<<
>>

Оформление дел

  Оформление дел — это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения Дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, ь течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внут-

ренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи (заверительного листа) дела; оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения и его индекс; номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел; заголовок дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;

“ архивный шифр дела.

На обложках дев постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел.

При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, •после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части /документов или к одному из них, то их пишут после описания доку- - ментов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отделыюм листе составляется за верительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Образец листа-заверителя дела

Наиме кование учреждения ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

Дела № за 2002 г.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Подпись И.И. Иванов Дата

В дело подшито и пронумеровано

листов.

В том числе: литерные листы

(цифрами и прописью)

Пропущенные номера

+ листов внутренней описи

Должность составителя завсрительного листа

Подпись И.(Г Фамилия

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (дня описей лед по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Образец оформления обложки дела

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

<< | >>
Источник: Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. 2005

Еще по теме Оформление дел:

  1. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
  2. Формирование дел
  3. Номенклатура дел
  4. Подготовка и передача дел в архив
  5. Составление описи дел
  6. 1.4.2.1. Приемка-передача дел
  7. Оперативное хранение дел
  8. РАССМОТРЕНИЕ ДЕЛ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)
  9. ПРОЛОГ: ЗОЛОТЫХ ДЕЛ МАСТЕРА
  10. РАЗБИРАТЕЛЬСТВО ДЕЛ О БАНКРОТСТВЕ В АРБИТРАЖНОМ СУДЕ
  11. Ведение дел в страховой компании
  12. Разбирательство дел о банкротстве в арбитражном суде. 
  13. ПЕРЕЧЕНЬ СУДЕБНЫХ ДЕЛ
  14. Гробовых дел мастер
  15. 6.5. Органы внутренних дел в системе налоговой администрации
  16. Задачи и содержание Приложения и Отчета о состоянии дел
  17. РАССМОТРЕНИЕ ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ПРАВОНАРУШЕНИИ
  18. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
  19. Состояние дел в инновационной сфере
  20. АНАЛИЗ ПОЛОЖЕНИЯ ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕ, ГДЕ РАСПОЛАГАЕТСЯ ПРЕДПРИЯТИЕ-ЭМИТЕНТ
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -