1-3-4 ИСПРАВЛЕНИЯ В ДОКУМЕНТАХ
В них не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. Но бывает так, что при составлении документа возникают ошибки, которые остаются незамеченными даже после, казалось бы, тщательной проверки, или при работе с проектом документа появляется необходимость его уточнения. Поэтому очень важно знать, как правильно внести изменения а документ.
Лучше всего перепечатать документ с необходимыми уточнениями и изменениями.
Если это по каким-либо причинам невозможно, то документ корректируется следующим образом: неверная запись зачеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью лица, внесшего изменение, датой и, при необходимоегщ печатью организации.
В некоторых случаях на поле документа или месте, свободном от текста, пишется: «Запись № 4 недействительна» (в трудовой книжке); или «Пуню № 2.5 исключен но соглашению сторон» (в контракте). Подобные отметки также заверяются подписями должностных лиц, датой и печатью организации.
В финансово-хозяйственных,, бухгалтерских, а также документах, вследствие издания которых наступают значительные юридические последствия, исправления недопустимы. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм по ГОСТ 9327-60.
Для предприятия* его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем.
Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право;
в эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации (предприятия); место составления или издания документа.
На общих бланках допускается указывать трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный помер документа, например: 2003; №
Бланк письма содержит реквизиты:
¦Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации (предприятия) по ОКПО; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; Идентификационный номер налогоплательщик a/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
¦ наименование организации (предприятия); справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-site (страница в Интернете), номера счетов ii банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии).
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Пример
.; № ; На № от .
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов: место составления или издания документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа.
Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ» «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т* п.
При необходимости ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов: ссылка па регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; отметка о контроле.
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации»,, «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ» кт.п.
Если организация имеет представительства, филиалы, круп- ные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения.
Пример
ЗАО «АРСЕНАЛ»
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА
Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.
Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках — продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.
Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верх- ней левой части диета. Особенно удобен угловой бланк для писем, так гсак правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.
Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем — угловое.
Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема организации» рекомендуется располагать над серединой наименования организации. Допускается реквизит «Эмблема организации» располагать на уровне реквизита «Наименование организации».
Реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место составления илииздания», а также дату, № и ссылку «№__ от »
размещают на бланках следующими способами:
- фланговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля); центрованным (начало и конец каждой строки реквизи та равно удалены от границ левого поля и половины лмсга документа).
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке, Поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см).
На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» оформляются иа национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, справа печатают реквизиты на национальном языке, слева—на русском.
Все бланки, как и документы, должны иметь ноли не менее: левое — 20 мм; верхнее — 20 мм; правое — 10 мм; нижнее — 20 мм*
Реквизиты «Герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема организации» рекомендуется располагать на верхнем поле документа, на расстоянии не менее 3 мм от края верхнего поля. Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками* Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, кате несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пылеиия с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности — от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне — от 88% до 98%.
Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировального оборудования.
При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Примеры оформления бланков предприятия приведены в приложении Б,
Еще по теме 1-3-4 ИСПРАВЛЕНИЯ В ДОКУМЕНТАХ:
- Порядок внесения и документального оформления исправлений в регистры бухгалтерского учета (по результатам аудиторских проверок, налоговых проверок; исправление ошибок, выявленных предприятиями самостоятельно)
- Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
- 5.2. Способы исправления ошибок в учетных регистрах
- НАЛОГОВЫЕ ДЕКЛАРАЦИИ: ПРЕДСТАВЛЕНИЕ, ИСПРАВЛЕНИЯ
- 1.10. Исправления в учетных регистрах
- Внесение исправлений в налоговые декларации
- Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах
- 9.2. Внесение исправлений в счета-фактуры
- § 4. Исправленное уравнение обмена
- АНАЛИЗ И ИСПРАВЛЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЙ
- ИННОВАЦИИ: КЛАССИЧЕСКИЕ ОШИБКИ И ИХ ИСПРАВЛЕНИЕ[3]
- Е.Р. Орлова, О.М. Зарянкина. ИНОСТРАННЫЕ ИНВЕСТИЦИИ В РОССИИ Учебное пособие 2-е издание, исправленное и дополненное, 2009
- Чепурин М.Н, Киселева Е.А. Курс экономической теории: учебник - 5-е исправленное, дополненное и переработанное издание - Киров: «АСА». - 832 с., 2007
- 1.7. Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности
- Отзыв расчетных документов из картотеки неоплаченных расчетных документов в учреждении ЦБ РФ
- Понятия «информация» и «документ». Развитие документа. Способы документированияи материальные носители информации
- А.Н. Буренин. Управление портфелем ценных бумаг. 2-е издание, исправленное и дополненное. Научно-техническое общество имени академика СИ. Вавилова , 2008
- О сравнении и объединении документов
- 3.1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
- Свойства документов