения и Отчета о состоянии дел
- РАССМОТРЕНИЕ ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ПРАВОНАРУШЕНИИ
- Формирование и хранение дел в делопроизводстве
- Состояние дел в инновационной сфере
- АНАЛИЗ ПОЛОЖЕНИЯ ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕ, ГДЕ РАСПОЛАГАЕТСЯ ПРЕДПРИЯТИЕ-ЭМИТЕНТ