4.1. Первичные учетные документы Классификация документов для бухгалтерского учета

Каждый хозяйственный факт, совершающийся на предприятии, обязательно должен находить свое отражение в бухгалтерском учете, а это возможно, если он будет документироваться.

Напомним, что документ является материальным носителем информации, отражающим факт хозяйственной деятельности или право на его совершение.

Документы являются основанием для записей на счетах бухгалтерского учета. При этом документы необходимо составлять (оформлять) в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения.

Документы, документация необходимы для осуществления оперативного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций. Контрольная функция осуществляется в два этапа: на первом — определяется и обосновывается целесообразность предстоящего факта, на втором — контролируется регламентированный документом хозяйственный факт; при необходимости документ служит основанием последующих проверок.

Классификация документов представлена на рис. 4.1. Принимаемые к бухгалтерскому учету документы по содержанию делятся на первичные и сводные.

Первичные документы оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят кассовые ордера (рис. 4.2,4.3), требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм.

Документы

По назначению

По содержанию

^_ По способу обработки

По месту По охвату по количеству

составления Г операций ~ позиций

Оправдательные

Первичные

вручную

Внутренние

- Накопительные

- Однострочные

Распорядительные и Сводные

Внешние

Многострочные

Комбинированные

Бухгалтерского оформления

Рис.

Номер Дітв ) документа сост«яеккі 1 КВИТАНЦИЯ

к приходному кдесокыу ордеру № 6

«, .21. марта 1999 ,

п»ш™ ш Чек банка АБ № 737225

На хозяйственные

нужды

2000

р.6. 00

Две тысячи рублей

Бвз налога НДС

22

Главный бухгалтер Получил месир

_ руД 00 мм

Рис. 4.2. Приходный кассовый ордер

МП "Трэйд-НН" Форы* по ОКУД - „„ООО, —««. РАСХОДНЫЙ КАССОЖЫЯ ОРДЕН Д.Т. д<Лг1 1 71 2000-00 Иванову Петру Павловичу

В подотчет на хозяйственмь^е 'нужды

Две тысячи рублей

Рис. 4.3. Расходный кассовый ордер

Сводными называются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных документов. В качестве примера сводного документа можно назвать отчет кассира (рис. 4.4), составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных ордеров). Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

Гл. бухгалтер

4

Рис. 4.4. Отчет кассира

Документы делятся также на внутренние, составляемые на предприятии (требования, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты (рис. 4.5, 4.6) и др.), и внешние, поступающие от контрагентов (накладные, счета-фактуры (рис. 4.7) и др.).

Цё7~ Фамилия, >

Оршиши». ОАО-Покупатель-

Оїдел

профессия

Иванов Петр Павлович

Типовая ф. №870 Проводка №

т 28 марта 2000 г.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № .

28.03 2000 г.

Сум

Целесообразность произведенного расхода подтверждаю

29 марта 2000 т

68

1594

00

00

предыдущего аванса

Перерасход

Подучено (от кого и дата);

Отчет ороверен

Раздел $ ст. ^

К утагржпеняю 1838 pQOi

28 марта мод,

Кредит

1838

00

Рис.

Лата Пор. док. Кому, ?3 что и по какому документу уплачено Су 14 м а До счет карт. 21.03 1 Железнодорожный билет 240 26,68 26 03 2 Железнодорожный билет 240 26,68 21.03 3 Страховой взнос 10 26 21.03 4 Постельные принадлежности 12 26,68 26.03 5 Постельные принадлежности 12 26,69 26.03 Є Счет-фактура гостиницы 960 26,66 350 26 , Суточные 7 х 50 14 26 Ночные 2x7 В сего 1838 Подшнсь ІКУДОТЧЄТЯОГО MUM

Рис. 4.6. Оборотная сторона авансового отчета

Распорядительные документы представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции: доверенность на получение товарно-материальных ценностей (рис. 4.8), приказ руководителя на оформление командировочного удостоверения и выдачу подотчетных сумм.

0315001

Типовая межотраслевая форме № М-2 Ітвсржлена постановлением Госкомстата России 30.10.97 Аг 71а Коды

Организация

_19 99_г. 19 99 г-

Форма по ОКУД ОАО "Покупатель" „о ОКПО

Дата выдачи

Доверенность №

«-2Р_

Доверенность действительна по « 39

ОАО "Покупатель" г, Ниж. Урюпинск, ул. Почтовая, д. 1 наименование потребители н его адрес

наименование плательщика к его адрес Счет№4№70И10030000000800в Нижурюпинскбаихс

Перечень метерияльных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку Метериадьные Единии» измерения Количество (прописно) 1 2 1 4 1 Чугун КГ Лваляагь ЧР.ТЫрР — Сидоров

расшифроееа подписи

Подпись лица, получившего доверенность удостоверяем. Руководитель , (

М П.

Глжавиа Оушип»_

Доверенность выдана

должность

Паспорт; серия №

кем выдан ОВД № 66 г. Ниж. Урюпинср

Дата выдачи « 30 » декабря 19 97_г.

На получение от ОАО "Поставщик"

на именован ке поставщика материальных ценностей по накладной и счет-фактуре

номер к дата документа

Рис.

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за совершенную операцию; они же несут ответственность за составление документа. Такие документы для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получении ценностей. Документы должны обязательно утверждаться (подписываться) руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, кассовые ордера (см. рис. 4.2 и 4.3). На основании таких документов осуществляются записи на счетах бухгалтерского учета.

Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов для обобщения бухгалтерских записей, такими документами являются бухгалтерские справки, расчеты накладных расходов, разработочные таблицы.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (авансовый отчет — см. рис. 4.5 и 4.6), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (расходно-кассовый ордер — см. рис. 4.3). На практике чаше используются комбинированные документы.

В зависимости от количества позиций документы могут быть однострочными (требование на расход материалов, расходно-кассовый ордер) или многострочными (лимитно-заборная карта, расходно-пла-тежная ведомость на выплату заработной платы).

По способу обработки документы можно разделить на обрабатываемые вручную и на машинах.

Необходимо отметить, что при разделении документов по указанным выше классификационным признакам один и тот же документ может быть отнесен к нескольким группам. Так, расходный кассовый ордер является одновременно оправдательным (для кассира), распорядительным (основанием-распоряжением руководителя на выплату денежных средств на различные нужды предприятия), первичным, разовым, однострочным и многострочным документом; группировочная ведомость — документом бухгалтерского оформления, сводным, разовым; лимитно-заборная карта — оправдательным, распорядительным, первичным, накопительным.

Руководитель хозяйствующего субъекта по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписывать первичные документы.

Реквизиты и формы документов

Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.

Реквизиты первичных и бухгалтерскихдокументов, принятых кбух-галтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными и другими подобными им актами.

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных операций.

К обязательным реквизитам можно отнести: наименование документа (формы), наименование организации, дату составления, указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (см. Приложение 3).

При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции. Хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

В условиях автоматизации для обработки бухгалтерской информации реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Первичные документы принимаются к'учету, если они составлены по имеющимся стандартам (форме).

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей либо во всех предприятиях. К типовым документам относятся: по кассовым операциям — КО № 1, № 2; по расчетам с персоналом по учету труда — Т № 53, № 53а, по учету товарно-материальных ценностей — М № 2, № 2а, № 7, № 8, № 9, № 44 и т.д.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. Примером специализированных форм являются: карта закройщика и штамповочная карта — на обувных фабриках, карточка учета работы автомобиля — в автотранспортных организациях.

Количество и содержание документов не должно быть излишним, а затраты времени на их оформление важно свести к разумному минимуму. Этому способствует широкое использование унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации; использование нетиповых (произвольной формы) документов должно стать исключением, т.е. только в случаях, если они отсутствуют в соответствующих государственных альбомах. Унификация и стандартизация документов способствует удешевлению стоимости учета и повышению его качества.

Составление, проверка, обработка документов

Составление документов регламентируется определенными требованиями, предусмотренными государственными стандартами в области бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на бланке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предприятия.

Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машинок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Применение простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. В тех случаях, когда при заполнении документа остаются свободные строки, они должны обязательно прочеркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. Документы подтверждаются всеми необходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ.

Документ может создаваться в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, или они могут храниться и использоваться в учете у нескольких внешних адресатов. Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.

При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установленному порядку или законодательству, не должны приниматься к исполнению.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (котировки), «гашении» (делают надпись или ставят штамп на документе).

Процедура, по существу, предназначена для контроля необходимости, целесообразности и законности указанного в документе хозяйственного факта.

Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах.

Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы.

Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

! Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, называется контировкой.

Во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Группа документов представляет собой документацию.

Как было отмечено раньше, документирование — это способы оформления хозяйственных операций в момент их совершения или в другие допустимые (регламентируемые учетной политикой) сроки с помощью документов установленной формы.

Документооборот

Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету perламентируются графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия.

Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.

Основными этапами документооборота являются: •

составление и оформление документов; •

прием документов бухгалтерией; •

обработка и использование документов для дальнейших учетн: записей; •

передача документов в архив. На рис. 4.9 представлена схема документооборота.

Регистры бухгалтерского учета Документы Синтетические и аналитические счета Баланс

Рис. 4.9. Простейшая схема документооборота

Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учетного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии.

График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестраховочную) информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное создание документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально-ответственные лица1, создавшие и подписавшие документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.

Хранение документов

Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. До этого момента они должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

1 Материально-ответственные лица — работники предприятия, с которыми закпю-чены договоры или письменные обязательства, предполагающие согласно КЗоТ их полную добровольную материальную ответственность за ущерб, нанесенный предприятию вследствие необеспечения по их личной вине сохранности вверенных им товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с приложенными к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал-' терских отчетов и балансов в архиве организации определяются Глав-1 ным архивным управлением РФ. Например, все первичные документы' хранятся на предприятии не менее пяти лет. Квартальные отчеты, инвентарные карточки, карточки учета основных средств (после их ликвидации), доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные), гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвентаризации (в случае возникновения споров или судебных дел) подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, Главные книги организации. Наибольший срок хранения имеют лицевые счета рабочих и служащих: они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов.

Документы, связанные с оперативным управлением (образцы подписей, внутренние отчеты), хранятся по мере надобности.

Оформление и передачу в архив документов обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, бухгалтерских регистров, отчетов и балансов у организации может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании постановления этих органов в соответствии с Уголовным кодексом РФ.

В случае уничтожения, пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым^ руководителем организации. 1*

Практические задания

Задание № 1

Определите, какие документы относятся к учетным регистрам:

а) расчетно-платежная ведомость;

б) приходно-кассовый ордер;

в) платежное поручение;

г) ведомость определения общехозяйственных расходов;

д) заявления на аккредитив;

е) книга регистрации выданных доверенностей.

Задание № 2

По какому признаку группируются документы:

а) комбинированные;

б) распорядительные; ' ,

в) оправдательные;

г) бухгалтерского оформления.

Задание № 3

Определите, какие из нижеперечисленных документов можно отнести к внешним:

а) платежное поручение;

б) приходный кассовый ордер;

в) накладная на отпуск материалов на сторону;

г) счет-фактура;

д) накладная на внутренние перемещения;

е) приходная накладная на склад.

Задание № 4

Проставьте сроки хранения: 5 лет, 3 года, 10 лет, 75 лет напротив следующих документов:

а) инвентарные карточки;

б) лицевые счета;

в) годовые балансы; '

г) инвентарные описи;

д) карточки учета основных средств;

е) Главная книга;

ж) доверенности.