<<
>>

4.2. Документальное оформление операций по движению материалов

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материалов, должны оформляться первичны-

175

ми документами. Рационально разработанная первичная до- кументация по учету материалов дает возможность получать необходимые сведения для оперативного руководства пред- приятием и осуществлять предварительный, текущий и пос- ледующий контроль за их использованием.

Документальное оформление поступления материалов.

Порядок документального оформления поступления сырья и материалов зависит от источников их поступления, способов доставки и места приема продукции.

Основными источниками поступления сырья и материалов являются промышленные и сельскохозяйственные предприятия (непосредственные производители продукции), торговые и посреднические организации, граждане, подотчетные лица (заготовители), закупающие материалы в порядке наличного расчета, и др.

Прием материалов осуществляется в соответствии с про- изводственной программой предприятия на основе заклю- ченных хозяйственных договоров с поставщиками продукции.

Контроль за выполнением плана материально-техничес кого обеспечения, своевременностью поступления и оприхо- дования материалов осуществляет отдел материально-техни- ческого снабжения. С этой целью в отеле ведут журнал опе- ративного учета выполнения д о г о в о р о в поставки. В нем отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их качеству, цене, срокам отгрузки и др. Бухгалтерия контролирует организацию данного опера- тивного учета.

Доставка материалов на предприятие может осуществ- ляться как по инициативе поставщика — централизованная доставка, так и по инициативе самого предприятия — само- вывоз. Во всех случаях на отгруженные материалы постав- щики высылают расчетные и платежные документы: счета- фактуры, товарно-транспортные накладные, платежные требования-поручения и др.

К ним обязательно прилагаются

176

документы, характеризующие как количество материалов (упаковочные ярлыки, спецификации, накладные, отвесы), так и качество (сертификаты, качественные удостоверения и др.). Поступившие от поставщиков документы после про- верки и регистрации в отделе снабжения, в журнале учета поступающих грузов передаются в бухгалтерию предприятия для оплаты.

При отгрузке материалов по инициативе поставщика железнодорожным, авиационным и водным транспортом транспортная организация извещает предприятие о прибытии в его адрес груза.

Для получения грузов экспедитору или другому лицу, с

кем производственное предприятие заключило договор о материальной ответственности, выдается распоряжение на получение груза и доверенность, которая, как документ строгой отчетности, регистрируется в особом журнале.

Грузы выдаются представителю производственного пред-

приятия после предъявления им доверенности и счетов оплаты услуг транспортной организации. Затем ему выдается накладная на получение груза со склада транспортной орга- низации. В получении груза получатель расписывается в до- рожной ведомости и транспортной накладной. Предвари- тельно получатель проверяет целость пломб и оттисков на них, состояние вагона (контейнера), количество мест и состояние упаковки материалов.

В случае установления повреждений вагона (контейнера)

или упаковки, а также недостачи числа мест проводится про- верка груза. Выявленные недостача и порча материальных ценностей оформляются коммерческим актом в трех экзем- плярах, на основании которого в последующем предъявляется претензия к транспортной организации. Если недостача в пределах норм естественной убыли в пути, то это фиксируется в транспортной накладной.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад произ-

водственного предприятия и сдает заведующему складом,

177

который проверяет соответствие количества и качества ма- териалов данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами, или наклад- ными. Приходный ордер (накладную) подписывают заведующий складом и экспедитор.

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными оприходование материалов раз- решается оформлять без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в от- тисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера (накладной). Количество первичных документов при этом сокращается.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, прием материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляется также при приемке материалов, поступивших на предприятие б е з с ч е т а поставщика (неотфактурованные поставки).

При централизованной доставке материалов автотранс- портом их прием осуществляется на складе производствен- ного предприятия. В этом случае поставщиком выписывается товарно-транспортная накладная в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания ценностей у грузоотправителя; второй — для оприходования материалов получателем; третий — для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений количества поступивших грузов с дан-

178

ными накладной. При наличии такого расхождения прием латериалов оформляют актом.

Прием материалов может осуществляться представи-

телями производственного предприятия непосредственно на складе поставщика (самовывоз). В этом случае пред- ставитель производственного предприятия обязан предъя- вить доверенность и документ, подтверждающий его лич- ность. При отпуске материалов доверенность отбирается, а представителю предприятия выдаются необходимые со- проводительные документы (счета, накладные, сертифи- каты и др.).

Прием на склад производственного предприятия сельско- хозяйственных продуктов и сырья от непосредственных про- изводителей — колхозов, совхозов, крестьянских и фермер- ских хозяйств, а также от граждан оформляют приемными квитанциями. В необходимых случаях проводятся лабора- торные анализы.

Материалы на производственное предприятие могут по- ступать от предприятий других отраслей хозяйства (торго- вой, заготовительной и др.). Если деятельность этих пред- приятий учитывается на одном балансе с производственным предприятием, то получение материалов от них не требует расчетных операций, оно оформляется либо расходными, либо приходными накладными (ордерами).

Поступление на склад производственного предприятия ма- териалов собственного изготовления, отходов производства и других оформляют требованиями-накладными. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании ма- териальных ценностей, полученных при разборке и демон- таже зданий и сооружений.

Документальное оформление расхода и прочего выбытия

материалов. Материалы со складов отпускаются в про- изводственные цехи для изготовления продукции и на раз- личные хозяйственные нужды, а также для реализации на сторону.

179

Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, на- правления расхода и периодичности отпуска.

Под отпуском в производство понимается отпуск матери- алов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг. Отпуск материалов в кладовые цехов рас- сматривается как внутреннее перемещение материалов. При отсутствии кладовых цехов отпуск материалов с центральных складов считается расходом на производство.

Отпуск материалов на производство и другие нужды офор- мляют лимитно-заборными картами, требованиями-наклад- ными, комплектовочными ведомостями, раскройными кар- тами и др.

Лимитно-заборную карту выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах, как правило, сроком на один месяц. В них указывают: вид операций; номер склада, отпускающего материалы; цех-получатель; шифр затрат; наименование и номенклатурный номер от- пускаемых материалов; единицу измерения и лимит месяч- ного расхода материалов, который исчисляется в соответ- ствии с производственной программой на месяц и действую- щими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца вручают структурному подразде- лению — потребителю материалов, второй — складу. Кла- довщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток ли- мита по номенклатурному номеру материала и расписывается в карте структурного подразделения —* потребителя материалов. Представитель структурного подразделения расписывается в получении материалов в карте, находя- щейся на складе.

По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передают в бухгалтерию для отражения расхода мате- риалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Лимитно-заборные карты способствуют усилению контроля

180

за отпуском материалов со склада в пределах предусмотрен- ного лимита и резко сокращает число разовых документов. Однако с помощью лимитно-заборных карт невозможно кон- тролировать использование материалов непосредственно на производстве. Для этой цели используют иные документы и методы.

Сверхлимитный отпуск материалов в производство, а также разовый отпуск ценностей внутри организации между структурными подразделениями оформляется требовани- ями-накладными. Этими же накладными оформляются опе- рации по сдаче на склад или в кладовую остатков не из- расходованных в производстве материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

При отпуске материалов хозяйствам своего предприятия,

расположенным за пределами его территории, а также сто- ронним организациям выписываются накладные на отпуск материалов на сторону.

На предприятиях, где развиты специализация и коопе-

рирование производства, при отпуске материалов могут ис- пользоваться комплектовочные ведомости. Комплектующие изделия, как правило, отпускаются через комплектовочные кладовые, в которых заранее подбирают эти изделия в коли- честве, соответствующем плану выпуска продукции. На каждый ее вид выписывается отдельно комплектовочная ведомость, по которой комплектующие изделия отпускаются на протяжении месяца. В ведомости указывается план произ- водства продукции, наименование и номенклатурные номера комплектующих изделий, норма их расхода на единицу продукции и количество отпущенных комплектов. При этом бракованные детали заменяются этой кладовой без докумен- тального оформления.

В заготовительных цехах швейной, обувной, машино-

строительной и некоторых других отраслей промышленности используются раскройные карты, по которым производится отпуск материалов в производство. В них фикси-

181

руются результаты использования отпущенных материалов по каждой партии. В раскройных картах указываются: номер склада, наименование и номенклатурный номер материалов, их количество, шифр затрат, цена и стоимость и др. По окончании раскроя в карте отмечают фактическое количество полученных деталей; расход материалов по норме и фактически; результат раскроя (экономия или перерасход). Эти карты также используются в качестве пер- вичных документов по учету выработки и выпуска новых изделий.

Оформление отпуска материалов из-за большого количества и разнообразия выписываемых первичных документов носит трудоемкий характер и требует больших затрат времени. Поэтому важное значение имеет упрощение учета на этом участке.

Для сокращения числа первичных документов, там, где это возможно, отпуск материалов целесообразно оформлять непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании установленных лимитов. Факт получения материалов подтверждается подписью представителя цеха-получателя непосредственно в карточке складского учета материалов.

На небольших предприятиях, где материальная ответ- ственность за сохранность, движение и использование мате- риалов на складе и в производственном цехе возложена на одно лицо, движение материалов документами не оформля- ется. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в производственных актах или отчетах.

<< | >>
Источник: В. Э. Керимов. Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в отдельных отраслях производственной сферы: Учебник. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°». — 484 с. Учебник. — М.: Издательско. 2005

Еще по теме 4.2. Документальное оформление операций по движению материалов:

  1. 9.2. Документальное оформление операций по движению готовой продукции
  2. 7.3. Документальное оформление и учет отпуска материалов
  3. 4.5. Документальное оформление поступления и расхода материалов
  4. 7.2. Документальное оформление и учет поступления материалов
  5. 3.2. Документальное оформление движения основных средств
  6. 55. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ НАЛИЧИЯ И ДВИЖЕНИЯ ГОТОВОЙ ПРОДУКЦИИ И ТОВАРОВ
  7. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
  8. 7. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
  9. 8.2. Документальное оформление и оперативный учет движения численности персонала предприятия, использования рабочего времени
  10. Документальное оформление кассовых операций
  11. Первичные учетные документы, используемые для документального оформления банковских операций