<<
>>

Внутриорганизационная регламентация системы функционального калькулирования

Важнейшим требованием для эффективной организации системы функционального калькулирования является ее регламентное обеспечение. Последовательность и эффективность функционального калькулирования в организации напрямую зависят от регламентного обеспечения, устанавливающего порядок и основные процедуры обмена информацией и взаимодействия субъектов в процессе функционального калькулирования в целях повышения эффективности деятельности экономического субъекта.

Потребность в формировании внутриорганизационного регламентного обеспечения обусловлена: взаимодействием нескольких субъектов (главного бухгалтера, функционального менеджера, бухгалтера по функциональному калькулированию) при организации и ведении функционального калькулирования, что определяет необходимость выявления порядка их взаимодействия, их функций и должностных обязанностей, которые содержит регламент; постоянными изменениями в условиях деятельности организаций, что приводит к изменению в последовательности выполнения видов деятельности, появлению ранее не осуществлявшихся видов деятельности, изменению номенклатуры продуктов производства, появлению новых клиентов. Такие изменения должны быть своевременно определены и оперативно учтены при организации и выполнении учетной процедуры функционального калькулирования, поэтому необходимо выявить субъекты и последовательность их действий при обнаружении подобных изменений для своевременного их отражения в учете по видам деятельности; дорогим программным обеспечением, которое необходимо грамотно адаптировать к условиям деятельности отдельной организации, то есть во избежание дополнительных затрат на отладку программного обеспечения при его адаптации, следует учитывать имеющуюся структуру видов деятельности, объектов учета, драйверов затрат и наладить взаимодействие между различными субъектами, позволяющее учесть все аспекты (организационные, учетные) функционального калькулирования.

Регламентное обеспечение выполняет следующие основные функции: обеспечение синхронности действий субъектов, то есть регламентное обеспечение определяет функции, последовательность действий и порядок взаимодействия субъектов в процессе организации и ведения учета по видам деятельности, позволяющие избежать дублирования функций; четкое распределение ответственности за ведение учета по видам деятельности, поскольку регламент определяет такую ответственность; обеспечение единства процесса функционального калькулирования (и его подсистемы - функционального бюджетирования), которое достигается за счет того, что регламент определяет последовательность действий субъектов, составляющую единый процесс функционального калькулирования.

В структуре внутренних регламентирующих документов функционального калькулирования по степени детализации выделяются следующие уровни: первый уровень: содержит описание требований и действий (регламент функционального калькулирования); второй уровень: содержит детальное описание действий по выполнению узких задач (должностная инструкция бухгалтера по функциональному калькулированию).

Регламент — совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, учреждения, организации [17]. Регламент по функциональному калькулированию определяет порядок взаимодействия подразделений и работников организации в рамках процесса калькулирования затрат по видам деятельности и описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, представленного в

виде внутренней управленческой отчетности по видам деятельности.

Для удобства в использовании и реализации положений регламента коммерческой организации по функциональному калькулированию он должен содержать комплексную, полную, системную и понятную информацию о последовательности действий субъектов функционального калькулирования. Кроме того, регламент должен быть привязан к действующей в коммерческой организации информационной системе, поскольку составляющая ее информация о видах деятельности, объектах и субъектах является исходной для организации функционального калькулирования.

Алгоритм разработки регламента по функциональному калькулированию различен для разных организаций, но абстрагирование от индивидуальных особенностей позволяет выделить основные этапы разработки регламента по функциональному калькулированию, среди которых: определение ответственного за осуществление регламентирования (функциональный менеджер); определение круга лиц или подразделений, которые задействованы в учете по видам деятельности (функциональные менеджеры и бухгалтерия); описание процедуры функционального калькулирования (причем такое описание осуществляет либо функциональный менеджер, либо организационные этапы прописывает функциональный менеджер, а учетную процедуру - главный бухгалтер); обсуждение и согласование описанных процедур с исполнителями; утверждение регламента координатором функционального калькулирования.

Регламенты организаций отличаются друг от друга, поскольку учитывают индивидуальные особенности деятельности. Нами разработан универсальный регламент функционального калькулирования коммерческой организации (Приложение 11). Универсальность разработанного автором регламента обусловлена:

- его прикладным использованием у широкого круга коммерческих организаций, имеющих функциональную организационную структуру и внедряющих (или уже внедривших) систему функционального калькулирования; полнотой и системностью изложения последовательности действий субъектов функционального калькулирования, порядка и основных процедур обмена информацией между ними, то есть регламент охватывает все необходимые действия субъектов, связанные организацией и ведением функционального калькулирования.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 [7] регламент оформляется с соблюдением следующих обязательных реквизитов: наименование организации; наименование вида документа об утверждении, его номер и дата; место составления; гриф утверждения (подпись руководителя организации); подписи лиц, согласующих регламент (функционального менеджера и главного бухгалтера), проставляются либо в конце документа, либо на отдельном листе согласования; подпись непосредственного исполнителя (бухгалтера по функциональному калькулированию), проставляется на листе согласования.

Структура регламентов включает наличие следующих разделов: общие положения регламента (назначение; область применения; порядок утверждения, внесения изменений и дополнений); термины, определения и сокращения; описание требований, процессов и методов работы; ответственность; контроль; приложения (формы документов; схемы процессов).

Раздел «Общие положения» регламента функционального калькулирования определяют: назначение регламента; область применения регламента; порядок утверждения, внесения изменений и дополнений в регламент.

Назначение регламента функционального калькулирования определено

нами следующим образом: регламент функционального калькулирования определяет порядок взаимодействия субъектов в процессе организации и ведения учета по видам деятельности, продуктам производства в целях повышения эффективности деятельности коммерческой организации.

При описании области применения регламента кратко, но точно следует определить: процессы, на которые распространяется регламент; основные субъекты функционального калькулирования (бюджетирования).

Действие регламента распространяется на всех руководителей и сотрудников подразделений организации, принимающих участие в организации и ведении функционального калькулирования и функционального бюджетирования, а также осуществляющих координацию и контроль совместной работы таких подразделений. К таким сотрудникам относятся: координаторы функционального калькулирования (директор организации, финансовый директор, заместитель директора по экономике); организаторы функционального калькулирования и функционального менеджмента: главный бухгалтер и функциональный менеджер (главный экономист, начальник финансово-экономического отдела, экономист, аналитик, финансовый менеджер); исполнители, осуществляющие калькулирование затрат по видам деятельности (бухгалтеры по функциональному калькулированию, которые входят в производственно-калькуляционный сектор бухгалтерской службы).

Порядок разработки, согласования, утверждения и внесения изменений в регламент определяет работников организации, которые имеют право выступать с инициативой разработки и внесения изменений в регламент, а также порядок согласования и утверждения регламента.

Регламент функционального калькулирования разрабатывается главным функциональным менеджером (функциональным менеджером), согласуется главным бухгалтером и утверждается координатором - директором (генеральным директором), либо финансовым директором (если есть), либо заместителем директора по экономике (если есть).

Г лавный бухгалтер рассматривает регламент в течение двух рабочих дней с момента поступления ему проекта документа и вносит свои замечания, корректировки и предложения и передает функциональному менеджеру с листом согласования.

Функциональный менеджер в течение двух рабочих дней после поступления ему листов согласования анализирует поступившие предложения, вносит корректировки, устраняет замечания и передает скорректированный проект документа с листами согласования главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер в течение двух рабочих дней проводит дополнительные согласования, ставит отметки об устранении замечаний в листах согласования и передает их с проектом документа координатору.

Координатор рассматривает проект документа, согласованный функциональным менеджером и главным бухгалтером, в течение трех рабочих дней и при отсутствии замечаний утверждает регламент. При наличии замечаний координатор возвращает проект документа функциональному менеджеру на доработку.

Функциональный менеджер в течение двух рабочих дней устраняет замечания и передает откорректированный проект регламента координатору, который в течение двух рабочих дней утверждает регламент.

Утвержденный регламент вступает в действие с момента утверждения.

В регламент периодически вносятся незначительные изменения, к которым относятся: корректировка названий должностей или подразделений коммерческой организации; уточнение действий и функций, не меняющих порядок выполнения деятельности в целом.

Такие изменения вносятся функциональным менеджером в рабочем порядке и отмечаются в листе согласования. Информация о внесенных изменениях передается главному бухгалтеру, а устаревшая версия документа в электронной папке в общем доступе должна быть заменена на новую версию.

Если определена необходимость существенного изменения действующего регламента или создания нового, координатор в течение трех рабочих дней информирует об этом функционального менеджера, который разрабатывает проект нового регламента согласно вышеизложенному порядку разработки, согласования и утверждения регламента.

Раздел «Термины, определения и сокращения» является одним из наиболее важных, поскольку именно он определяет предметную область, в которой разворачивается регламентируемый процесс. Однозначная трактовка терминологии обеспечивает согласованность действий организаторов и исполнителей функциональной системы калькулирования.

Термины, которым должны быть даны определения, включают: термины, вводимые и используемые в регламенте впервые (центр видов деятельности); общеупотребительные термины, смысл которых специализирован или изменен применительно к данной организации или данному процессу (драйвер затрат); общеупотребительные, но редко используемые термины, применяемые в регламенте (пулы затрат видов деятельности); общеупотребительные термины, если их определения необходимы для полноты и/или логической замкнутости словаря в целом или лучшего понимания других терминов (виды деятельности).

Раздел «Описание требований и процессов» содержит описание: требований к объектам и субъектам, задействованным в учете по видам деятельности, отдельных этапов, составляющих процесс функционального калькулирования.

Раздел регламента «Описание требований и процессов», посвященный этапам функционального калькулирования, обычно разбивается на подразделы - по одному на каждый этап.

Процесс функционального калькулирования состоит из четырех этапов: подготовительный этап; организация учетной процедуры; осуществление функционального калькулирования; заключительный этап.

Для корректного описания этапа функционального калькулирования необходимо указать: цель его выполнения; объекты, которые являются результатом его выполнения; объекты, которые аккумулируют входную информацию, необходимую для его выполнения; параметры, правила его выполнения; сроки выполнения этапа; его исполнителя.

Перечисленные характеристики этапов функционального калькулирования показывают, что процесс учета по видам деятельности осуществляется в физическом пространстве, во времени, в организационной структуре, в информационном поле и во множестве объектов.

При описании требований и этапов функционального калькулирования обязательно указывается цель и совокупность объектов, являющихся результатами выполнения функционального калькулирования. При этом важно правильно определить границы этапов: поскольку, если выходные объекты этапов сформулированы нечетко, то переход от одного этапа к следующему ведет к конфликтам организаторов и исполнителей, потерей качества результатов функционального калькулирования и другими нежелательными последствиями. Нами выделены следующие цели этапов функционального калькулирования, указывающие на конечные результаты, которые должны быть получены при их

выполнении: цель выполнения подготовительного этапа — подготовка и формирование информации, необходимой для выполнения учетных процедур функционального калькулирования; цель выполнения учетной процедуры функционального калькулирования — подготовка и формирование внутренней управленческой отчетности по видам деятельности для нужд управления.

Объекты, являющиеся результатом выполнения этапа, одновременно являются входными объектами следующего этапа, поэтому такие объекты в следующем этапе функционального калькулирования также необходимо указать. Это не является дублированием информации и доказывает тесную взаимосвязь этапов, составляющих процесс функционального калькулирования.

В этом разделе регламента следует четко описывать моменты передачи объектов процесса функционального калькулирования от одного субъекта к другому.

Среди субъектов функционального калькулирования в регламенте обязательно выделяется менеджер процесса - работник, организующий выполнение процесса по установленным правилам: принимающий решения в ключевых точках процесса, обеспечивающий соответствие выходов процесса предъявляемым к ним требованиям и целям процесса. При ведении учета по видам деятельности таким менеджером является главный бухгалтер, который является организатором функционального калькулирования.

Типовые должностные обязанности главного бухгалтера указаны в Едином тарифно-квалификационном справочнике, однако в нем отсутствуют дополнительные функциональные обязанности, связанные с организацией учетной процедуры функционального калькулирования. Такие должностные обязанности, вошедшие в регламент по функциональному калькулированию, сформулированы автором в п. 2.2 настоящей диссертации и предусматривают разработку: учетной процедуры функционального калькулирования, содержания основных приемов и методов ведения учета по видам деятельности и технологии обработки бухгалтерской информации; учетных регистров функционального калькулирования; должностных инструкций бухгалтера по функциональному калькулированию; мероприятий по повышению своевременности и достоверности функционального калькулирования.

Кроме того, главный бухгалтер контролирует: правильность выполнения учетной процедуры функционального калькулирования; правильность составления внутренней управленческой отчетности по видам деятельности.

При описании процесса функционального калькулирования разработчику необходимо указать все существенные характеристики процесса, не перегружая при этом описание. Оно должно быть максимально универсальным, при этом нетрудным для восприятия.

Для облегчения восприятия текста регламента в основой его части следует описывать только штатную ситуацию с наиболее вероятными отклонениями. Описание маловероятных нештатных ситуаций с правилами действия в них следует выносить в приложение к регламенту.

Параметры процесса функционального калькулирования (схемы, перечни, таблицы, формы учетных регистров и прочее) рекомендуется приводить в приложениях к регламенту. Это позволяет увеличить «продолжительность жизни» регламента: при изменениях состава и/или значений параметров изменения вносятся лишь в приложения.

Раздел «Ответственность» определяет ответственность субъектов (организаторов, координаторов, исполнителей) функционального калькулирования за неисполнение регламента.

Персональная ответственность функциональных менеджеров, обеспечивающих предоставление необходимой информации для организации учета по видам деятельности, закрепляется в их должностных инструкциях и предусматривает применение организационных наказаний в виде наложения штрафов, решения премий и прочих способов привлечения к ответственности, изложенных в Положении об оплате труда и премировании работников.

За ведение учета по видам деятельности отвечает главный бухгалтер организации, ответственность которого за неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего регламента определяется в соответствии с действующим законодательством РФ.

Персональная ответственность бухгалтера по функциональному калькулированию закрепляется в его должностной инструкции. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) настоящего регламента бухгалтером по функциональному калькулированию является нарушением им должностных обязанностей. Подобные нарушения регулируется системой внутриорганизационных наказаний в виде наложения штрафов, решения премий и прочих способов привлечения к ответственности, изложенных в Положении об оплате труда и премировании работников.

Контроль исполнения регламента функционального калькулирования возлагается на координатора (финансового директора, либо заместителя директора по экономике, либо, если отсутствуют прочие - руководителя организации).

Второй уровень внутриорганизационных регламентирующих документов предполагает составление документов, содержащих детальное описание действий по ведению учета по видам деятельности. К таким документам относится должностная инструкция бухгалтера по функциональному калькулированию (Приложение 12).

Должностная инструкция бухгалтера по функциональному калькулированию: разрабатывается и подписывается главным бухгалтером; согласовывается (визируется) юридической службой; утверждается руководителем организации; доводится работнику под роспись.

При внесении изменений в должностную инструкцию должен быть издан соответствующий приказ руководителя организации и доведен работнику под роспись.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее подписания. С момента ознакомления работника с должностной инструкцией (под роспись) ее требования становятся для работника обязательными.

Должностная инструкция включает следующие разделы: общие положения; функции бухгалтера по функциональному калькулированию; должностные обязанности бухгалтера по функциональному калькулированию; права бухгалтера по функциональному калькулированию; ответственность бухгалтера по функциональному калькулированию.

В разделе «Общие положения»: указывается категория должности бухгалтера по функциональному калькулированию (руководитель, специалист, технический исполнитель), которая определяется по коду категории из ОКПД; описывается порядок назначения и освобождения бухгалтера по функциональному калькулированию от занимаемой должности; указывается подчиненность должности. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей. Бухгалтер по функциональному калькулированию подчиняется непосредственно главному бухгалтеру; определяются квалификационные требования к бухгалтеру по функциональному калькулированию (образование, специальность, стаж работы по специальности); перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться бухгалтер по функциональному калькулированию в своей деятельности; определяется замещение по должности бухгалтера по функциональному калькулированию в случае его временного отсутствия.

В разделе «Функции» определяются ожидаемые результаты от выполнения бухгалтером по функциональному калькулированию своих обязанностей и его вклад в достижение общих целей организации.

Должностные обязанности бухгалтера по функциональному калькулированию предписывают конкретные действия для их достижения. Таким образом, в разделе «Должностные обязанности» содержится перечень обязанностей бухгалтера по функциональному калькулированию с учетом целей организации, задач и функций бухгалтерии с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. Каждая позиция в этом разделе сформулирована четко и начинается с глаголов («подготавливает», «контролирует», «организует», «ведет», «осуществляет», «оформляет» и прочее).

Типовые должностные обязанности бухгалтера представлены в Едином тарифно-квалификационном справочнике, однако в нем отсутствуют функциональные обязанности, связанные с выполнением учетной процедуры функционального калькулирования. Нами выделены следующие должностные обязанности, вошедшие в должностную инструкцию бухгалтера по функциональному калькулированию и связанные с исполнением учетной процедуры функционального калькулирования: выполняет работу по ведению бухгалтерского учета затрат по видам деятельности и продуктам производства (клиентам); осуществляет прием и контроль учетной информации об аккумулированных затратах по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает ее к распределению и счетной обработке; осуществляет периодическое заполнение распределительных таблиц, позволяющих осуществлять последовательное распределение затрат в системе функционального калькулирования; отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с распределением прямых затрат по продуктам производства и косвенных затрат - сначала по видам деятельности, затем по продуктам производства; подготавливает для главного бухгалтера данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления внешней бухгалтерской отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив; составляет отчетные калькуляции себестоимости видов деятельности, продуктов производства, входящие во внутреннюю управленческую отчетность по видам деятельности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, составляющих коммерческую тайну; обеспечивает главного бухгалтера сопоставимой и достоверной информацией, составляющей внутреннюю управленческую отчетность по видам деятельности; составляет бюджет косвенных затрат производства по видам деятельности на основе фактических отчетов о себестоимости видов деятельности прошлых периодов; участвует в разработке учетных регистров функционального калькулирования (разработочных распределительных таблиц и ведомостей), по которым не предусмотрены типовые формы, а также участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета по видам деятельности и технологии обработки бухгалтерской информации; участвует в решении вопроса относительно возможности использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих осуществлять своевременное и достоверное калькулирование и бюджетирование затрат по видам деятельности; выполняет отдельные служебные поручения главного бухгалтера.

В разделе «Права» определяются права, предоставляемые бухгалтеру по функциональному калькулированию для самостоятельного исполнения возложенных на него обязанностей. Перечень прав устанавливается в соответствии с

законодательством и внутренними документами организации.

Нами определены права бухгалтера по функциональному калькулированию: знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности; получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач; вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями; в пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению; запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей; требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды персональной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение бухгалтером по функциональному калькулированию должностных обязанностей, неиспользование предоставленных ему прав, а также за несоблюдение требований законодательства.

На основе проведенного исследования можно сделать вывод, что в структуре внутренних регламентирующих документов организации автором выделены следующие внутренние регламентирующие документы функционального калькулирования, сгруппированные по уровням: универсальный регламент функционального калькулирования: содержит описание общих требований и действий при выполнении функционального калькулирования (первый уровень); должностная инструкция бухгалтера по функциональному калькулированию: содержит детальное описание действий по выполнению узких задач исполнителя учетной процедуры функционального калькулирования (второй уровень).

Универсальность разработанного автором регламента обусловлена: во-первых, возможностью его прикладного использования для коммерческих организаций, имеющих функциональную организационную структуру и внедряющих систему функционального калькулирования для организации учета затрат и калькулирования себестоимости по видам деятельности; во-вторых, полнотой изложения всех необходимых действий субъектов функционального калькулирования, порядка и основных процедур обмена информацией между ними, связанных с организацией и ведением функционального калькулирования.

Разработанная автором должностная инструкция бухгалтера по функциональному калькулированию определяет права, должностные обязанности и ответственность непосредственного исполнителя в системе функционального калькулирования. Должностная инструкция бухгалтера по функциональному калькулированию отличается от типовой должностной инструкции бухгалтера, составленной в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником, наличием в ней дополнительных должностных обязанностей. Эти должностные обязанности связаны с исполнением учетной процедуры функционального калькулирования и не предусмотрены ни одной из ранее разработанных на основе Единого тарифно-квалификационного справочника должностных инструкций. 

<< | >>
Источник: Князева Надежда Николаевна. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО КАЛЬКУЛИРОВАНИЯ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ. 2014

Еще по теме Внутриорганизационная регламентация системы функционального калькулирования:

  1. Методика процедуры системы функционального калькулирования(и подсистемы - функционального бюджетирования)
  2. Методика и алгоритм процедуры системы функционального калькулирования
  3. Элементы системы функционального калькулирования и их классификация
  4. Субъекты и разработка системы счетов функционального калькулирования в коммерческой организации
  5. Учетная процедура системы функционального калькулирования
  6. Концепция функционального менеджмента как методологическое основание функционального калькулирования
  7. Функциональное бюджетирование как подсистема функционального калькулирования
  8. Учетные регистры и внутренняя управленческая отчетность по видам деятельности в системе функционального калькулирования
  9. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО КАЛЬКУЛИРОВАНИЯ
  10. 2.2. Смешанные методы калькулирования затрат (АВ-костинг и ///-калькулирование) АВС система калькулирования (Activity based costing)
  11. 3.3. Системы внутриорганизационного контроля рисков.
  12. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ БУХГАЛТЕРА ПО ФУНКЦИОНАЛЬНОМУ КАЛЬКУЛИРОВАНИЮ
  13. Бухгалтер по функциональному калькулированию
  14. МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО КАЛЬКУЛИРОВАНИЯ В КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
  15. Князева Надежда Николаевна. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО КАЛЬКУЛИРОВАНИЯ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, 2014