Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (электронных документов) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных (бумажных) носителях. Программы, с помощью которых осуществлялось создание электронных баз данных, и иные программные средства подлежат хранению не менее 5 лет после прекращения пользования ими. Отчетность в виде электронных документов, представленная в учреждения Банка России, хранится в кредитной организации в электронном виде не менее 5 лет (вместе с извещениями, подтверждающими принятие (непринятие) учреждением Банка России от кредитной организации отчетности в виде электронного документа). Копии отчетов на бумажном носителе с полученными извещениями учреждений Банка России об их приемке в электронной форме хранятся не менее 5 лет, годовые - постоянно. Обязательным условием для хранения электронных документов является наличие в местах хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов. Хранение электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми документами Росархива и государственными стандартами. Решение вопроса о хранении бухгалтерских документов исключительно в виде электронных баз данных, который является весьма актуальным для кредитных организаций в настоящее время, не зависит исключительно от Банка России, а связано с необходимостью внесения изменений в законодательство Российской Федерации. По этому вопросу имеются соответствующие разъяснения Банка России, в частности Письмо от 05.08.2005 N 18-2-2-11/1273. Изменения должны быть внесены: - в Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", в соответствии с действующей редакцией которого электронная цифровая подпись является аналогом собственноручной подписи физического, а не юридического лица; - в законодательство об архивах и архивном деле, в котором в настоящее время не предусмотрено ведение электронных архивов; - в Федеральный закон "О бухгалтерском учете", ст. 17 которого требует от организаций обязательного изготовления бумажных копий документов, составленных на машинных носителях. Только после принятия этих изменений Банк России может внести изменения в порядок хранения бухгалтерских документов, образующихся в деятельности кредитных организаций. Порядок осуществления исправительных проводок При обнаружении ошибочных записей в документах бухгалтерского учета и при проведении их исправления кредитная организация должна руководствоваться следующими правилами, основанными на Положении N 205-П: - в тексте и цифровых данных первичных документов и лицевых счетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются; - ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и платежных), исправляются путем зачеркивания неправильного текста или суммы и надписанием над зачеркнутым текстом правильного текста или суммы; - исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" с указанием даты исправления и подтверждено подписью уполномоченных лиц; - исправления в приходных и расходных кассовых документах не допускаются; - ошибки в записях, выявленные бухгалтерскими работниками и контролерами при текущей (до заключения баланса) проверке лицевых счетов, исправляются путем повторного набора неправильно напечатанной суммы. Затем в обычном порядке производится запись операции взамен сторнированной. Одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета. Если по условиям обработки таким способом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Для проводки в текущем дне составляются два ордера - сторнированный и правильный. Ордера подписываются кроме бухгалтерского работника контролирующим работником. Ошибочные записи, выявленные после составления баланса, должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны неправильные записи (обратное сторно). Исправление производится в день выявления. Если для исправления ошибочных записей требуется списание средств со счетов клиентов, то необходимо получить их письменное согласие, если иное не предусмотрено договором счета. Списание средств со счета клиента производится с соблюдением очередности платежей. При отсутствии средств на счете клиента списание производится со счета 47423 "Требования банка по прочим операциям" отдельный лицевой счет по конкретному дебитору. Кредитная организация незамедлительно принимает меры к возмещению средств клиентом. Исправление оформляется мемориальным исправительным ордером за подписью бухгалтерского работника, контролирующего работника, главного бухгалтера или по его поручению заместителя главного бухгалтера. Мемориальные исправительные ордера должны составляться в четырех экземплярах, первый из которых служит ордером, второй и третий являются уведомлениями для клиентов по дебетовой и кредитовой записям, а четвертый остается в журнале исправительных ордеров. В тексте мемориального исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу была допущена неправильная запись, а если она вызвана заявлением клиента, то делается ссылка на это заявление. На обороте четвертого экземпляра ордера указывается, по чьей вине допущена ошибочная запись, указываются должность и фамилия исполнителя, а также лица, проконтролировавшего неправильную запись. Заявления, послужившие основанием для составления исправительных ордеров, помещаются в документы дня вместе с исправительными ордерами. В лицевом счете против ошибочной записи, сумма которой была впоследствии сторнирована, должна быть сделана отметка "Сторнировано" с указанием даты исправительной записи и номера исправительного ордера. Отметка заверяется подписью главного бухгалтера или его заместителя, подписавшего исправительный ордер. Журнал мемориальных исправительных ордеров хранится у главного бухгалтера или его заместителя. Ордера нумеруются отдельными от других документов порядковыми номерами. При неправильном отражении суммы дохода/расхода осуществление исправительных проводок по переносу суммы дохода/расхода на соответствующий лицевой счет допускается только в отчетном периоде совершения ошибки. После определения финансового результата по окончании отчетного периода осуществление исправительных проводок путем отражения по дебету счетов, открытых на балансовом счете 701 "Доходы", или по кредиту счетов, открытых на балансовом счете 702 "Расходы", не допускается. Возврат клиентам излишне взысканных процентов и комиссий осуществляется путем оформления исправительных проводок путем сторно только в отчетном периоде совершения ошибки. После определения финансового результата по окончании отчетного периода осуществление исправительных проводок путем сторно не допускается. Возврат средств осуществляется с соответствующих счетов по учету расходов. В случае установления фактов неправильного начисления процентов, подлежащих выплате клиентам кредитной организации в отчетном периоде, оформляется исправительная проводка путем сторно на неправильно начисленную сумму и производится зачисление правильно начисленной суммы. После определения финансового результата по окончании отчетного периода осуществление исправительных проводок путем сторно не осуществляется. Доначисление процентов, причитающихся за прошлый отчетный период, производится отдельной проводкой. Списание излишне зачисленных на счет клиента процентов производится со счета клиента только с его согласия. Главный бухгалтер кредитной организации, пользуясь копиями исправительных ордеров, помещенными в журнал исправительных ордеров, обязан вести учет ошибок в работе бухгалтерских и операционных сотрудников, изучать причины ошибок и принимать меры к улучшению работы. Исправление ошибочных записей, выявленных службой последующего контроля или службой внутреннего контроля кредитной организации, осуществляется на основании служебных записок указанных служб или актов (справок) проверок (выписок из актов), которые помещаются вместе с мемориальным исправительным ордером в документы дня.