<<
>>

Автоматизация регистрации документов

  Автоматизированная регистрация документов производится на автоматизированных рабочих местах службы документационного обеспечения либо на компьютерах исполнителей документов.

Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера.

Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки («твердая копиям), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковой системы, создания условий для перехода к построению автоматизированной информационной системы, рекомендуется использовать следующий минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа, дата документа, номер документа; дата поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция, срок исполнения; отметки о движении документа (направление руководству, структурному подразделению и Др.); отметки об исполнении и направлении документа в дело.

Таким образом, при автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, при отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской деятельности и др-

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс следующих баз данных («автоматизированных картотек»): картотека приказов по основной деятельности и распоряжений; картотека приказов по кадрам; картотека входящей корреспонденции; картотека исходящей корреспонденции.

Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о

всех документах и месте их нахождения сотрудников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации, поиска.

Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данный момент.

Из банка регистрационных данных изымаются сведения о доку- ментах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. 

<< | >>
Источник: Охотников А.В., Булавина Е.А.. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. 2005

Еще по теме Автоматизация регистрации документов:

  1. Представление на государственную регистрацию документов, необходимых для государственной регистрации ипотеки в соответствии с законодательством РФ о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
  2. Автоматизация работы с документами
  3. Автоматизация составления документов
  4. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
  5. Журналы учета и регистрации документов
  6. 9.4.3. Регистрация иных документов
  7. Регистрация документов
  8. Представление на государственную регистрацию документов, указанных в договоре об ипотеке в качестве приложений
  9. Представление на государственную регистрацию документа об уплате государственной пошлины
  10. Структура документа: формуляр современного управленческого документа, текст документа,унификация текста документа
  11. 24.2. АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  12. Модель полной автоматизации
  13. 3.1. Основные направления автоматизации управления
  14. 5.2. АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -