<<
>>

5.4. Машиноориентированная форма бухгалтерского учета Особенности машиноориентированной формы учета

В связи с большими объемами учетной информации и высокой трудоемкостью учета в условиях ручной обработки данных практически невозможно обеспечить требования полноты, своевременности, достоверности информации, необходимой в принятии управленческих решений.

Использование в бухгалтерском учете современных компьютеров, а также средств связи и коммуникаций способствует совершенствованию организации учетной работы, позволяет видоизменить технологию сбора, регистрации сообщений о хозяйственных событиях, обработки информации и ее представления пользователям.

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

Организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжены с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовле-

ния программ сторонней организацей или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков работы.

Внедрение технических средств приема-передачи, хранения и обработки информации, не нарушая основных принципов ведения учета, дает возможность совершенствовать формы представления информации, освободить бухгалтера от трудоемких, монотонных операций группировки данных, подсчета итогов, заполнения регистров бухгалтерского учета.

Это открывает новые горизонты аналитических и контрольных возможностей бухгалтерского учета, активного использования учетной информации в управлении.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т.п.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются: •

децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера; •

ориентация на привычную для бухгалтера терминологию, сложившееся в бухгалтерии разделение труда, существовавшее до применения компьютеров: регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера, листки-расшифровки, вспомогательные ведомости по дебету счетов, накопительные и группировочные регистры; •

сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущих журнально-ордерной форме счетоводства.

Принципиальная схема журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ представлена на рис. 5.5.

В настоящее время не существует общепринятого названия формы бухгалтерского учета, ориентированной на использование электронных вычислительных машин. В специальной литературе бытуют такие понятия, как таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная, машиноориентированная формы бухгалтерского учета.

Условно-постоянная информация (справочники, константы) Ввод данных в ПЭВМ | формирование базы данных в ПЭВМ Ввод информации

Переменные данные, документы, напечатанные на ПЭВМ

Потребители информации

Листки-расшифровки

Вспомогательные регистры

Журналы-ордера

Регистры аналитического учета

Главная книга

_•> Движение информации

Баланс и другие формы отчетности

? + Контрольная сверка

Потребители информации

Анализ информации и принятие решений

Рис. 5.5. Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета с применением ПЭВМ

В зависимости от объема учетной информации, структуры и размера предприятия, состава и конфигурации технического и программного комплекса обработки данных используются различные организационные формы учета, основанные на создании: 1)

локальных (децентрализованных) автоматизированных рабочих мест бухгалтера; 2)

совокупности взаимосвязанных АРМ бухгалтера, которые не объединены средствами компьютерной сети; 3)

распределенной компьютерной сети, объединяющей автоматизированные рабочие места нескольких бухгалтеров, при необходимости и АРМ других служб управления.

Локальные АРМ бухгалтера на базе персональных ЭВМ (ПЭВМ) применяются, как правило, в малых организациях, а также при недостаточном для удовлетворения нужд учетного персонала количестве

>

компьютеров, отсутствии сети ЭВМ.

Второй вариант автоматизированного учета характерен для средних организаций, оснащенных главным образом ПЭВМ. Третий вариант основан на применении средств комплексной автоматизации бухгалтерского учета, т.е. не только ПЭВМ, но и устройств сбора, регистрации и приема-передачи данных.

Независимо от способа организации машиноориентированные системы бухгалтерского учета аналогично системам, основанным на ручной обработке информации, обеспечивают выполнение всех стадий учетного цикла: •

сбора и регистрации информации; •

передачи данных; •

группировки, накопления и хранения данных; •

выдачи информации пользователям.

Технология реализации стадий учетного цикла

Рассмотрим особенности реализации учетных задач в условиях названных вариантов организации машиноориентированного бухгалтерского учета.

На первой стадии учетного цикла первичная информация регистрируется, как правило, на бумажном носителе в форме первичных документов, данные которых вводятся бухгалтером в ПЭВМ. Следует обратить внимание на то, что в машиноориентированных системах учета первичные учетные документы могут быть напечатаны на компьютере по данным документов — оснований совершения хозяйственных операций.

Первичные учетные данные можно зарегистрировать не только в бумажном, но и на машинном носителе (в частности, на дискете), что способствует уменьшению' объемов ручного ввода данных. Записать исходные данные на машинный носитель возможно в местах выполнения хозяйственных операций. Например, на складе материально-производственных запасов установлены устройства измерения и регистрации данных. Основная роль бухгалтера на первой стадии учетного цикла в случае представления первичной учетной информации на машинном носителе сводится к контролю ее достоверности, один из вариантов которого состоит в сопоставлении описей полученных и введенных в ЭВМ данных.

На второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета.

Наряду с учетной информацией о текущих событиях в деятельности организации, например о поступлении товаров на склад, в памяти ПЭВМ хранятся данные, которые можно отнести к условно-постоянным (например, справочные данные о сотрудниках организации, технико-эксплуатационные характеристики основных средств, реквизиты поставщиков и покупателей). Подобная информация вводится в информационный фонд однократно, корректируется по мере изменения и многократно используется в процессах обработки.

Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива — справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п.

В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации.

Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности.

В малых организациях, использующих преимущественно упрощенную форму бухгалтерского учета, на базе АРМ бухгалтера, как правило, формируются журнал учета хозяйственных операций, Главная книга, другие формы бухгалтерской отчетности. В зависимости от принятой учетной политики дополнительно могут формироваться регистры аналитического и синтетического учета, к примеру ведомости учета основных средств, материально-производственных запасов, заработной платы, финансово-расчетных операций и др.

Формы получаемых с применением компьютеров регистров бухгал-! терского учета и бухгалтерской отчетности, как правило, несуществен-» но отличаются от привычных для бухгалтера. В частности, традиционные пронумерованные и прошнурованные рукописные книги заменяются напечатанными на компьютере ведомостями, которые в течение отчетного периода комплектуются в накопительные регистры. В ведомостях по сравнению с типовыми регистрами бухгалтерского учета ]

может изменяться в соответствии с возможностями устройств вывода информации размещение последней, несколько учетных регистров могут объединяться в одном печатном бланке.

К преимуществам машиноориентированного учета относится возможность выдачи информации не только в регламентном режиме (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно, раз в год и т.п.), но и по запросам пользователей. Ответы на запросы формируются и могут выводиться на экран терминала либо на печать не только в форме ведомостей, но и в виде схем, графиков в зависимости от технологического процесса обработки данных, запросов бухгалтера и персонала других служб организации. Для примера на рис. 5.6 в наглядной форме представлены сведения об остатках активов по счетам бухгалтерского учета. Принципиальная схема организации машиноориентированного учета на базе АРМ бухгалтера приведена на рис. 5.7.

На средних предприятиях при отсутствии автоматизированной сети ЭВМ второй вариант организации машиноориентированной формы учета используется несколько АРМ бухгалтера, специализированных на реализации определенных разделов бухгалтерского учета. При данном варианте автоматизированного бухгалтерского учета имеется возможность обмена данными между АРМ через дискеты. Порядок выполнения этапов учетного цикла принципиально не отличается от рассмотренного выше.

В третьем варианте организации машиноориентированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других

Источники информации Потребители информации

Первичные документы

Клавиатура

Устройства ввода данных с магнитного носителя

Переменная входная информация —|

I

Результатная информация

Условно-постоянная информация

Рис. 5.7. Схема организации машиноориентированного бухгалтерского учета на базе локального АРМ бухгалтера

функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной информации.

При использовании устройств приема-передачи данных в сетях ЭВМ операции ручного ввода можно практически исключить. На крупных предприятиях для расширения возможностей сетевой версии бухгалтерского учета могут применяться рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ.

Принципиальная схема организации автоматизированного бухгалтерского учета на базе сети ЭВМ изображена на рис. 5.8.

АРМ бухгалтера

АРМ бухгалтера

Центральное устройство управления сетью и единый информационный фонд

АРМ бухгалтера

АРМ бухгалтера

Рис. 5.8. Схема организации машиноориентированного бухгалтерского учета на базе сети ЭВМ

Общение бухгалтера с ЭВМ

Наиболее рациональным способом общения бухгалтера с ЭВМ является ведение диалога с помощью меню — перечней выводимых на экран наименований форм входной и выходной информации (первичных документов, справочников, массивов, журналов, отчетов), операций обработки данных, предоставляемых пользователям, сервисных процедур и др. На рис. 5.9 приведено главное меню предназначенной для автоматизированного учета части пакета прикладных программ (ППП) «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ», версия 7.7.

Выбирая определенные пункты в меню, пользователь инициирует выполнение соответствующих блоков (модулей) ППП, обеспечивающих реализацию различных этапов технологии учета и обработки данных, от ввода первичной информации до составления регистров бухгалтерского учета и форм отчетности. Например, для ввода условно-постоянной информации (фамилий ответственных сотрудников, приводимых в формах документов, ставок налогов, размера минимальной заработной платы, сведений о товарно-материальных ценностях и проч.) бухгалтер обращается к режиму «Справочники».

Вызов блоков ППП, предназначенных для ввода первичной учет- $ ной информации, обеспечивается через режим «Документы». Аналоги- 1 чен порядок обращения к модулям ППП для выполнения других опе-,1 раций решения задач бухгалтерского учета. ']

В случае затруднений в работе бухгалтер может воспользоваться'| справочной и инструктивной информацией, обратившись в меню к*| режиму «Помошь». <1

Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информаци-].» онного характера, контролирует поступающую на обработку учетную?'! информацию, выдает на дисплее «подсказки» в виде инструкций, по-^ | яснений. , |

1

Выбор ППП бухгалтерского учета I

Наряду с названным выше ППП для реализации автоматизирован-;! ного учета используются и другие, в частности «БЭСТ-4», «ИНФО- ! СОФТ», «ИНФО-БУХГАЛТЕР», «ТУРБО-БУХГАЛТЕР» и др. Отличаясь в деталях, автоматизированные формы бухгалтерского учета на базе ППП характеризуются общими принципами, среди которых достаточно указать такие, как: •

минимизация ввода исходной информации; •

возможность автоматизированного формирования первичных документов, регистров хронологического, аналитического, синтетического, сводного учета и отчетности (при необходимости в соответствии с требованиями не только отечественных, но и международных стандартов); •

своевременность представления информации по регламенту и по запросам в виде не только ведомостей, но и видеограмм, графиков и других наглядных форм; •

создание единого внутримашинного информационного фонда, обеспечение контроля доступа к данным, сохранности и целостности информации.

При выборе программных продуктов для решения задач бухгалтер- ского учета следует принимать во внимание экономические и органи- зационные особенности предприятия, а также требования, предъяв- ляемые к ППП. М

Основные из них следующие: Щ •

прохождение тестирования и соответствующей сертификации; Ц •

наличие товарного вида и надежного сопровождения; щ •

право на получение консультаций (так называемая «горячая»™ линия); Ц

• модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия; •

одновалютное и многовалютное исполнение; •

органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа; •

необходимый уровень детализации аналитического учета; •

простота освоения и удобство системы в работе; •

цена и пр.

<< | >>
Источник: Е.А. Мизиковский и др.. Теория бухгалтерского учета: Учебник. — М.: Юристь. — 400 с.. 2002

Еще по теме 5.4. Машиноориентированная форма бухгалтерского учета Особенности машиноориентированной формы учета:

  1. 12.1. СИСТЕМА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИИ. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. ОБЪЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  2. 12.3. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ В ОРГАНИЗАЦИИ. ОБОРОТНЫЕ ВЕДОМОСТИ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  3. 5.3. Формы бухгалтерского учета, рассчитанные на его ведение вручную Общее понятие о формах бухгалтерского учета
  4. Форма бухгалтерского учета
  5. Упрощенная форма бухгалтерского учета
  6. Простая форма бухгалтерского учета
  7. 14.3.6.1 .Простая форма бухгалтерского учета •
  8. Современная компьютерная форма бухгалтерского учета
  9. 14.3.6.. Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерскогоучета имущества малого предприятия
  10. 14.3. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  11. Тема 5. Формы бухгалтерского учета
  12. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  13. 1.2. Общая характеристика бухгалтерского учета Определение и сферы применения бухгалтерского учета