Документирование
Документ — это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции, ее законченности и хозяйственной целесообразности.
Документы классифицируются по следующим признакам:
назначению (организационно-распорядительные, оправдательные, бухгалтерские);
степени обобщения (первичные и вторичные);
способу охвата фактов хозяйственной жизни (разовые и накопительные);
месту составления (внутренние и внешние);
характеру фактов хозяйственной жизни (кассовые, банковские, материальные, расчетные); />количеству учетных позиций (однострочные и многострочные) и
т.д.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике, но они должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее окончания.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных
операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Документооборот — путь, который проходят документы от момента их создания или получения их от других организаций до передачи в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График документооборота — это графическое отражение (схема) движения первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
В соответствии с ФЗ № 129 от 21.11 1996г. «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить принятые к бухгалтерскому учету первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден Росархивом 06.10.2000 г. В соответствии с НК РФ за сохранность, оформление и передачу документации в архив отвечает главный бухгалтер, а за организацию ее хранения — руководитель компании.
За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.
Отсутствие документов приравнивается ст. 120 НК РФ к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, в связи с чем при проверке организация рискует попасть под штраф в размере не менее 5000 руб. Причем штрафные санкции могут значительно возрасти, если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов — 15000 руб (ст. 120 п. 2 НК РФ). Ну а если налоговый орган увяжет отсутствие документов с занижением налоговой базы по налогу, то сумма штрафа составит 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15000 руб (ст. 120 п. 3 НК РФ).
Кроме того, за утрату документов организация может быть привлечена к ответственности.
Ст. 122 НК РФ предусматривает взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога(сбора) за неуплату или неполную уплату сумм налога (сбора) в результате занижения налоговой базы, иное неправильное исчисление налога (сбора) или другие неправомерные действия (бездействие). Ст. 126 НК РФ влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредоставленный документ за непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах. За непредоставление запрошенных документов должностные лица подвергаются штрафу от 300 до 500 руб. (ст. 15.6—1 КоАП РФ).
Помимо всего прочего административной ответственности за отсутствие документов будут подвергнуты и сами должностные лица организации. Ст. 15.11 КоАП РФ установлено, что штраф в данном случае составляет от 2 до 3 тыс. руб.
Еще по теме Документирование:
- Глава 4. Документирование и инвентаризация
- ГЛава 9. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТ
- Глава 17. Документирование анализа рисков
- Документирование управленческой деятельности
- 10. Документирование аудита
- 2.4. Инвентаризация нематериальных активов, финансовых вложений и их документирование
- ДЬЮ ДИЛИДЖЕНС - ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
- Крылова И.Ю.. Документирование управленческой деятельности; Учеб, пособие., 2005
- 8. Документирование ревизии
- ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
- 1.3. Документирование хозяйственных операций
- 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
- ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
- ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОТГРУЗКИ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ
- 2.3. Инвентаризация основных средств и ее документирование
- Документирование ваших целевых рынков
- 2.2. Технология процесса инвентаризации и общие вопросы документирования