<<
>>

ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (смотри рисунок 8.2);

Рисунок 8,2 — Блок-схема работы с входящими документами

е первичную обработку;

й предварительное рассмотрение, разметку;

¦ регистрацию;

“рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения;

- исполнение документов; гюдшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа; наличия приложений* При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Предварительное рассмотрение входящих документов прово- дится с целью распределения документов на регистрируемые и пере- гистрируемые документы*

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости— часы и минуты. Отметка о поступлю нии не проставляется па приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям* При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться*

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретаре м-рефереитом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР»— отдел рекламы или 05— номер (шифр) этого подразделения* При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 — генеральный директор, 02— зам. директора и т. п.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству фирмы, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. дф Эти документы подбираются секретарем--референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю фирмы. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы:, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.

Порядок регистрации входящих документов рассмотрен в разделе 8 А

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления, Руководитель, рассматривая поступающий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания но исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секрета рем-реферептом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступле- н ш и в тот же день (в крайнем случае на следующий день) возвращать секрстарю-рефсренту.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретаркьреференту или работникам службы делопроизводства. Документы у руководителей в этом случае хранятся, как правило, неупорядоченно, поиск их затруднен. Таких «архивов» быть не должно*

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «КТ» ит. п|

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям* Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса* Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело* После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. 

<< | >>
Источник: Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие.. 2005

Еще по теме ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ:

  1. 8-2 ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
  2. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  3. Знающие люди поступают так...
  4. Но разве не так поступают все?
  5. КАК МЫ РАБОТАЕМ С ПОСТУПАЮЩЕЙ НОВОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
  6. Глава 23 Новый, более совершенный американский футбол как экономисты поступают неправильно
  7. Отзыв расчетных документов из картотеки неоплаченных расчетных документов в учреждении ЦБ РФ
  8. Понятия «информация» и «документ». Развитие документа. Способы документированияи материальные носители информации
  9. 1.7. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности
  10. Обработка информации и восприятие
  11. Обработка информации
  12. Глава V ОБРАБОТКА ИНФОРМАЦИИ
  13. Положение об обработке персональных данных работников
  14. Обработка информации
  15. Технологии распределенной обработки DDP
  16. Обработка и использование данных по затратам
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -