<<
>>

Табличное согласование входов и выходов процессов между собой

Согласование входов и выходов процессов можно провести не только в виде графической схемы. Более того, табличное представление согласования входов и выходов может быть более информативным.

Табличный способ согласования входов и выходов процесса позволяет провести простейшую регламентацию и представление процесса в виде заполненной таблицы, включающей перечень входов, выходов, функций регламентирующих документов и форм.

Очень часто в процесс входит несколько функций, которые регламентированы соответствующими документами, ответственность за их выполнение несут разные сотрудники. Пример самой простой табличной регламентации процесса приведен ниже.

Пример 2.3. В качестве примера рассмотрим деятельность коммерческого отдела торгово-закупочной компании, имеющей сеть филиалов и поставляющей товары для сетей магазинов. Процесс носит условное название «Процесс оптовой закупки и продаж товаров» и условный номер Процесс 05 (П 05). Заполненная таблица, описывающая деятельность процесса в упрощенном виде, приведена на рисунке 2.23.

Характеристика процесса:

Коммерческий отдел данной компании ведет поиск оптовых клиентов и поставщиков, ведет сбор и обобщение заявок потребителей, производит закупки товаров и организовывает доставку и растаможивание товаров, полученных из-за рубежа, ведет распределение закупленных товаров между отделами продаж внутри компании. Кроме того, коммерческий отдел данной компании, имея хорошо налаженные логистические схемы движения партий товаров из-за рубежа, оказывает услуги своим партнерам по бизнесу (розничным сетям) по доставке товаров, которые они закупают напрямую, не через данную компанию. Компания имеет несколько складов для хранения, перевалки товаров и комплектования заказов от торговых сетей и магазинов.

Заполнение таблицы ведется от выхода к входу. Сначала заполняются графы «Продукт (выход)» и «Потребитель (Процесс)».

В графе «Продукт (выход)» указываются спецификация на данный выход или номер формы документа, если выходом является документ. В данном примере номера исходящих форм начинаются с цифр 05у что является признаком принадлежности форм к документам данного процесса, имеющего номер 05 по внутренней классификации. Соответственно, номера входящих форм начинаются с цифр принадлежности к документации процесса поставщика. Выполнение каждой функции или работы регламентировано соответствующей инструкцией. Номера инструкций приведены под названиями функций.

В очередной раз нам придется извиниться перед читателем за некоторые упрощения в примере: номерами форм и документов заполнены только две строки таблицы. Этого вполне достаточно для понимания принципа заполнения.

Теперь перейдем к рассмотрению содержания функций процесса. Численность сотрудников коммерческого отдела (КО) составляет 12 человек. При такой небольшой численности сотрудников начальник коммерческого отдела не ведет документированных планов для каждого сотруднику. Распределение сотрудников по товарным направлениям и взаимодействию со складской службой, грузоперевозчиками и таможней сложилось исторически и закреплено в их должностных инструкциях в достаточной для управления степени. Поэтому планирование деятельности по закупкам и продажам идет сверху от генерального директора без разбивки на каждого сотрудника. Последней строкой в таблице является отчетность владельца процесса перед вышестоящим руководством (Генеральный директор и Совет директоров). Функции контроля за ходом работ процесса, анализа хода процесса и управления процессом при отклонениях показателей процесса от номинальных границ в данной таблице не отражены, но должны быть внесены в должностную инструкцию владельца процесса (начальника коммерческого отдела). Будем считать, что начальник отдела внес все функции цикла P-D-C-A (Plan — Do — Check — Act) в соответствующие документы. Кроме того, для того чтобы деятельность процесса и деятельность владельца процесса могла быть проконтролирована со стороны вышестоящего руководства, в состав отчетности по процессу должны входить не только финансовые результаты деятельности по закупке и продажам, но и показа-

Поставщик

(Процесс)

Продукт(вход)

(Спецификация)

Функция процесса

(Инструкция)

Продукт(выход)

(Спецификация)

Потребитель

(Процесс)

1

Рынок оптовых поставщиков товара

Товары А, Б, В

1. Закупки и продажи товаров А,Б,и В (включая агрегацию заявок от подразде- лений, филиалов и магазинов)

(И 05.01-03 , И 05.04-02)

Товары А, Б и В

Рынок оптовых покупателей товаров

Отдел мелкооптовых продаж (П 03)

Заявки от филиалов и магазинов

(Ф 03.03-12 и Ф 04.13-07)

Складская служба (П 07)

Отдел розничных продаж (П 04)

Договора на доставку товаров

Г рузоперевозчики

2

Отдел мелкооптовых продаж (П 03)

Отчет по реализации (Ф 03.12.01) Заявки на доставку (Ф 03.13-09)

2.

Управление движением и перевалкой продуктов по складу

(И 05.02-03)

Распределение товаров А, Б и В (Ф 05.12-03)

Отдел мелкооптовых продаж (П 03)

Отдел розничных продаж (П 04)

Отчет по реализации (Ф 04.06.01) Заявки на доставку (Ф 04.13-09)

Отдел розничных продаж (П 04)

Складская служба (П 07)

Остатки по складу (Ф 07.09-17)

Складская служба (П 07)

3

Поставщики-нерезиденты

Заявки и договора на логистику продуктов

3. Оказание услуг по логистике товаров (включая, логистику, таможенную очистку, перевалку и отгрузку)

Выполненные услуги

Поставщики-нерезиденты

4

Генеральный директор

План продаж и поставок

4. Поиск клиентов на все вышеуказанные виды деятельности

Расчет доходности сделок

Коммерческий директор, Генеральный директор

Поставщики и потребители

Предложения по сделкам

5

Поставщики

Счета

5. Документальное сопровождение сделок по продаже товаров и оказанию услуг по логистике

Платежные документы

Поставщики

Счета-фактуры

Счета-фактуры

Бухгалтерия

Потребители

Платежные документы

Копии платежных документов

ФЭО,

Бухгалтерия

Потребители

Оплаченные счета

Счета-фактуры потребителям

Потребители

6

Генеральный директор

План поставок

6. Предоставление отчетности

Отчет по месяцу по количеству и себестоимости поставок товаров

Коммерческий директор, Генеральный директор

ФЭО

Состояние по расчетам

Еженедельный отчет о закупках и продажах

Бухгалтерия

Состояние по первичной отчетности

Ответы на запросы акционеров

Совет директоров

Рис. 2.23. Таблица входов и выходов процесса, связанных с выполняемыми функциями

тели эффективности процесса — какой ценой (с какими затратами) получены данные результаты.

<< | >>
Источник: Блиферов В.Г., Репин В.В.. Бизнес-процессы: Регламентация и управление. 2005

Еще по теме Табличное согласование входов и выходов процессов между собой:

  1. Табличное согласование входов и выходов процессов между собой
  2. СОГЛАСОВАНИЕ ВХОДОВ И ВЫХОДОВ МЕЖДУ ПРОЦЕССАМИ
  3.   Техника согласования входов и выходов между процессами
  4. Техника согласования входов и выходов между процессами
  5. СОГЛАСОВАНИЕ ВХОДОВ И ВЫХОДОВ МЕЖДУ ПРОЦЕССАМИ
  6. Взаимозависимость различных стран между собой
  7. Хозрасчетные подразделения, их взаимоотношения с предприятием и между собой
  8. Как связаны между собой налоги и справедливое распределение доходов в обществе?
  9. 2.1.3. Распределение функций между процессами
  10. Распределение функций между процессами
  11. ИСТОРИЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС НАРАСТАНИЯ В XIX ВЕКЕ ТРУДНОСТЕЙ ВЫХОДА ИЗ КРИЗИСОВ И ПЕРЕХОДА К ЦИКЛИЧЕСКИМ ПОДЪЕМАМ
  12. 7.3.1. Связь между дифференциальными (разностными) уравнениями и корреляционными функциями случайных процессов
  13. ВИДЫ ВЫХОДОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В СТРАТЕГИИ ВЫХОДА
  14. Взаимоотношения между экономическими агентами в процессе корпоративного управления предприятием и трансакционные издержки инвесторов
- Антикризисное управление - Деловая коммуникация - Документоведение и делопроизводство - Инвестиционный менеджмент - Инновационный менеджмент - Информационный менеджмент - Исследование систем управления - История менеджмента - Корпоративное управление - Лидерство - Маркетинг в отраслях - Маркетинг, реклама, PR - Маркетинговые исследования - Менеджмент организаций - Менеджмент персонала - Менеджмент-консалтинг - Моделирование бизнес-процессов - Моделирование бизнес-процессов - Организационное поведение - Основы менеджмента - Поведение потребителей - Производственный менеджмент - Риск-менеджмент - Самосовершенствование - Сбалансированная система показателей - Сравнительный менеджмент - Стратегический маркетинг - Стратегическое управление - Тайм-менеджмент - Теория организации - Теория управления - Управление качеством - Управление конкурентоспособностью - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения - Финансовый менеджмент - ЭКОНОМИКА ДЛЯ МЕНЕДЖЕРОВ -