<<
>>

Базовая информация

Рассылка материалов

Если в ходе рабочего совещания планируется рассмотреть более одного вопроса, обычно после утверждения даты и времени участникам собрания рассылают повестку дня.

Иногда повестка сопровождается рассылкой исходных данных, которые лежат в основе обсуждаемой темы встречи. Продумайте следующее: какую информацию вы можете предоставить сотрудникам перед рабочим совещанием, чтобы сэкономить время. Например, документы для ознакомления; нужны ли кому-либо исходные данные (записи или краткое изложение предыдущего рабочего совещания); хотители вы, чтобы кто-то предпринял определенные действия перед рабочим совещанием (например, ознакомился с мнениями своих коллег или клиентов по тому или иному вопросу),

¦ надо ли до рабочего совещания вкратце объяснить суть вопроса одному или двум сотрудникам, чтобы заручиться их поддержкой

Исходные данные Получив исходные данные, ознакомьтесь сними По край ней мере, просмотрите их и поймите, стоит ли их читать Сделайте записи по поводу того, что вы хотите выяснить, или запишите на бумагу любые вопросы, которые вы пла нируете вынести на обсуждение Запишите те пункты, которые вы желаете обсудить Используйте данную информацию чтобы решить, действительно ли вам нужно присутствовать на данном рабочем совещании

Исходные данные помогут вам определиться с целесообразностью проведения рабочего совещания или вашего в нем

участия

Советы «на десерт»

Если вы председатель рабочего совещания, никогда не тратьте время на то, чтобы осветить информацию, которая рассылалась сотрудникам заранее, иначе все подумают, что читать ее вовсе не обязательно Цените тех, кто к такой информации подходит с вниманием, и давайте понять, что вы недовольны в том случае, если сотрудники проигнорировали разосланные вами исходные данные Ваши сотрудники давно вышли из детского возраста, поэтому нянчиться с ними - не ваша работа Если же материалы не прочитал никто, сделайте небольшой перерыв, дайте время для ознакомления и продолжите совещание Пусть все поймут, что вы не станете мириться с ненадлежащей подготовкой

ке дня относятся довольно прохладно и легкомысленно.

Если ее записывают на бумагу, то забывают придерживаться намеченного плана, либо же опираются на нее эпизодически, или вовсе о ней забывают. Если хотите революционного прорыва в деле проведения деловых совещаний, составьте повестку дня.

Что включить в повестку дня

Многие используют повестку дня, чтобы: указать время начала рабочего совещания и место его проведения предоставить список ожидаемых участников предоставить список вопросов для обсуждения установить порядок обсуждения вопросов указать имена докладчиков Обычно имя ставится после темы выступления, например-

1 Данные по объему продаж (Джон).

2. Сверхурочная работа (Саймон).

Для чего еще нужна повестка дня

Повестка создается еще и для того, чтобы: озвучить цель рабочего совещания указать желаемые результаты: каждый пункт повестки дня должен содержать ожидаемый результат указать регламент на обсуждение каждого вопроса, чтобы предотвратить обсуждение не по делу, иначе обсуждение последующих вопросов может быть скомкано или на них просто не хватит времени указать время завершения собрания - люди будут видеть свет в конце тоннеля и поймут, как мало времени они потратили на вопросы, которые, казалось, им не обсудить и за месяц.

Рассылка повестки дня

Удобно сделать это письмом по электронной почте или при помощи служебной записки со следующими данными: время проведения рабочего совещания; цель рабочего совещания; место проведения рабочего совещания; вопрос о том, придут ли приглашенные на данное рабочее совещание, дайте понять человеку, что от него ждут, что он посетит данное совещание просите каждого, кто выступает на рабочем совещании, предварительно связаться с вами и назвать те вопросы, которые будут вынесены на обсуждение, а также время, необходимое для выступления (при этом устанавливайте регламент) Рассмотреть нужно все вопросы Если вы считаете неуместным обсуждать их на предстоящем рабочем совещании, предложите сделать это в следующий раз Разошлите повестку дня всем участникам рабочего совещания, напоминая о его цели, месте, времени и продолжительности В главе 3 более подробно обсуждаются сложные вопросы повестки дня, а также рассказывается, как эффективно использовать их для управления рабочим совещанием


   

<< | >>
Источник: Амос Джули-Энн. Проведение рабочих совещаний. 2010

Еще по теме Базовая информация:

  1. Принципы: базовые требования к отчетной информации
  2. Таблица 16 Пример 16-разрядной тарифной сетки с разрядными коэффициентами и расчетом базового оклада для каждого тарифного разряда Тарифныйразряд Разрядный коэффициент Базовый оклад (в рублях) 16 8 16000 15 7 14000 14 6,5 13000 13 6 12000 12 5 10000 11 4 8000 10 3 6000 9 2 4000 8 1,6 3200 7 1,3 2600 6 1 2000 5 0,9 1800 4 0,8 1600 3 0,7 1400 2 0,6 1200 1 0,25 500 Базовый тариф 2000 Система надбавок
  3. 1.3. Качественные характеристики информации, предоставляемой управленческим учетом. Виды используемой информации
  4. Раскрытие в финансовой отчетности информации о нематериальных активах Группировка информации
  5. 12.3. Система маркетинговой информации и анализ источников информации
  6. Системы маркетинговой информации. Виды информации и методы ее сбора
  7. Субъективная информация (у австрийцев) и объективная информация (у неоклассиков)
  8. 6.1. РАСКРЫТИЕ ФИНАНСОВОЙ ИНФОРМАЦИИ. ОБОСНОВАНИЕ ПРИНЦИПА СУЩЕСТВЕННОСТИ ИНФОРМАЦИИ
  9. Прозрачность, аудит и управление рисками. Балл по компоненту - 7 Объем и сроки раскрытия информации, доступность раскрываемой информации
  10. СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИИ И ФУНКЦИИ ВНУТРИФИРМЕННОЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ
  11. Прозрачность, аудит и управление рисками. Балл по компоненту - 6 Объем и сроки раскрытия информации, доступность раскрываемой информации
  12. Требования китайского законодательства и фондовых бирж в отношении раскрытия информации Шаги к повышению уровня раскрытия информации
  13. Приложение 2 Прозрачность и раскрытие информации в 2008 г.: уровень раскрытия информации в 300 ведущих китайских компаниях намного ниже требований передовой международной практики
  14. ИНФОРМАЦИЯ. КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ И НЕЗАКОННАЯ БИРЖЕВАЯ ИГРА. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ НОВОСТИ. ЗНАЧЕНИЕ НОВОСТЕЙ ДЛЯ БИРЖИ. ДЕКЛАРАЦИИ О ДОХОДЕ И ЛИСТЫ БАЛАНСОВ
  15. Понятия «информация» и «документ». Развитие документа. Способы документированияи материальные носители информации
  16. Прозрачность и раскрытие информации Финансовая отчетность и качество раскрытия информации
  17. §8.2.4. Базовый оклад
  18. 1.2. Источники статистической информации Что понимают под статистической информацией?
  19. Базовые представления
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -