3.1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учётные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Организация имеет право применять первичные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм. Это особенно актуально в период реформирования бухгалтерского учета — т.е. когда альбомы унифицированных форм первичной учетной документации еще не охватывают всей совокупности хозяйственных операций, которые осуществляют организации, ведущие бухгалтерский учет. При этом в необходимых случаях, как правило, используются формы документов, разработанные и утвержденные еще в дорыночный период. Кроме того, организация имеет право разработать и собственные формы первичных учетный документов — из-за отсутствия соответствующих унифицированных форм либо специфики отдельныгх видов операций.

Для того чтобы формы документов, не входящие в альбомы унифицированных форм, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учете, законодательством установлены определенные условия.

Во-первых, эти формы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен доку- мент;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Кроме того, формы документов, разработанные организацией, должны быть закреплены в учетной политике.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица.

Следует иметь в виду, что факсимильная копия не гарантирует действительность подписи. Поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении для принятия управленческих решений, но они не принимаются к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным -непосредственно после ее окончания.

Данное требование не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с пунктом 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения лений.

В случаях выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского в том месяце отчетного периода, когда

искажения выявлены.

В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не

ВНОСЯТСЯ.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.