По окончании операций с наличными деньгами заведующий кассой производит сверку суммы принятых и выданных кассовым работником денег с записями в кассовых документах. На основании данных справок о суммах принятых и выданных денег (ценностей), приходных и расходных кассовых ордеров составляется сводная справка о кассовых оборотах. Сверка ее итогов с данными бухгалтерского учета оформляется подписью главного бухгалтера (его заместителя) на сводной справке о кассовых оборотах. После сверки кассовых оборотов за день заведующий кассой записывает в книгу учета денежной наличности и других ценностей общую сумму прихода и расхода денег и выводит в ней остаток денежной наличности в операционной кассе кредитной организации, а также остаток других ценностей на начало следующего дня, которые заверяются подписями должностных лиц. ответственных за сохранность ценностей. В случае расхождения между остатком денег в операционной кассе и данными бухгалтерского учета заведующий кассой немедленно ставит об этом в известность руководство кредитной организации и главного бухгалтера. После выявления причин расхождения и подтверждения излишка или недостачи денег в кассе составляется акт. После сводки кассы кассовые документы вместе с приложениями передаются для формирования и брошюрования кассовых документов одному из кассовых работников. При формировании подборки кассовых документов необходимо соблюдать следующее: - документы должны быть подобраны по балансовым счетам в порядке возрастающей нумерации отдельно по приходу, отдельно по расходу кассы; - мемориальные документы должны быть подобраны по номерам внебалансовых счетов - сначала приходные, затем - расходные; - документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день; - суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются на вычислительной машине с выводом информации на печать; - ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и мемориальных ордеров, подписанные работником, проводившим подсчет, помещаются в папки перед документами вместе с кассовыми журналами; - на лицевой стороне папки ставится штамп или наклеивается следующий ярлык: Ярлык на подборку кассовых документов В кассовые документы дня помещаются все подлинные документы. Кассовые документы по иностранной валюте формируются отдельно. Кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. Такой же порядок брошюрования распространяется на документы по вкладным операциям. Не позднее следующего дня итоги документов должны быть сверены главным бухгалтером кредитной организации (его заместителем) с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью. Хранение кассовых документов осуществляется заведующим кассой в помещении хранилища ценностей. В обязательном порядке в помещении хранилища ценностей должны храниться документы за последние 12 месяцев. Место хранения кассовых документов за срок свыше 12 месяцев определяется внутренним распорядительным документом кредитной организации в зависимости от наличия площадей для их хранения (хранилище или общий архив). Порядок установки и использования контрольно-кассовых машин При совершении расчетов с использованием средств наличного платежа за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику. Определение порядка совершения кредитными организациями кассовых операций с применением контрольно-кассовых машин в соответствии с Федеральным законом N 54-ФЗ возложено на Банк России. Однако до настоящего времени Банк России "упомянул" о необходимости применения контрольно-кассовых машин кредитными организациями при совершении расчетов с использованием средств наличного платежа за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги только в п. 1.23 Положения N 199-П. Никакие другие нормативные документы Банком России по этому вопросу не выпущены, в связи с чем возникают проблемы с регистрацией контрольно-кассовой техники, выбором моделей техники и др. Для выполнения требования Банка России о применении контрольно-кассовой техники в настоящее время можно рекомендовать руководствоваться следующим: - с применением контрольно-кассовых машин оформляется оплата наличными рублями Российской Федерации всех видов комиссий в соответствии с установленными тарифами за оказываемые клиентам услуги. Чек контрольно-кассовой машины выдается клиенту в качестве документа, подтверждающего прием денежных средств в уплату комиссии; - прием комиссии, уплачиваемой клиентами наличной иностранной валютой, на контрольно-кассовой машине не пробивается, а оформляется приходным кассовым ордером, второй экземпляр которого выдается клиенту в качестве документа, подтверждающего прием денежных средств в иностранной валюте в уплату комиссии; - установка контрольно-кассовых машин производится на основании внутреннего распорядительного документа кредитной организации, т.к. налоговые органы не производят регистрацию контрольно-кассовых машин кредитных организаций; - при совершении операций с использованием контрольно-кассовых машин следует руководствоваться инструкциями по эксплуатации конкретных контрольно-кассовых машин и Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином РФ 30.08.1993 N 104. Каждая контрольно-кассовая машина имеет заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной контрольно-кассовой машине. Номера устанавливаемых в кредитной организации машин закрепляются за кассами по местам установки распорядительным документом кредитной организации. Передача машин из одной кассы в другую внутри кредитной организации также оформляется внутренним распорядительным документом кредитной организации. Ввод контрольно-кассовых машин в эксплуатацию производит специалист фирмы, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание контрольно-кассовых машин. Об установке контрольно-кассовой машины составляется акт по форме КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин". В случае если кассовая машина выйдет из строя и не представляется возможным произвести ее срочный ремонт, операции по приему платежей могут производиться с оформлением приходных ордеров на основании распорядительного документа руководителя кредитной организации. Передача контрольно-кассовой машины в ремонт оформляется актом по форме КМ-2 "Акт о снятии показаний суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию". Ремонт машины производится только после снятия показателей суммирующих счетчиков. Учет вызовов специалистов для ремонта контрольно-кассовых машин ведется в журнале по форме КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ". На каждую контрольно-кассовую машину заводится "Журнал кассира-операциониста" по форме КМ-4. Все записи в книге заверяются кассиром, проводившим операции с использованием контрольно-кассовой машины, и контролирующим работником. Исправления, вносимые в журнал, заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера кредитной организации. Если на одной контрольно-кассовой машине работают кассовые работники двух смен, то запись, сделанная первой сменой, должна быть проверена и удостоверена записью второй смены до начала работы. В случае возврата денежных сумм клиентам по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, кассовым работником составляется "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)" по форме КМ-3. "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста" по форме КМ-5, "Справка-отчет кассира-операциониста" по форме КМ-6 и "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" по форме КМ-7 кредитными организациями не составляются. Поступление средств учитывается в сводной справке о кассовых оборотах. При выборе марок контрольно-кассовых машин для установки до выхода соответствующих нормативных документов Банка России следует руководствоваться действующим Государственным реестром контрольно-кассовых машин. В случае если марка контрольно-кассовой машины, установленной в кредитной организации, исключается из Государственного реестра контрольно-кассовых машин, ее эксплуатация может продолжаться до истечения нормативного срока амортизации машины. Соответствующее разъяснение по этому вопросу было дано в Письме Министерства по налогам и сборам РФ от 24.08.2004 N 33-0-13/526.