Нормативно-правовая база делопроизводства

Делопроизводство основывается на требованиях, нормах и рекомендациях по работе с документами. Нормативно-правовая база устанавливает правила оформления и технологию работы с документами, требования к обеспечению сохранности документов, порядок передачи документов в архив, регулирует работу службы документационного обеспечения управления и вопросы внедрения информационных технологий.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (№ 24-ФЗ от 20.02.1995) регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» № 1 -ФЗ от 10.01.2002 определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись

(ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральный закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07*1993 (изм. 06*10.1997) регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. Положения Закона обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами законодательной, исполнительной и судебной властей, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами Российской Федерации, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства Российской Федерации о государственной тайне.

Цели Федерального закона #06участии в международном информационном обмене* № 85-ФЗ от 04.07.1996 — создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого хмирового информационного пространства, защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Термины, используемые в настоящем Федеральном законе, и их определения:

^ документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

массовая информация - предназначенные для неограниченного круга лиц печатные, аудиосообщения, аудиовизуальные и иные сообщения и материалы;

информационные ресурсы — отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем);

информационные продукты (продукция) “документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная или применяемая для удовлетворения потребностей пользователей.

Федеральный закон «Об авторском праве и смежных правах» № 5351-1 от 09-07.1993 регулирует отношения, возникающие в связи с созданием и использованием произведений науки, литературы и искусства (авторское право), фонограмм, исполнений, постановок, передач организаций эфирного или кабельного вещания (смежные права).

Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» № 77-ФЗ от 29.12* 1994 (№ 19-ФЗ в ред. от 11,02,2002, № 150-ФЗ с изм. от 27.12.2000, № 176-ФЗ от 24Л2.2002) определяет политику государства в области комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование.

В соответствии с законом обязательный экземпляр документов - экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации в определенном порядке и в указанном в законе количестве. Примеры обязательного экземпляра документов: художественная книга, автореферат диссертации, энциклопедия. Закон не распространяется на документы, содержащие личную и семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную и коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (материалы); электронные документы, распространяемые исключительно в сетевом режиме; управленческую и техническую документацию (формуляры, инструкции ло эксплуатации, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации).

Закон дает определения:

** документ -- материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и храпения;

^ экземпляр - образец тиражированного документа, идентичный оригиналу;

V производись документов юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического липа, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исггтедовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подго

товку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра);

** получатель документов — юридическое лицо, наделенное правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.

Федеральный закон «О техническом регулированииgt; № 184-ФЗ от регулирует отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации. Помимо правового регулирования обязательных требований, на добровольной основе могут регулироваться и отношения по выполнению работ или оказанию услуг. При этом обязательное подтверждение соответствия осуществляется в формах принятия декларации о соответствии либо обязательной сертификации.

Закон устанавливает, что декларация о соответствии — это документ, удостоверяющий соответствие выпускаемой в обращение продукции требованиям технических регламентов, а сертификат соответствия — документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров.

В свою очередь технический регламент - документ, который принят международным договором Российской Федерации, ратифицированным в порядке, установленном законодательством РФ, или федеральным законом, или указом Президента РФ, или постановлением Правительства РФ и устанавливает обязательные для применения и исполнения требования к объектам технического регулирования (продукция, в том числе здания, строения и сооружения, процессы производства, эксплуатация, хранение, перевозка, реализация и утилизация). Регламенты принимаются в целях защиты жизни и здоровья граждан, имущества, охраны окружающей среды, жизни и здоровья животных и растений, а также для предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.НХ2004 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. При этом закон устанавливает, что архив — это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицот осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

В конце 80-х гг. Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Всесоюзный научно-исследовательский институт до- кументовсдения и архивного дела (ВНИИДАД, ныне Всероссийский одноименный институт) разработали системообразующий документ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» {ГСДОУ, одобрена коллегией Главархива СССР от 27,04.1984 и утверждена приказом Главархива СССР № 33 от 25.05.1988).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств*

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен Постановлением Госстандарта России № 28 от 27,02,1998) — устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу,

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утверждена приказом Росархива № 68 от 27Л 1.2000, Она разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

На основании Постановления Правительства РФ «О Федеральном архивном агентстве» № 290 от 17.06.2004 федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела, является Федеральное архивное агенютво* Оно находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации,

Агентство организует информационное обеспечение граждан, организаций и органов власти, экспертизу архивных документов, централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо Ценных документов Архивного фонда РФ. Ведет государственный учет документов Архивного фонда РФ, обеспечивает соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Постановление Правительства Российской Федерации «О федеральных государственных архивах» № 283 от 15,03.1999 и последо

вавший за ним приказ Росархива № 19 от 15.04.1999 включают требования к организации архивной работы.

С I июля 2003 г. введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает состав реквизитов документов и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Он распространяется на документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановит ем ия, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и дрlt;

Для установления единого порядка составления документов и работы с ними в организации должна быть Инструкция по делопроизводству, в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства, требования, предъявляемые к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6*30-2003) и правила работы с ними* Инструкция утверждается приказом руководителя фонда и все сотрудники фонда обязаны руководствоваться ею при работе с документами.